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La Reprise de Données : l’Étape Critique d’un Projet IT
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Changer de logiciel, oui. Perdre ses données, non ! C’est tout l’enjeu de la reprise de données, une étape cruciale dans un projet informatique. Faisons le point sur les facteurs clés de succès d’une reprise de données.
Quel que soit le projet, plusieurs étapes sont à suivre assidûment : l’étude des besoins, l’élaboration du cahier des charges, le paramétrage, le développement, la reprise de données et la recette. La méthodologie semble bien rôdée. Et pourtant, l’un des postes les plus importants est souvent sous-estimé par les équipes projet. Il s’agit, vous l’aurez compris, de la reprise de données.
Les données, capital stratégique d’une entreprise
Nous vivons dans un monde où la quantité de données augmente de façon exponentielle. Les entreprises, peu importe leur taille ou leur domaine d’activité, se rendent compte de l’importance stratégique que représente la qualité des données. Données personnelles, transactionnelles, comportementales, logistiques ou même financières ; toutes sont concernées.
Les entreprises investissent de plus en plus sur le sujet. Leur ambition ? Créer une vue simplifiée de leurs clients, leurs prospects, leurs produits, etc. Pour quelles finalités ? D’une part, pour assurer la satisfaction client en proposant le bon produit, au bon prix, au bon endroit. Et d’autre part, pour monétiser ces fameuses données (attention cependant à bien avoir recueilli le consentement de la personne concernée pour respecter le RGPD).
En quoi consiste une reprise de données ?
La gestion de la reprise de données est une problématique de plus en plus rencontrée sur les projets d’informatisation, qu’il s’agisse de l’acquisition ou du changement d’un logiciel de gestion. Concrètement, la reprise comprend la récupération de données existantes et leur transfert vers un nouveau système. Elle peut intervenir dans plusieurs cas de figure. Citons, par exemple, la reprise d’un logiciel CRM vers un autre, d’une version de logiciel à la suivante ou encore d’un tableur Excel vers un logiciel de gestion.
Parmi les objectifs d’une reprise de données, soulignons notamment le gain d’efficacité. En effet, les utilisateurs pourront exploiter l’information disponible tout en évitant la ressaisie manuelle et la perte de données. Ils utiliseront ainsi le nouvel outil dans les meilleures conditions, ce qui facilitera leur adhésion au projet.
Comment assurer la réussite d’une reprise de données ?
Analyser et nettoyer les données existantes
La reprise de données doit être considérée comme un projet dans le projet. C’est un sous-projet qui nécessite une équipe dédiée. Cette dernière aura une excellente maîtrise technique du système d’information actuel et veillera à la consolidation, au nettoyage et à la validation de la base avant intégration dans le système cible.
Définir une stratégie de reprise
Est-il nécessaire de tout reprendre ? Avec le temps, certaines données constituent des « vieux nanards » dont l’intérêt est oublié de tous. Par exemple, pourquoi conserver les caractéristiques de produits obsolètes ou le profil d’un prospect identifié il y a plusieurs années et qui n’a jamais répondu à vos sollicitations ? Ou encore, pourquoi garder trace dans le système des anciens collaborateurs ?
N’oubliez pas : réduire le périmètre limite les risques d’erreur de reprise, les besoins de nettoyage et le temps nécessaire aux tests de reprise. Ça vaut le coup, non ? Alors, il est essentiel d’en discuter avec l’éditeur du nouveau logiciel pour s’assurer de la cohérence du système source et du système cible. En parallèle, la méthodologie de reprise doit être industrialisée au maximum pour limiter les coûts.
Accompagner le changement
La reprise de données intervient dans le cadre d’un projet informatique (lire notre article « réussir son projet CRM »). Cependant, l’outil précédent était probablement au cœur du quotidien des utilisateurs. Il est donc primordial de mener une politique de conduite du changement en interne, auprès des collaborateurs concernés. Cela passe notamment par une information régulière sur l’avancement du projet, par des formations et par des prises de décision collégiales.
Tester et retester
La responsabilité de cette étape incombe tant au commanditaire qu’au prestataire de reprise de données. L’objectif est de vérifier que les données existantes sont bien intégrées dans le système cible selon la stratégie pré-établie. Et, étant donné qu’il est rarement réaliste de contrôler toutes les données, les tests se limiteront à un échantillon jugé représentatif. Une fois les tests concluants, place à la bascule. L’import des données terminé, le commanditaire doit faire certains contrôles de structure, qualité et fiabilité.
S’appuyer sur le prestataire tout en gardant le contrôle
Le savoir-faire du prestataire ou de l’éditeur est un support incontournable pour piloter la reprise de données. Mais, attention à ne pas trop se reposer sur lui. Car, au bout du compte, le commanditaire de la reprise est le seul responsable de la qualité des données.
Les points à retenir
Le pilotage de la reprise de données est désormais indissociable de l’acquisition ou du changement d’outil informatique. C’est un projet à part entière qu’il faut aborder comme tel et dont les facteurs clés de succès reposent sur :
L’analyse précise des données existantes,
Une stratégie de sélection et d’extraction des données existantes,
L’éventuelle correction des données à reprendre,
Des tests dans le nouvel outil
En parallèle, un dialogue de qualité avec le prestataire permettra d’anticiper certains problèmes, de réagir à ceux qui se posent et de se projeter plus facilement dans l’utilisation du nouvel outil.
Enfin, de la qualité du pilotage de la reprise découleront :
L’adhésion et la rapide prise en main du nouvel outil
Un gain de temps et d’efficacité
Une meilleure organisation
Bref, normalement, que du bonheur ! ?
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