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Ce post est écrit par David Jiménez

Les événements ne manquent pas dans un bon marketing mix. Qu’il s’agisse de webinaires, de déjeuners ou de congrès, les événements sont l’occasion idéale pour entrer en contact directement avec les clients, les prospects et les leads potentiels. Malgré le fait que les événements ont principalement un contenu “ludique”, vous souhaitez également mesurer le ROI de ceux-ci. Une solution CRM est donc essentielle ici.

Les événements, plus qu’une simple journée détente

Pour beaucoup de gens, les événements sont souvent un moment d’évasion par rapport aux tâches professionnelles quotidiennes. C’est en dehors du bureau et les gens aiment généralement faire connaissance avec d’autres personnes et aussi trouver de l’inspiration. Et bien sûr, c’est l’occasion de profiter d’un bon déjeuner ou d’un cocktail sympa en fin de journée. Toutefois pour vous et votre business c’est aussi le moment idéal de communiquer directement à propos de votre entreprise, votre produit ou votre service. Cependant c’est également un investissement pour vous, non seulement sur le plan financier, mais aussi au niveau du temps. Chercher un lieu, compiler un programme, dénicher des conférenciers intéressants, trouver un traiteur, envoyer une invitation … Le mot magique ici est : planification. Planifier les tâches, les efforts du personnel et le timing pour atteindre un rendement maximal du ROI.

Le CRM comme moteur de l’organisation de vos événements

Un événement s’organise et se déroule bien grâce à une bonne préparation. Un CRM est l’outil idéal pour cela. Bien sûr, vous n’allez pas travailler pas avec le premier fournisseur que vous rencontrez sur Internet, mais vous demanderez au moins trois devis. Dans un CRM, les projets peuvent lier toutes les demandes sortantes aux offres reçues. En outre, le calendrier du projet aide chacun à respecter les échéances et les “jalons” qui peuvent constituer des moments critiques. Les coûts de suivi peuvent également être surveillés dans le CRM. Comme chaque membre de l’équipe travaille dans le même projet, tout le monde est au courant de l’état des choses et même si les tâches peuvent être assignées individuellement, elles peuvent cependant être suivies par tout le monde. De cette façon, le manque de communication peut être évité. Un aspect important du projet est la préparation de la page de l’événement où les invités peuvent trouver le programme, les détails sur les conférenciers et des informations pratiques. Gardez cette page attrayante, courte et puissante, avec la possibilité de vous inscrire immédiatement sans avoir à retourner à l’invitation.

Mesurer, c’est savoir

Maintenant que le projet entier a été préparé dans le CRM, vous êtes prêt à envoyer l’invitation. Dans le CRM vous pouvez utiliser le module de campagne lié au projet. Mais avant que l’invitation ne soit envoyée, vous devez avoir un ou des objectifs clairs en tête. Qu’est-ce que je veux réaliser avec mon événement ? Des nouveaux leads ? De l’upsell/crossell à des clients existants ? Augmenter la notoriété de ma marque ? En principe, c’est une combinaison des trois. Le ROI d’un événement c’est savoir aussi mesurer. Quel que soit le but, définissez clairement les objectifs à l’avance. Cependant mesurer n’a de sens que si vous savez ce que vous voulez mesurer.

Trois indicateurs solides

Chaque événement a ses propres objectifs et donc ses propres indicateurs à mesurer. Cependant, pour chaque événement, trois indicateurs peuvent et doivent toujours être mesurés.

  1. L’inscription

Le nombre d’inscriptions est un bon indicateur de la popularité de l’événement, du programme, des intervenants, etc. Plus les inscriptions arrivent rapidement, plus vous êtes sur la bonne voie avec l’événement. Bien entendu, la qualité des inscriptions doit également être prise en compte. Sont-ils des prospects potentiels? Ou sont-ils seulement des clients existants? Ici aussi, l’objectif fixé est déterminant pour ce qui est considéré comme qualitatif.

  1. Le nombre de personnes présentes et le pourcentage de « no-show »

Ok donc, l’objectif en termes d’enregistrements a été atteint, ou même de préférence dépassé. Mais encore? Il y a toujours des “no shows”, c’est-à-dire des gens qui ne viennent tout simplement pas sans prévenir. Il s’agit d’un gaspillage de frais de service traiteur et c’est toujours une déception. L’expérience montre que vous pouvez compter sur un tiers des inscriptions qui seront du « no-show ». En tenant à jour la liste des personnes présentes, vous savez qui est présent et qui ne l’est pas. Ne vous fiez pas uniquement aux chiffres, mais aussi à la qualité des personnes présentes et absentes. Y a-t-il eu des personnes qui auraient été une valeur ajoutée pour mon entreprise? Les participants ne sont-ils que des visiteurs « quelconques » présents à chaque événement? En d’autres termes: ont-ils contribué à mon objectif?

  1. La satisfaction

Le dernier indicateur solide est la mesure de la satisfaction. Un bref sondage associé à un NPS constitue un suivi idéal. D’une part, vous mesurez la façon dont les participants ont vécu l’événement, d’autre part, vous pouvez déjà mesurer avec soin s’ils reviendront l’année prochaine et si cela aura une incidence positive sur la marque. N’hésitez pas également à écrire aux “no shows” pour montrer ce qu’ils ont manqué et demander pourquoi ils ne sont pas venus.

Convertissez les données de votre événement en ROI avec votre CRM

Après votre événement, vous êtes assis sur une montagne de données précieuses. Les inscriptions, les participants, les no shows, les enquêtes de satisfaction, les résultats NPS … Et ce ne sont seulement que les données qui s’appliquent à chaque événement. Ajoutez à cela les données spécifiques à l’événement. Ces données en elles-mêmes présentes sous formes de différents fichiers et formats ne disent pas grand-chose de l’événement. Mettez ceci dans un CRM et ce sera visible.

Avec un CRM, les données de la campagne et du projet, ou de l’événement, peuvent être rationalisées. Dans la campagne, vous avez tous les invités et l’actualisation de ceux présents et absents. Dans votre projet, vous avez les coûts, via les timesheet, le temps que les tâches ont pris et donc les coûts de personnel. Les tableaux de bord dynamiques, tels que ceux de Qlik Sense qui utilisent le Business Intelligence, peuvent afficher le ROI de votre événement de manière dynamique. Et non seulement cela, mais aussi les potentiels prospects qui apparaissent également grâce aux rapports.

Plus que « du fun »

Les événements sont plus que de simples rencontres ludiques. Ils entrent dans une stratégie marketing réfléchie et équilibrée et font partie du mix marketing. N’oubliez pas que l’organisation de ceux-ci prend beaucoup de temps et qu’il est essentiel de définir des objectifs clairs à l’avance pour pouvoir mesurer le ROI de cet événement par la suite.

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