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Ce post est écrit par Arno

Pour beaucoup de personnes, le début d’année est un mois de réflexion : prise de recul sur l’année passée et mise en perspective de celle à venir. Associations à but non lucratif, ONG, fondations… C’est un mois dont vous aussi devez tirer pleinement profit. D’une part, pour atteindre votre objectif (financier) de l’année. Voire même le dépasser. D’autre part, pour recruter de nouveaux donateurs et bénévoles pour la nouvelle année à venir. Et c’est pourquoi un CRM adapté aux organisations à but non lucratif peut vous aider à atteindre ces objectifs.

L’humain, cette ressource essentielle aux associations à but non lucratif. Tout comme au CRM !

Pour fonctionner, les associations ou ONG ont besoin d’hommes et de femmes. Impossible de mener des actions sans bénévoles, de financer des missions sans donateurs. Ces bénévoles et donateurs constituent la richesse de toute association à but non lucratif. Sa donnée la plus précieuse.

C’est justement pour cela qu’un logiciel CRM (Customer Relationship Management ou, en bon français, Gestion de la Relation Client) est essentiel. On s’entend, le terme « client » est inadapté dans ce cas de figure. Mais, il faut le prendre au sens large : comprenez CRM pour gestion de la relation entre ladite association et son écosystème de personnes physiques et morales.

Avant de vous engager dans un tel investissement, vous vous demandez probablement quels sont les bénéfices concrets d’un tel outil. Alors, voici un tour d’horizon sur les avantages d’un CRM adapté aux associations à but non lucratif.

Planifiez vos actions efficacement en y allouant les bénévoles adéquats

Contrairement à une société classique, une organisation à but non lucratif n’est pas basée sur le principe de rentabilité. Le mot d’ordre est le volontariat. Et même si, selon leur structure, certains organismes ont parfois quelques salariés, ce sont les bénévoles qui font tourner l’association. Vous devez réussir à « recruter » et motiver des bénévoles tout au long de l’année. Et ce sans contrepartie financière, bien sûr. Vous devez donc mettre en place des sessions d’information pour séduire, puis « recruter ».

Gardez à l’esprit que plus vous avez de bénévoles, plus la planification d’actions devient compliquée. Appuyez-vous sur votre logiciel CRM. Il centralise les données de vos bénévoles : coordonnées, disponibilités, expertise, historique de participation aux événements… Le module gestion de projet du CRM vous aide ainsi à planifier vos prochaines actions : quêtes, actions sociales, présence de secouristes sur des événements sportifs…

Ciblez vos donateurs, allouez-y les efforts nécessaires et faîtes le bilan

Pas d’argent, pas d’association. D’où la nécessité des collectes de fonds. Ces dons émanent de particuliers et d’entreprises qui souhaitent vous apporter un soutien financier. Mais, ils sont énormément sollicités par plusieurs associations et ont besoin de comprendre comment sont utilisés leurs dons. Pour tirer votre épingle du jeu, réfléchissez à ces trois questions :

  1. Quelles sont vos cibles ? Qui a de la sympathie pour ce que vous représentez ?
  2. Lequel de ces groupes cibles dispose d’un capital suffisant pour apporter une contribution financière ?
  3. Qui, parmi le groupe cible, peut devenir bénévole ou ambassadeur ?

Vous voulez que votre association soit perçue comme sérieuse ? Répertoriez au mieux vos donateurs. Un donateur qui fait un don unique lors d’une collecte de fonds est un tout autre profil que celui qui donne 10€ chaque mois. Leurs attentes sont différentes. Et l’effort que vous devez faire pour leur rendre la pareille l’est aussi.

Prenons l’exemple d’une collecte de fonds nationale sur laquelle vos objectifs sont élevés. Pensez-vous qu’il soit pertinent de contacter un « petit » donateur ? Oui, chaque don est utile ! Certes. Mais, si vous passez plus de temps à cibler et préparer vos messages pour les « gros » donateurs, vous irez plus vite. Et peut-être même plus loin.

Et ces « gros » donateurs, aussi généreux puissent-ils être, veulent de la visibilité sur la manière dont les fonds sont utilisés. Grâce à la fonctionnalité reporting de tout CRM digne de ce nom, vous pouvez donner à chacun de vos donateurs un aperçu personnalisé des projets menés et des coûts associés.

Puisqu’on vous le disait : toute association a besoin d’un CRM ! 🙂

Déployer un CRM pour association à but non lucratif, par où commencer ?

Nous sommes bien conscients qu’un CRM pour une association est un investissement sérieux qui, malgré le retour sur investissement à long terme, doit d’abord être financé avec l’argent des donateurs. C’est pourquoi il est extrêmement important de commencer par cartographier les processus. En effet, chaque organisme a un objectif et un effet différent, et il n’existe donc pas un « CRM sur étagère » qui convienne à tous.

Pour vous aider à cartographier les processus, posez-vous les questions suivantes :

  1. Quels objectifs avons-nous en tête en tant qu’organisation à but non lucratif ? (Projets locaux ? Projets internationaux ? Soutien d’autres projets ?)
  2. Comment voulons-nous atteindre ces objectifs ? (Participation active des bénévoles ? Seulement via des quêtes ? En combinant les deux ?)
  3. Qui sont nos points de contacts ? (Entreprises ? Bénévoles ? Autres associations ?)
  4. Quelles sont les attentes de ces parties prenantes ? (Rapports fréquents ? Planification de projets ? Mise en place de campagnes de communication ?)
  5. Où se situe notre champ d’action à l’avenir ? (S’étendre et se développer ? Travailler localement, avec des régions ? Aller à l’international ?)

Ces cinq questions spécifiques vous aideront à mieux comprendre les besoins de votre association ou fondation afin de choisir le bon logiciel CRM. Glissons ici deux conseils supplémentaires : 1. Une solution CRM flexible où vous pouvez choisir les modules qui vous sont utiles vous fera économiser de l’argent. 2. Un éditeur de logiciel ayant déjà équipé des associations, fondations ou musées maîtrise déjà une partie de vos problématiques et a de l’expérience sur votre secteur. Renseignez-vous !

Semer pour mieux récolter

En tant qu’organisme à but non lucratif, vous savez mieux que quiconque que ce que vous faîtes ne produit pas forcément de résultats immédiats. L’investissement que vous faites aujourd’hui n’est pas rentable demain ; il l’est à long terme car plus de bénévoles sont déployés efficacement et plus de donateurs ont le sentiment de contribuer à ce qu’ils ont donné grâce à vos reportings.

Il en va de même pour la gestion des relations avec votre écosystème. Alors, si tout vient à point à qui sait attendre, n’oubliez pas pour autant de vous en donner les moyens.

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