CRM-excel
Categorieën:
CRM InstrumentDataKPISamenwerking

Dit bericht is geschreven door Lea

Een vraag die vaak opduikt als het gaat om het beheren van een klantenbestand: Excel of CRM, wat moet ik kiezen? Op het eerste gezicht lijkt Excel misschien nuttig om relaties met klanten, prospects en partners te beheren. Maar na verloop van tijd zal uw bedrijf groeien en is het waarschijnlijk dat Excel niet langer voldoende zal zijn hiervoor. Dat u een meer schaalbare tool nodig heeft: een CRM.

Excel of CRM: welke is het beste om uw klantenbestand te beheren?

Excel (of Google Sheet) is waarschijnlijk een van de meest gebruikte tools. Van zeer kleine tot grote, alle bedrijven maakt gebruik van deze spreadsheetsoftware. Hierdoor kunnen ze alle gegevens centraliseren die essentieel zijn voor hun professionele activiteiten (contacten, verkoop, leveringen, enz.). Volgens een Capterra-studie gebruikt 24% van de Franse KMO’s Excel om hun contacten te volgen. Laten we eerlijk zijn, als Excel zo vaak wordt gebruikt, is het omdat het concrete voordelen biedt:

  • Gemakkelijk te gebruiken
  • Basisfuncties die door de meeste mensen worden beheerst
  • Informatie beschikbaar in één enkel bestand
  • Geen extra kosten, want vaak zijn er kantoorlicenties aanwezig.

Maar (omdat u vermoedde dat er een “maar” was), Excel heeft zijn grenzen. En soms wordt het “de slechtste CRM-tool ter wereld” genoemd, en dat is simpelweg omdat het niet voor dat doel is ontworpen. Hier zijn enkele voorbeelden ter illustratie:

  • Een collega heeft Excel al geopend, u bevindt zich in de modus alleen-lezen wanneer u gegevens moet toevoegen. Geduld…. Excel biedt niet de mogelijkheid om tegelijkertijd te werken. En ook al leent Google Sheets zich daarvoor, de functionaliteiten zijn zeer beperkt.
  • U heeft verschillende klantenvergaderingen gehad en u wilt uw notities bijhouden. Onmogelijk, behalve door het creëren van een veelheid aan kolommen. Excel laat niet toe om de evolutie van een contactpersoon te volgen.
  • Het Excel-bestand is gewijzigd en er is een fout opgetreden. Hoe de geschiedenis te vinden? Moeilijk omdat Excel niet goed omgaat met het bijhouden van wijzigingen.
  • Uw bedrijf groeit. U heeft steeds meer regels, meer en meer tabbladen in uw Excel. Je bent een meester in de kunst van de dynamische kruistabellen. Door de hoeveelheid gegevens zijn uw bewerkingen echter al snel tijdrovend. Dit komt omdat Excel niet schaalbaar is.

Dus zelfs als spreadsheets nuttig kunnen zijn, hebben ze niet de kracht van CRM-software voor customer relationship management. Als u al in een van de bovenstaande situaties bent geweest, is dat omdat u bij het beheer van uw klantenbestand de grenzen van Excel heeft bereikt en het tijd is om over te stappen op CRM.

Excel vs CRM: gedetailleerde vergelijking

  Excel CRM
Gegevensinvoer Handmatig Kan geautomatiseerd worden (contacten importeren, ScanCard….)
Koppeling tussen alle elementen van de database (contacten, opportuniteiten, klachten, …) Met formules en draaitabellen Transparant (1 klik) met gemakkelijke toegang tot alle informatie
Opslaan van bijlagen Onmogelijk Makkelijk met de mogelijkheid om ze te koppelen aan contacten, bedrijven, opportuniteiten…
Veranderingsgeschiedenis Bestaat maar niet erg nauwkeurig Zeer gedetailleerd en toegepast op elk bestand
Rapportage Handmatig en met veel stappen (grafieken…) Rapporten automatisch bijgewerkt op de gewenste frequentie
Samenwerk met collega’s Zeer beperkt of onbestaand Dit is het doel van CRM, toegang tot real-time informatie.
Back-up van gegevens Onzeker (vaak lokaal) Beveiligd (in de cloud of op speciale servers)

Voordelen van een CRM

Van alle voordelen die goede CRM-software biedt, zijn sommige zelfs niet te vergelijken met Excel, omdat ze gewoonweg niet bestaan. Daarom zijn deze nuttige functies (niet-limitatief) in dit deel opgenomen.

Integratie met andere software en applicaties

De CRM-oplossing vormt het hart van uw informatiesysteem. En om een 360-graden overzicht van uw bedrijf te hebben, heeft u een voldoende open CRM nodig dat goed communiceert met andere bouwstenen (bedrijfsapplicaties, messaging, ERP, …).

Projectmanagement

Gedeelde agenda’s, voortgang van taken, documentmanagement, … CRM is sterk op dit gebied en verhoogt de productiviteit van uw teams.

Beheer en opvolging van marketingcampagnes

CRM stelt uw marketingafdeling in staat om de database aan te passen aan de gewenste criteria om direct vanuit de tool gepersonaliseerde e-mail- of sms-campagnes te versturen. Uiteraard heeft Excel op dit gebied geen zin!

Workflows en automatisering

Veel krachtiger dan Excel maakt CRM het eenvoudiger om bepaalde taken te automatiseren, zodat uw teams zich kunnen richten op zaken met een hoge toegevoegde waarde. Zo wordt een klacht van een klant van niveau 2 automatisch doorgestuurd naar de bevoegde dienst.

Ergonomie aangepast aan uw behoeften

Dit is een van de criteria die gebruikt wordt bij de implementatie van een CRM-project. Kies de oplossing die perfect aan uw behoeften voldoet: een responsief ontwerp, beperkte mobiliteitsvelden, beheer van toegangsrechten…. We zijn ver van de Excel-functionaliteiten.

Samengevat: Excel en CRM, een ongelijke strijd

Pas op voor de valse eenvoud van Excel, dat snel zijn grenzen zal vinden in uw ogen en niet in staat zal zijn om zich aan te passen aan de groei. Aan de andere kant zal een goede CRM-software u in alle eenvoud helpen. Of u nu een zeer klein bedrijf, een KMO of een groot bedrijf bent. Of u nu op kantoor of onderweg bent. Of u nu actief bent in een BtoB, BtoC of BtoBtoC markt. Kortom, kies voor een CRM !

Leestip:

 

 

CRM Instrument Data KPI Samenwerking