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Dieser Beitrag wurde geschrieben von David Jiménez

Events sind ein Muss im Marketing-Mix. Ob Webinare, Mittagessen oder Kongresse, Veranstaltungen sind die perfekte Gelegenheit, um direkt mit Kunden, Interessenten und potenziellen Interessenten in Kontakt zu treten. Trotz der Tatsache, dass die Veranstaltungen hauptsächlich einen „Unterhaltungs“-Inhalt haben, wollen Sie auch deren ROI messen. Daher ist eine CRM-Lösung hier unerlässlich.

Events, mehr als nur ein erholsamer Tag

Für viele Menschen sind Veranstaltungen oft ein guter Zeitpunkt, um sich von den alltäglichen beruflichen Aufgaben zu lösen. Es ist außerhalb des Büros und die Leute lernen in der Regel gerne andere Menschen kennen und finden auch Inspiration. Und natürlich ist es eine Gelegenheit, am Ende des Tages ein schönes Mittagessen oder einen Cocktail zu genießen. Für Sie und Ihr Unternehmen ist es aber auch der perfekte Zeitpunkt, um direkt über Ihr Unternehmen, Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung zu kommunizieren. Dennoch ist es auch eine Investition für Sie, nicht nur finanziell, sondern auch in Bezug auf den Zeitaufwand. Einen Platz finden, ein Programm zusammenstellen, interessante Referenten gewinnen, den richtigen Caterer finden, eine Einladung senden…. Das Zauberwort hier lautet: Planung. Planen Sie Aufgaben, Personalaufwand und Zeitplanung, um eine maximale ROI-Leistung zu erzielen.

CRM als Motor für die Organisation Ihrer Veranstaltungen

Eine Veranstaltung ist dank guter Planung gut organisiert und reibungslos. CRM ist dafür ein ideales Werkzeug. Natürlich werden Sie nicht mit dem ersten Anbieter zusammenarbeiten, den Sie im Internet treffen, aber Sie werden nach mindestens drei Angeboten fragen. In einem CRM können Projekte alle ausgehenden Anfragen mit erhaltenen Angeboten verknüpfen. Darüber hinaus hilft der Projektzeitplan jedem, Termine und „Meilensteine“ einzuhalten, die in kritischen Momenten auftreten können.

Die Verfolgungskosten können auch im CRM überwacht werden. Da jedes Mitglied des Teams am gleichen Projekt arbeitet, ist sich jeder des Status bewusst und obwohl Aufgaben individuell zugeordnet werden können, können sie dennoch von allen verfolgt werden. Auf diese Weise kann ein Mangel an Kommunikation vermieden werden. Ein wichtiger Aspekt des Projekts ist die Vorbereitung der Veranstaltungsseite, auf der die Gäste das Programm, Details zu den Referenten und praktische Informationen finden. Halten Sie diese Seite attraktiv, kurz und stark, mit der Möglichkeit, sich sofort anzumelden, ohne auf die Einladung zurückgreifen zu müssen.

Messen heißt wissen

Nachdem das gesamte Projekt im CRM vorbereitet wurde, sind Sie bereit, die Einladung zu versenden. Im CRM können Sie das mit dem Projekt verknüpfte Kampagnenmodul verwenden. Aber bevor Sie die Einladung versenden, müssen Sie ein oder mehrere klare Ziele im Hinterkopf haben. Was will ich mit meiner Veranstaltung erreichen? Neue Leads? Upsell / Cross-Selling an bestehende Kunden durchführen? Die Markenbekanntheit erhöhen? Im Prinzip ist es eine Kombination aus den drei. Der ROI eines Events ist auch das Wissen, wie man misst. Was auch immer der Zweck ist, setzen Sie sich im Voraus klare Ziele. Das Messen macht jedoch nur dann Sinn, wenn man weiß, was man messen will.

Drei starke Indikatoren

Jede Veranstaltung hat ihre eigenen Ziele und damit ihre eigenen messbaren Indikatoren. Für jedes Ereignis können und müssen jedoch immer drei Indikatoren gemessen werden.

  1. Registrierung

Die Anzahl der Anmeldungen ist ein guter Indikator für die Popularität der Veranstaltung, das Programm, die Referenten, etc. Je schneller die Anmeldungen eintreffen, desto mehr sind Sie mit der Veranstaltung auf dem richtigen Weg. Natürlich muss auch die Qualität der Registrierungen berücksichtigt werden. Sind sie potenzielle Interessenten? Oder sind es nur Bestandskunden? Auch hier ist die Festlegung relevanter Ziele entscheidend, um festzustellen, was qualitativ ist.

  1. Die tatsächliche Anzahl der anwesenden Personen und die “ No-Show “ Rate

Nun gut, das Ziel in Bezug auf die Registrierungen ist erreicht oder sogar vorzugsweise übertroffen. Es gibt immer „no shows“, das sind Leute, die einfach nicht kommen, ohne es dich wissen zu lassen. Das ist eine Verschwendung von Catering-Servicegebühren und immer eine Enttäuschung. Die Erfahrung zeigt, dass Sie mit einem Drittel der Anmeldungen rechnen können, die „no-show“ sind. Indem Sie die Liste der Personen auf dem neuesten Stand halten, wissen Sie, wer anwesend ist und wer nicht. Verlassen Sie sich nicht nur auf Zahlen, sondern auch auf die Qualität der Anwesenden und Abwesenden. Gab es Menschen, die einen Mehrwert für mein Unternehmen brachten? Sind die Teilnehmer nur „zufällige“ Besucher bei jeder Veranstaltung anwesend? Mit anderen Worten: Haben sie zu meinem Ziel beigetragen?

  1. Zufriedenheit

Der letzte solide Indikator ist die Messung des Zufriedenheitsgrades. Eine kurze Umfrage im Zusammenhang mit einem NPS ist ein ideales Follow-up. Einerseits messen Sie, wie die Teilnehmer die Veranstaltung gelebt haben, andererseits können Sie bereits sorgfältig messen, ob sie im nächsten Jahr wiederkommen und ob die Veranstaltung einen positiven Einfluss auf Ihre Marke hat. Zögere nicht, an „no shows“ zu schreiben, zu beschreiben, was sie verpasst haben, und sie zu fragen, warum sie nicht gekommen sind.

Konvertieren Sie Daten aus Ihrer Veranstaltung in einen ROI dank Ihres CRM

Nach Ihrer Veranstaltung sitzen Sie auf einem Berg von wertvollen Daten. Anmeldungen, Teilnehmer, No Shows, Zufriedenheitsumfragen, NPS-Ergebnisse…. Und das sind nur die Daten, die für jede Veranstaltung gelten. Dazu kommen die ereignisspezifischen Daten. Diese Daten getrennt in Form von verschiedenen Dateien und Formaten sagen nicht viel über die Veranstaltung aus. Legen Sie dies in ein CRM und es wird sichtbar.Mit einem CRM können Sie Ihre Kampagnen-, Projekt- und Veranstaltungsdaten optimieren. In der Kampagne haben Sie alle Gäste und die Aktualisierung der Anwesenden und Abwesenden. In Ihrem Projekt haben Sie die Kosten über das Arbeitszeitblatt, die Zeit, die die Aufgaben in Anspruch genommen haben und damit die Personalkosten. Dynamische Dashboards, wie die von Qlik Sense, die Business Intelligence verwenden, können den ROI Ihrer Veranstaltung dynamisch anzeigen. Und nicht nur das, sondern auch potenzielle Interessenten, die auch durch Berichte entstehen.

Mehr als nur „Spaß“

Events sind mehr als nur lustige Meetings und Panels. Sie sind Teil einer durchdachten und ausgewogenen Marketingstrategie und Teil des Marketing-Mixes. Denken Sie daran, dass die Organisation dieser Veranstaltungen viel Zeit in Anspruch nimmt und es unerlässlich ist, sich im Voraus klare Ziele zu setzen, um den ROI dieser Veranstaltung später messen zu können.

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