Document Management

Chacun  a sa méthode de classement de documents?  L'arborescence Windows devient complexe et lourde ?

Laissez Efficy vous aider à archiver et gérer vos documents. Vous éviterez de perdre du temps quand vous cherchez un document ou quand vous souhaitez le classer dans deux ou trois dossiers différents. Avec Efficy CRM, vos documents sont centralisés et toujours consultables, aussi bien en intranet que sur internet.

 100% Compatibilité

Vous êtes plutôt PC ou MAC ? Plutôt iPhone ou BlackBerry ? Microsoft Office ou Open Office ? Peu importe, Efficy s’adapte à vos choix technologiques ! Efficy est un des CRM les plus ouverts du marché qui s’intègre avec des technologies faisant partie de plusieurs « mondes ».

Envie de diminuer les traitements papier ?  Efficy s’intègre à tout type de scanner (réseaux ou TWAIN) et aux systèmes de Fax. Vous avez la possibilité de diminuer les flux papiers à l’intérieur et à l’extérieur de votre entreprise. Par ailleurs, Efficy CRM permet à vos collaborateurs de disposer plus rapidement et de manière permanente des documents de votre entreprise, d'où qu'ils proviennent (fax, mail, lettre, document interne).

 Métadonnées

Grâce à une gestion dynamique des métadonnées, Efficy CRM différencie vos documents selon qu’il s’agisse de bons de commande, factures, contrats, offres, etc. Par ailleurs, la structure multidimensionnelle d’Efficy vous permet de disposer d’un système de classement de nouvelle génération. Vous n'êtes donc plus limité à un classement unidimensionnel tel que le propose Windows mais vous pouvez lier vos documents à des entités différentes tels : les projets, les clients, les contacts,… sans aucune limite.  A chaque lien, un nouveau pont est construit vers l’information.

 Accès aux données

Efficy CRM vous garantit un accès aux documents aisé et immédiat. Chaque « pont » vous permet de retrouver instantanément l’information voulue. Efficy CRM vous permet également d’effectuer des recherches « Full Text » dans les documents, c'est-à-dire dans leur contenu (même sur les formats PDF).  En plus du classement multi-dimensionnel, Efficy vous donne cette possibilité de recherche brute de manière à vous armer d’un type de recherche supplémentaire.

Vos documents sont tous stockés dans une base de données, ce qui facilite considérablement les procédures de backup. De plus, vous bénéficiez d'une sécurité maximale grâce à l'option qui réplique votre base de données tous les quarts d’heure dans nos centres de données.

L’accès aux documents est bien entendu protégé: les personnes non autorisées n’ont pas accès aux informations qui ne les concernent pas.

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