Verbeter uw Communicatiestrategie

Een nieuw jaar betekent nieuwe en betere bedrijfsstrategieën om je reputatie voor jouw klanten te versterken. Maar je kan deze prestatie niet leveren zonder jouw klanten. Wij hebben deze blog samengesteld om je te helpen jouw communicatiestrategie aan te scherpen.

De drukte van een nieuw jaar wakkert gewoonlijk een nieuwe ambitie aan om de resultaten van vorig jaar te overtreffen - de kleine en rgrote sprongen, die ongetwijfeld zullen resulteren in tevreden klanten, productieve werknemers en een geloofwaardige reputatie! Gelukkig is het pas begin, en kun je toeslaan nu het ijzer nog heet is!

De oude waarheid van bedrijfscommunicatiestrategie heeft zijn weg gevonden naar CRM, en dat is niet zomaar toevallig. Een doeltreffende CRM-strategie vloeit in feite voort uit de bedrijfscommunicatiestrategie. Zie het als het op orde brengen van een huis om interne, impact-gedreven samenwerking tussen teams te vereenvoudigen. Deze interne harmonie zal zich ongetwijfeld vertalen in een kwaliteitsvolle klantcommunicatie die nodig is om te marketen, te verkopen en klanten te ondersteunen.

Uit een onderzoek van BIA/Kelsey blijkt dat meer dan 50% van de inkomsten van bedrijven afkomstig is van terugkerende klanten. Het is dus van vitaal belang dat bedrijfseigenaren niet alleen focussen op klantenwerving, maar ook zwaar investeren in klantenbinding.

Dit werpt dan de volgende vraag op: 'Hoe kan je van prospects terugkerende klanten maken en klantentrouw opbouwen?' Het antwoord zou kunnen liggen in iets vanzelfsprekends, ervoor zorgen dat alles op orde is als het gaat om communicatie.

Maar hoe kan de communicatie binnen en buiten jouw organisatie naadloos verlopen als er geen vastomlijnd proces is? Wat zeg je tegen wie, en wanneer? Dat is waar communicatiestrategie om de hoek komt kijken.

Maar voordat je je gaat buigen over het waarom en het hoe van bedrijfscommunicatiestrategie, is het eerst nodig de essentie van de 'wat' helder te krijgen.

Wat is de betekenis van communicatiestrategie?

Simpel gezegd, bedrijfscommunicatie is hoe een bedrijf met zijn interne en externe doelgroepen omgaat. Communicatie wordt binnen en buiten een bedrijf ingezet om de kloof tussen management en werknemers, het bedrijf en de klanten te overbruggen.

U kunt het zien als de bouwsteen voor elke andere innovatie van een bedrijf. Effectieve communicatie is in feite de kern van elke marketinginspanning. Zonder dat kan er een scheve verhouding tussen de missies ontstaan, en de organisatie in rep en roer raken.

Het kan ook de joker zijn bij het beheren van uw merkreputatie. In een meedogenloos digitaal tijdperk, waarin het niet ondenkbaar is dat iemand jou het vuur aan de schenen legt, kan jouw bedrijfscommunicatiestrategie helpen om elke dreigende crisis het hoofd te bieden.

Bedrijfscommunicatie bestaat back-end (interne bedrijfscommunicatie) en front-end (externe bedrijfscommunicatie)

Interne en externe communicatiestrategie.

Dus voordat je aan de communicatiestrategie begint, dien je eerst te achterhalen welke van deze doelgroepen aan het kortste eind hebben getrokken.

Interne bedrijfscommunicatie

Bij interne bedrijfscommunicatie is het de bedoeling de activiteiten van elke afdeling binnen een bedrijf op elkaar af te stemmen, zodat zij een gemeenschappelijk doel nastreven. Het kan een doelstelling zijn voor dat specifieke kwartaal van het jaar, of de missieverklaring van het bedrijf in zijn geheel.

De doelgroepen voor interne bedrijfscommunicatie zijn management, werknemers en belanghebbenden.

Externe bedrijfscommunicatie

Anderzijds is externe bedrijfscommunicatie de manier waarop een onderneming zich aan het publiek (potentiële klanten en overheidsinstanties) presenteert.

Met een solide bedrijfscommunicatieplan kan je effectief communiceren waarom jouw merk eruit springt in een wirwar van andere merken, waarom je jouw klanten waardeert en waarom ze bij jou zouden moeten blijven.

Bedrijfscommunicatie kan via verschillende kanalen verlopen, waaronder:

• Visueel: reclames, video Verbaal: telefoongesprekken.
• Schriftelijk: nieuwsbrieven, SMS, en sociale media-advertenties.

Om een sterke merkidentiteit en blijvende bedrijfsgeloofwaardigheid op te bouwen, is het belangrijk dat de visies van de interne en externe bedrijfscommunicatie één enkele bron van waarheid bevatten voor de relaties met het doelpubliek, de media, werknemers en andere belanghebbenden.

In de externe communicatie gaat het om de missie en doelstellingen van het bedrijf, terwijl de interne communicatie gericht is op hoe de verschillende afdelingen het verwezenlijken van deze bedrijfsdoelstellingen zullen bevorderen.

Waarom is bedrijfscommunicatiestrategie belangrijk?

Een bedrijf kan een grootse visie hebben, gepassioneerde werknemers, en zelfs daadwerkelijke inspanningen doen op het gebied van bedrijfscommunicatie. Maar zonder strategie is het alleen maar 'druk werk' dat geen tastbare resultaten oplevert.

Bedrijfscommunicatiestrategie heeft een dubbele functie: enerzijds het bundelen van interne teaminspanningen tot een coherente klantgerichte eenheid, en anderzijds fungeren als belangrijkste kanaal voor bedrijfsboodschappen aan klanten.

Als je er nog geen hebt, is dit de reden waarom het voorrang zou moeten krijgen voor jouw bedrijf:

Het creëren van bedrijfsidentiteit

De bovenstaande zin is gewoon een mooie manier om naamsbekendheid te zeggen. Een productieve communicatiestrategie zal de bekendheid van het merk zowel online als offline vergroten. Daardoor wordt het gemakkelijker om een unieke merkidentiteit op te bouwen waarmee uw prospects zich kunnen identificeren.

Geloofwaardigheid opbouwen

Denk je dat geloofwaardigheid niet nodig is op Wall Street? Sta er nog eens even bij stil. De bedrijfsreputatie, ook wel merkgeloofwaardigheid genoemd, is de reden waarom klanten terug blijven komen.

Een doeltreffende communicatiestrategie is er een waarbij jouw cliënteel en ook het grote publiek worden betrokken - als zodanig worden zij een deel van het proces. De meeste mensen zullen alleen investeren in bedrijven die zij vertrouwen.

Miscommunicatie vermijden

Wat gebeurt er zonder een solide strategie om bedrijfscommunicatie te vergemakkelijken? Reken maar dat er miscommunicatie zal ontstaan! 

Met een duidelijke strategie voor bedrijfscommunicatie is het bepalen van de boodschap, de kanalen en de tijd/frequentie van verspreiding een fluitje van een cent. 

Hoe je de bedrijfscommunicatiestrategie kunt verbeteren

Als je de blog tot hier hebt gelezen, ben je waarschijnlijk op zoek naar nieuwe en anndere manieren om een tandje bij te zetten in jouw communicatiestrategie. 

Geen nood, wij helpen je een waterdichte bedrijfscommunicatiestrategie te ontwikkelen voor en daarna. Maar eerst zijn er nog enkele taken.

Evalueer de situatie

Het is tijd om uit je cocon te stappen en het grote plaatje te zien. Om te beginnen moet de communicatiestrategie afgestemd zijn op de bedrijfsdoelstellingen op korte en lange termijn. Het is op dit punt, dat je introspectieve vragen moet stellen zoals:

• Waarom hebben we een bedrijfscommunicatiestrategie nodig?
• Welke strategieën werden voorheen gebruikt voor bedrijfscommunicatie?
• Door wie heeft het systeem gefaald, door de werknemers of de prospects?
• Hoe kan een betere bedrijfscommunicatiestrategie ons helpen onze doelstellingen in recordtijd te bereiken?

Uitzoeken welke delen van de vorige bedrijfscommunicatie verbetering nodig hebben, is al het halve werk. Want, om eerlijk te zijn, het is één ding om een probleem te hebben, het is iets anders om te bepalen wat het is.

Leer van de groten

Veel bedrijven willen hun eigen weg vinden als het gaat om het implementeren van een unieke communicatiestrategie. Hoewel dat bewonderenswaardig is, is het soms handiger om andere bedrijven met uitstekende bedrijfscommunicatiesystemen te imiteren om te leren wat werkt, en wat niet.

Houd er echter rekening mee dat elke communicatiestrategie van een gerenommeerd bedrijf uniek is toegesneden op hun publiek. Dus, bestudeer hun strategie en pas het aan voor wat bij jou zou werken.

Strooi met cijfers

Sinds een postbode de post rondbrengt tot de huidige digitale wereld waarin wij leven, zijn statistieken van wezenlijk belang geweest om inzicht te krijgen in het succespercentage van elke communicatie-inspanning. Stapels papieren doorspitten of Venn-diagrammen tekenen is niet eens nodig om tot de cijfers te komen. Analytische hulpmiddelen bieden uitkomst!

Het bestuderen van alle statistieken met betrekking tot de bedrijfscommunicatie-inspanningen (met inbegrip van de communicatiekanalen die door werknemers worden gebruikt, de frequentie waarmee klanten reageren, het bouncepercentage van e-mails en zelfs algemene reacties op sociale media) zal de nieuwe communicatiestrategie onderbouwen.

Zoals we weten, liegen statistieken niet. De cijfers zullen helpen om de toon van de boodschap, de vorm, de timing en de frequentie beter te structureren. Dit alles zal uiteindelijk leiden tot een betere bedrijfscommunicatiestrategie.

Efficiënte tools (tip: probeer efficy - de meest betrouwbare CRM-tool)

Volgens een onderzoek van Gartner uit 2001, presteerde 50% van alle CRM-systemen slecht. Dit rapport suggereerde dat CRM-tactieken afhankelijk waren van technologie in plaats van andersom.

In acht jaar tijd is er weinig veranderd: uit een onderzoek van Forrester in 2009 bleek dat 47 procent van de CRM-systemen er nog steeds niet in slaagt de geplande doelstellingen te halen. Uiteindelijk werden drie belangrijke gebieden aangemerkt als onmisbaar voor sterkere CRM-systemen, namelijk

• Verwijderen van systemen die er niet in slagen uitzonderlijke interacties met klanten tot stand te brengen.
• Meer aandacht voor technologische innovatie waarbij menselijke interactie centraal staat.
• Het gebruik van slimme gadgets en sociale media om een strategie voor de personalisering van de consument te implementeren.

Duidelijke en tijdige communicatie met klanten is essentieel voor een CRM om efficiënt te zijn. Hieruit kunnen we afleiden dat bedrijven die hun interacties met klanten niet personaliseren, moeite zullen hebben om klanten te behouden en nieuwe prospects aan te trekken. Daarom moet een CRM-systeem een 360-graden klantbeeld bieden via een betrouwbare database om succesvolle bedrijfscommunicatie en dus vertrouwen op lange termijn mogelijk te maken.

Het beheren van de communicatie tussen een bedrijf en zijn verschillende demografische klantgegevens was ooit een beangstigend vooruitzicht. Maar nu niet meer. Een standaard CRM-platform is de plaats waar alle bedrijfscommunicatiestrategie tot bloei komt.

Met functies zoals gecentraliseerde communicatie en tijdige verspreiding van informatie op basis van een betrouwbare klantendatabase, zal efficy jouw merkgeloofwaardigheid heel snel van 0 naar 100 doen schieten!

Het is simpel. Met efficy kan je een solide klantkennisbank uitbouwen, problemen/klachten aanpakken en informatie verspreiden in één gemakkelijk te gebruiken platform. En als je in marketing zit, weet je hoe gepersonaliseerde, gerichte communicatie het hart van elke klant sneller doet kloppen!

Om af te ronden

Er is geen pasklaar proces om de bedrijfscommunicatiestrategie te verbeteren. Om de bedrijfscommunicatie aan te scherpen, moet je herhalen - testen, testen, testen - en de inzichten uit deze tests toepassen om een alomvattende strategie uit te stippelen.

Een goede CRM-tool/platform maakt niet alleen een gemakkelijke identificatie en targeting van de ideale klant mogelijk, maar is ook een communicatiestrategie op zich. Met de tool voor gegevensbeheer, waarmee je over een rijke kennisbank van jouw klanten beschikt, is het eenvoudig om klachten aan te pakken, de communicatie te centraliseren en de klantrelatie bij elke interactie te versterken!

Dat is wat efficy doet voor duizenden bedrijfseigenaren wereldwijd. Waarom boek je niet vandaag nog een demo om het zelf te ervaren?

Lees meer:

• CRM betekenis. Wat is CRM? Definitie van CRM.
• Wat is een kennisbank en waarom heb je er een nodig?