Business Management (and its systems) for Dummies

Tämän viestin on kirjoittanut David Jiménez

Nykyinen liiketoimintaympäristö on myönteisempi innovaatioita kohtaan kuin koskaan ennen. Joka vuosi startup-yritysten määrä Euroopassa kasvaa uskomattomat 20%. Kukoistavan VC-toimialan kerätessä miljardeja euroja joka vuosi tuotemarkkinoille soveltuvilla tai käänteentekeviin ideoihin intohimoisesti suhtautuvilla, upeaa kasvupotentiaalia edustavilla startup-yrityksillä ei ole pulaa rahoituksesta.

Euroopassa on jo nyt arviolta 150 yksisarvista (startup-yritystä, jonka arvo on vähintään 1 miljardia dollaria). Niitä tuli 84 lisää pelkästään viime vuonna – mikä on merkittävä nousu verrattuna vuoteen 2020, kun niitä oli vain 11.

Startup-ekosysteemi ei kuitenkaan tarkoita vain varainkeruuta tai loisteliaita ilmoituksia. Startup-yritysten laajentuessa ne kohtaavat yhä useammin pulmallisen todellisuuden, joka liittyy yrityksen pyörittämiseen, kun työntekijöitä on satoja useissa toimistoissa.

Vain kehittämällä oikeat järjestelmät etukäteen yritykset voivat toivoa saumatonta siirtymistä vain 2 tai 3 perustajajäsenestä, jotka painavat hommia – ja menestyvät – vaatimattomissa oloissa, täydelliseksi juridiseksi yksiköksi, jolla on useita toimipisteitä ja todellinen liikkeenjohtojärjestelmä, joka sisältää HR-osaston, edut ja eläketoiminnot.

CRM-järjestelmän kaltaiset työkalut voivat tehostaa tällaisten yritysten toimintaa. On sanottu, että myynnin tuottavuus voi kasvaa jopa 34 % CRM-järjestelmän ansiosta. Oikein käytettyinä työkalut, kuten CRM, voivat auttaa sinua hallitsemaan, ylläpitämään ja hallitsemaan liiketoimintaasi. Tässä tutustumme liiketoiminnan hallintaan (business management englanniksi)  ja joihinkin työkaluihin, joista voi olla hyötyä liiketoiminnan hallintajärjestelmän kehittämisen alkuvaiheessa.

Mitä business management oikein on?

Liiketoiminnan hallinta on yleistermi kaikille muodollisen liiketoimintakokonaisuuden hallintoon liittyville työkaluille, toiminnoille ja järjestelmille.

Kaikissa teknologia-alan startup-yrityksissä suunnittelu ja tekniikka ovat vain yksi osa liiketoimintaa. Kuten Airbnb:n kaltaiset yritykset, joiden perustajilla ja johtajilla ei ole teknistä taustaa, ovat osoittaneet, älykäs johtaminen on yhtä tärkeä tekijä startup-yrityksen menestyksen kannalta.

Business management kattaa koko järjestelmän – se valvoo toimintaa ja ohjaa resursseja huipputuottavuuden ja toiminnallisten tavoitteiden saavuttamiseksi. Se sisältää myös henkilöstöhallinnon.

Sitten ovat…business management systems

Tuskin on olemassa tavallista liiketoiminnan hallintajärjestelmää, joka toimii sujuvasti ja tehokkaasti ilman teknologiatyökalujen apua. Käytännössä business management systems laajuus voi vaihdella yrityksen koosta riippuen. Kaiken kaikkiaan on kuitenkin joitain olennaisia komponentteja. Tässä niistä kolme:

Johdon tietojärjestelmä

Jokainen yritys joutuu käsittelemään hämmästyttävän määrän tietoa päivittäin. Säännöllisistä päivittäisistä toimintatiedoista välttämättömiin tietoihin, jotka koskevat suhteita sääntelyviranomaisiin, toimittajiin ja asiakkaisiin.

Johdon tietojärjestelmä kerää kaiken tietokantaan ja tarjoaa yritysjohtajille kattavan lintuperspektiivin, jonka ansiosta he pystyvät analysoimaan ja tekemään liiketoimintatavoitteita ohjaavia päätöksiä. Se on liikkeenjohdon ydin ja kaikkien muiden järjestelmän toimintojen perusta.

Yrityksen toiminnanohjausjärjestelmät

Kuten aiemmin mainittiin, startup-yrityksen järjestelmät eivät koostu pelkästään suunnittelijoista ja insinööreistä. Niihin sisältyvät myös hankinta, kirjanpito, henkilöstöhallinto, projektinhallinta, riskienhallinta, määräystenmukaisuus ja muut yksiköt.

Yrityksen toiminnanohjausjärjestelmien avulla startup-yritykset voivat standardoida, harmonisoida ja hallita kaikkia näitä osastoja yhdessä tietokannassa ja yhdistää koko yrityksen taloudellisen raportoinnin. Se on erittäin tärkeä väline resurssien tehokkaan kohdentamisen varmistamisessa.

Asiakkuudenhallintajärjestelmät

Asiakkuudenhallintajärjestelmät ovat ohjelmistoja, joiden avulla yritys voi hallita asianmukaisesti vuorovaikutusta nykyisten ja potentiaalisten asiakkaidensa kanssa koko asiakkuuden ajan myyntiputken alusta kaikkeen myöhemmin tulevaan asti. Se on työkalu, joka yhtenäistää kaikki asiakkaiden kanssa tapahtuvan vuorovaikutuksen pisteet kaikilla liiketoiminnan osastoilla yhdellä alustalla.

Asiakkaathan ovat startup-yrityksen liiketoiminnan koko perusta. Vaikka olisit vielä alkuvaiheessa ja toimisit ensisijaisesti siemenrahoituksella, taitavat asiakkuudenhallintatekniikat ovat välttämättömiä kannattavuuden saavuttamisen kannalta. Se on siis sitäkin tärkeämpää kasvaville startup-yrityksille, joille kannattavuus ja kestävyys ovat vielä suurempia tavoitteita.

CRM-järjestelmän tarjoajan valitseminen on yksi tärkeimmistä päätöksistä, joita teet kehittäessäsi startup-yritystäsi. Perustoiminnot kattava CRM-ohjelmisto tuskin riittää. Tarvitset ohjelmiston, jonka runsaalla ominaisuustarjonnalla liiketoimintasi saavuttaa huipputulokset.Niin kuin uskomattoman joustavuuden, jota Efficyn CRM-järjestelmä tarjoaa.

Business management systems luominen tyhjästä

Järjestelmät ovat minkä tahansa menestyvän yrityksen rakenteellinen tuki. Ajatus on sama kuin moottoriajoneuvossa – tuotesuunnittelua ja kaikkea sitä ympäröivää hypeä voidaan verrata ajoneuvon korirakenteeseen ja maaliin.

Kuitenkin mekaaniset osat – moottori, voimansiirtojärjestelmät ja pyörät – ovat järjestelmä, joka todella pitää auton liikkeessä. Vasta kun nämä toimivat täydellisesti, voit keskittyä organisaation tavoitteiden saavuttamiseen. Alla hahmotellaan etenemissuunnitelma toimivan liiketoiminnan hallintajärjestelmän kehittämiseen alusta alkaen.

Business management aloittelijoille

Vaihe 1: Määrittele missiosi

Kuten aina, ensimmäinen tarvittava asia on määritellä, mikä organisaatiosi missio on – sinun ”MIKSI”. Ennen kuin voit aloittaa kehittämisen, johdon ja henkilöstön on päästävä yhteisymmärrykseen missiosta (ja visiosta) – lyhyen ja pitkän aikavälin tavoitteista ja siitä, mitä niiden tavoittamiseksi tulee tehdä.

Vaihe 2: Laadi menettelyt

Kun kaikki ovat täysin ymmärtäneet, mitkä organisaation tavoitteet ja välttämättömät toiminnot ovat, toiminnot tulee jakaa osastoille, minkä jälkeen niille voidaan laatia vakiotoimintaohjeet.

Tässä voisi ajatella käyttöoppaita ja henkilöstön käsikirjoja. Selkeä kuvaus siitä, mitä kultakin odotetaan, on ensimmäinen askel hyvän business management systems laatimisessa.

Vaihe 3: Määritä kattavat viestintäyhteydet ja -tavat

Liiketoimintaympäristö on tuottavimmillaan, kun sillä on selvä hierarkkinen rakenne. Tarvitaan myös protokollia eri tasojen työntekijöiden väliseen sekä yrityksen ja sen ulkoisten sidosryhmien väliseen viestintään. Etenkin asiakkaiden kanssa.

Varmista, että prosessisi on virtaviivaistettu mahdollisuuksien mukaan, jotta vältytään viestinnän ja palautteen viivästymiseltä ja varmistetaan nopea ja tehokas palvelu. Tässä vaiheessa voit ottaa käyttöön ja standardoida HR- ja CRM-järjestelmät.

Vaihe 4: Mieti jatkuvasti mahdollisia mallin parannuksia

Jos viimeiset kaksi vuosikymmentä ovat opettaneet meille mitään yrityskulttuurista, niin ainakin sen, etteivät siilot kuulu hyvään liiketoimintaympäristöön. Pidä säännöllisiä kokouksia henkilöstön ja muiden tärkeiden sidosryhmien kanssa kerätäksesi palautetta ja ehdotuksia.

Näiden panostusten avulla voit tehdä tarvittavat päivitykset järjestelmääsi, jolloin iterointiparannukset toimivat optimaalisesti.
5 tapaa lisata myyntia CRMn avulla

Tehokkuus: Kaikenkattava business management

Liiketoiminnan hallinta – varsinkin, kun kyseessä on aloitteleva yritys nopeasti muuttuvilla startup-markkinoilla, on kuin jonglöörausta – kovaa, raskasta ja keskittymistä vaativaa. Oikeilla ohjelmistoilla ja järjestelmillä Oikeilla ohjelmistoilla ja järjestelmillä Belfius-pankista aina Louvreen. Voit katsoa kattavan luettelon Efficyn CRM-järjestelmän ominaisuuksista tästä.

Tutustu sen toimintaan varaamalla demo tänään täysin maksutta!

Kokeile Efficyn CRM-järjestelmää
Varaa ilmainen yksilöllinen demo jo tänään!

Kokeile ilmaiseksi

Business Management (and its systems) for Dummies
Business management aloittelijoille
Business Management (and its systems) for Dummies
Business management aloittelijoille