Dokumenten Management

Hat in Ihrer Firma auch Jeder seine eigene Art und Weise wie er seine Dokumente sortiert? Die Ordnerstruktur in Windows wird komplex und unübersichtlich?

Vertrauen Sie Efficy die Verwaltung Ihrer Dokumente an. Vorbei mit verschwendeter Zeit, die Sie mit der Suche nach einem Dokument verbringen und keine Probleme mehr damit, ein Dokument für mehrere Projekte an verschiedenen Stellen abzuspeichern. Mit Efficy CRM sind Ihre Dokumente zentralisiert und immer verfügbar, ob im Intra- oder Internet.

 100% Kompatibel

Hat es Ihnen eher MAC angetan oder sind Sie PC-Nutzer? Gebrauchen Sie einen BlackBerry oder ein iPhone? Microsoft Office oder Open Office? Egal, was Sie bevorzugen, Efficy passt sich Ihrer Wahl an! Efficy ist eines der CRM, das sich am besten in die unterschiedlichen Technologien integriert.

Möchten Sie Ihren Papierverbrauch minimieren? Efficy arbeitet mit Fax-Systemen und jedem Scanner-Typ (z.B. Netzwerk oder TWAIN) zusammen. Auf diese Weise minimiert sich das Papieraufkommen in der internen und externen Kommunikation Ihres Unternehmens. Zudem haben Ihre Mitarbeiter mit Efficy eine schnelle und permanente Zugriffsmöglichkeit auf firmenbezogene Dokumente, wie Faxe, Briefe, E-Mails und Ähnliches direkt von dort, woher sie stammen.

 Metadaten

Mit Hilfe von Metadaten kann Efficy CRM bei ihren Dokumenten unterscheiden, ob es sich um Quittungen, Rechnungen, Verträge, Angebote oder Anderes handelt. Außerdem erlaubt das multidimensionale Strukturierungssystem innerhalb Efficys, ein Klassifizierungssystem der neuen Generation zu erstellen. Sie sind also nicht länger, wie zum Beispiel in Windows, an eine unidimensionelle Umgebung gebunden, sondern erhalten die Möglichkeit, Ihre Dokumente mit den unterschiedlichsten Einträgen zu verknüpfen. Zum Beispiel können Sie das Dokument mit Projekten, Kunden oder Verträgen in Beziehung setzten. Es gibt keine Beschränkungen! Jede Verknüpfung baut eine neue Brücke zu wichtigen Informationen.

Datenzugriff

Efficy CRM garantiert Ihnen Sofort-Zugriff auf Ihre Dokumente. Jede „Brücke“ erlaubt Ihnen, die gewünschte Information in eindeutiger Weise wieder zu finden. Ebenso lassen sich Volltext-Suchen durchführen und das innerhalb der Dokumente (auch PDF). So bietet Efficy Ihnen neben der multidimensionalen Suche auf diese Weise einen zusätzlichen  Angriffspunkt.

Sind alle Ihre Dokumente in der Datenbank gesichert, so ist auch das Backup der Daten deutlich erleichtert. Außerdem können Sie von einem zusätzlichen Plus an Sicherheit profitieren: In unseren Rechenzentren gibt es die Möglichkeit, Ihre Datenbank jede Viertelstunde replizieren zu lassen.

Der Zugriff auf Ihre Daten ist dabei natürlich geschützt: Keiner hat Zugriff auf Daten, die ihn nichts angehen.

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