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Este artículo ha sido escrito por David Jiménez

Es inevitable que la implementación de un nuevo software tenga un impacto en las rutinas diarias de los empleados. El negocio se ha desarrollado, el software actual ya no satisface las necesidades o se necesita un nuevo software para la transformación digital. Una vez que se ha tomado la decisión de comenzar con un nuevo software, se debe pensar en otra inversión (además de la inversión financiera): inversión en capacitación de usuarios.

Inversión en formación, beneficio económico y beneficios para empleados

Por muchas razones, la inversión en formación es importante. Desde la perspectiva de la administración, comenzaremos con el hecho de que mejorará el ROI porque la adopción del software por parte de los usuarios será un pilar del éxito de tu proyecto. Para asegúrate de que los empleados adopten y acepten el nuevo programa, la formación del usuario es clave. Sin formación, las personas tienden a abstenerse de usar el nuevo software, pero también lo utilizan «como les parece», que será menos estructurado y dará como resultado diferentes procedimientos internos que no son muy beneficiosos para el retorno de la inversión de la empresa. Pero, ¿cuál es la mejor manera de aprovechar al máximo las sesiones de formación? Dave van der Heijden, formador de Efficy en los Países Bajos, tiene algunos consejos y sugerencias para ti.

La formación, una responsabilidad compartida

En una de las publicaciones de blog anteriores, ya explicamos cómo la formación beneficiará la implementación de un proyecto CRM. Pero, ¿cómo se configura una formación que realmente beneficie a la empresa, al nuevo software, pero sobre todo a los empleados? En primer lugar, es responsabilidad de cada departamento junto con el equipo de administración. Involucra al departamento de recursos humanos, pero también al departamento de comunicación (interno) y, si está disponible en la empresa, al departamento de formación.

Por lo tanto, echemos un vistazo concreto a los pasos, situaciones y condiciones que deben verificarse para prepararse.

Divide a los usuarios en grupos (usuarios regulares, usuarios clave, administradores de aplicaciones)

Número máximo de usuarios:

Trata de tener un máximo de 8 personas por grupo, para asegurarte de que habrá tiempo para hacer preguntas específicas y para minimizar la posibilidad de que las personas pierdan atención.

Responsables

Asegúrate de que haya al menos un manager o usuario clave presente en cada sesión de formación de usuarios para responder a preguntas específicas de la empresa, para mostrar su participación en el proyecto y averiguar qué preguntas surgen por grupo de asistentes.

Departamentos

Cuando colocas a personas de un solo departamento en un grupo, esto será muy efectivo. Mezclar personas de diferentes departamentos tendrá el inconveniente de que las personas pierden la concentración porque no necesitan y quieren saber sobre las funcionalidades que no usan en sus tareas diarias. Pero,… Algunas veces ayuda a la empresa de manera positiva cuando las personas saben lo que sus colegas están haciendo con el nuevo software.

Las personas son diferentes:

Cada persona tiene su propia curva de aprendizaje. Algunas personas serán rápidas, mientras que otras serán más lentas. La mayoría de las veces conocerás a tu gente y, por lo tanto, sabrás si entenderán los nuevos conceptos rápidamente o no. Al mezclar las personas «más rápidas» con las «más lentas», se asegura de que ambos tipos de personas puedan aprender unos de otros. Si pusiera al mismo tipo de personas en grupos separados, sería más fácil para el formador de ajustar la velocidad, pero en nuestra opinión, es mejor mezclarse y terminar en el medio (hablando de velocidad). Esto también evita el sentimiento de ‘Me han puesto en el grupo lento, por lo que no soy lo suficientemente bueno’.

Organiza una sala de formación dedicada

La mayoría de las sesiones de formación toman de 4 a 8 horas y reducirán la energía del asistente mentalmente, por lo que cuando las cosas físicas sean óptimas, será mejor. Asegúrate de que la sala de formación dedicada esté equipada con suficientes asientos cómodos, ordenadores rápidos, televisor o monitor grande y, posiblemente, aire acondicionado. Como es de esperar, cuando las condiciones serán buenas, la gente tendrá un mejor enfoque.

Limita las posibles distracciones

Las personas que entren y salgan de la sala de formación y el uso de dispositivos móviles tendrán una mala influencia en la formació. Dí a los participantes que evitene de hablar de los procesos relacionados con la empresa. Por supuesto, habrá discusiones necesarias sobre cómo se utilizará el software, y esto es muy importante, pero es mejor discutir esto en otra reunión en lugar de durante la formación.

Cuidar el cuerpo interior

Como se mencionó en el punto 2, la formación requiere mucho de los participantes. No olvides las bebidas (agua), posiblemente algo para picar y un almuerzo saludable y energético.

Management kick-off

Un discurso positivo de un jefe al inicio o al final de la sesión de formación, que explica lo que este nuevo software aporta a la empresa y la mejora en sus procesos diarios, puede hacerles ver «la razón» y dar un impulso a la motivación.

Crea una chuleta

Ya no estamos en la escuela secundaria, así que no está prohibido hacer trampas. Puedes tener diferentes trucos, una versión específica de la empresa y versiones por departamento. Es un ‘HowTo’ para el uso del software. Por ejemplo: para el departamento de ventas, en el caso de un nuevo software CRM, podrías tener un ‘Cómo agregar una empresa / contacto’ y un ‘Cómo crear una oportunidad y describir cómo y qué campos deben registrarse’ (es decir, Registre el ciudad en mayúsculas).

Seguimiento

No puedes esperar milagros después de que un día de formación. Las sesiones de seguimiento son importantes. Estas son sesiones cortas (1 hora) cada dos semanas durante los primeros 3 a 6 meses donde los usuarios (clave) pueden evaluar y discutir sobre el nuevo software con la administración. Esto puede ser tanto por la forma en que la gente lo usa, como por las necesidades adicionales o los cambios en el programa según las sugerencias de los usuarios. Por ejemplo: si el campo «ciudad» se debe registrar con todas las letras mayúsculas, el software podría cambiarse para que automáticamente las mayúsculas en caso de que no lo estén.

Usa la Gamificación

Piensa en introducir un sistema de bonificación para las personas que usan el programa correctamente. Puedes pensar en objetivos como crear una cantidad de nuevos contactos / compañías, crear una cantidad de oportunidades, cerrar la cantidad de incidentes, pero también sugerencias sobre cómo mejorar el software, etc. Utiliza la gamificación para hacerla atractiva e interactiva.

Es una cuestión de esfuerzo

La formación no es tanto una inversión financiera, sino una inversión en el esfuerzo humano. Desde todos los miembros de la empresa, desde la dirección superior, hasta los empleados que trabajarán diariamente con el nuevo software. Trabajar juntos en todos los departamentos es clave y, con una buena preparación, ofrecer a los alumnos las circunstancias adecuadas para aprender el nuevo software, se mejorará la aceptación del usuario.

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