Tämän viestin on kirjoittanut David Jiménez

Henkilöstöjohtaminen on ottanut huimia askelia viime vuosina. Ei ole kovinkaan kauaa siitä, kun yrityksillä oli vain henkilöstötoimistot, joiden ainoana tehtävänä oli arkistoida työntekijöiden tiedot ja hallinnoida palkanlaskentaa. Henkilöstöhallinto on kuitenkin nopeasti kasvanut ja ottanut tärkeän roolin yrityksissä.

Se on nyt aktiivisesti mukana työntekijöiden tehokkuuden hallinnassa ja asiakaspolun sujuvoittamisessa, ja se voi jopa auttaa työntekijöitä heidän tavoitellessaan onnellisempaa elämää. Henkilöstöhallinto on muuntautunut puhtaasti käytännön asioihin keskittyvästä toiminnosta laajemmaksi kokonaisuudeksi, jolla on todellista vaikutusta ihmisiin ja yhteiskuntaan.

Kaiken tämän ytimessä on tarve omaksua tiedonhallinnan kaltaisia strategioita. Nykypäivänä henkilöstöpäällikköjen työnkuvaan kuuluu olennaisena osana myös tietojen analysointi, käsittely ja käyttö, jotta he voivat ajaa parannuksia koko yrityksessä.

On ehkä hyvä käydä läpi joitakin henkilöstöhallinnon evoluution yksityiskohtia – sekä niiden digitaalisten työkalujen ja teknologioiden käyttö, jotka tulevat olemaan näkyvästi esillä HR:n maailmassa.

Henkilöstöhallinnon rooli organisaatiossa

Komeettamaiset toimitusjohtajat ja huippupätevät johtoryhmät eivät riitä menestykseen, vaan mikä tahansa yritys on vain juuri niin hyvä kuin sen henkilöstö. Nykyaikainen henkilöstöjohtaminen pyrkii saamaan aikaan maksimaalisen parannuksen paitsi työntekijöiden osaamiseen myös heidän kokemaansa työelämän laatuun.

Näin se rakentaa tervettä yrityskulttuuria, jossa työntekijöiden suorituskyky on sopusoinnussa johdon tavoitteiden kanssa. Maailmassa, jossa työnkuvat muuttuvat jatkuvasti ja monet perinteiset käsitykset ammateista on heitetty romukoppaan, henkilöstöpäällikköjen on löydettävä tapa määrittää työntekijöille juuri ne roolit, joihin he sopivat parhaiten.

Heillä on kaikki tärkeät tiedot jokaisen työntekijän osaamisesta ja liiketoiminnan johtamisen tarpeista, joten he pystyvät yhdistämään työntekijät rooleihin, joissa heidän taitojaan tarvitaan eniten. Näin yritysjohtajat saavat haluamansa samalla, kun työntekijät saavat mahdollisuuden hioa taitojaan.

Toinen henkilöstöosaston tärkeä tehtävä on luoda putki, joka varmistaa jatkuvan osaajien virran. Työmarkkinoita kuvaillaan usein työntekijöiden markkinoiksi. Työtehtävien erikoistuessa yhä kapeampiin osa-alueisiin rekrytoijat joutuvat tosissaan kilpailemaan osaajista. Henkilöstöosastot tekevät tässä oman osansa luomalla strategioita oikeiden osaajien houkuttelemiseksi ja sellaisen ympäristön luomiseksi, johon nämä osaajat haluavat myös jäädä.

Hyvä esimerkki tästä on Yhdysvaltojen Wall Street. Wall Streetin pankit järjestävät säännöllisesti rekrytointikeskusteluja maan parhaissa yliopistoissa napatakseen lupaavimmat kyvyt heti valmistumisen jälkeen. Vähentääkseen työntekijöiden vaihtuvuutta ne myös antavat työntekijöilleen erityisen runsaita bonuspaketteja.

Tämän strategian ansiosta ala, jolla tunnetusti työskennellään suuren paineen alaisena, ei ole koskaan joutunut kärsimään vakavasta työvoimapulasta.

Miten teknologia on muuttanut henkilöstöjohtamista?

Kun lapselta kysyy, miksi hän haluaa isona, vastaus on harvoin ”henkilöstöhallinnon ammattilaiseksi”. Muutenkin ala on aivan liian pitkään kärsinyt mielikuvista, jotka liittyvät lähinnä puuduttavan tylsään paperinpyörittelyyn.

Onneksi teknologia on muuttanut kaiken. Trish McFarlanen laatiman:

Henkilostohallinto pysyy kehityksen vauhdissa

Jos olet lukenut artikkeleita tai kuunnellut Ted-/TedX-puheita henkilöstöhallinnon tulevaisuudesta, olet todennäköisesti törmännyt sellaisiin termeihin kuin ”digitaalinen HR”.

Tämä käsite tarkoittaa yksinkertaisesti modernia henkilöstöhallintoa, jossa henkilöstöosastot eivät enää pyöri loputtomien paperipinojen varassa vaan hyödyntävät sosiaalisia verkostoja sekä media-, analytiikka- ja pilviteknologioita, jotka mahdollistavat aiempaa ennakoivamman, tehokkaamman ja tuloksellisemman toiminnan.

Kaikki nämä toiminnot löytyvät CRM-ohjelmistosta. Vaikka CRM tuo ensisijaisesti mieleen asiakastyökalun, sitä voidaan käyttää myös työntekijöiden tietojen tallentamiseen ja koordinointiin sekä työntekijöiden ja henkilöstöosaston välisten suhteiden hallintaan.

Entä mitä muuta hyötyä siitä on? Myös rekrytoijat voivat hyödyntää CRM-ominaisuuksia, joiden avulla he voivat löytää, houkutella ja sitouttaa osaajia sekä valita pätevimmän ehdokkaan kuhunkin tehtävään. Henkilöstöhallinnon työntekijöiden ei siis enää tarvitse käydä läpi työntekijöiden kansioissa olevia valtavia paperipinoja, vaan he voivat hakea tarvitsemansa tiedot helposti muutamalla napsautuksella.

Miten CRM auttaa henkilöstöhallintoa

Henkilöstöhallinnon teknologiat tarjoavat monenlaisia mahdollisuuksia, mutta CRM-ohjelmisto on edelleen ainoa työkalu, joka on osoittautunut huomattavan käyttökelpoiseksi yrityksissä eri puolilla maailmaa. Seuraavassa esitämme joitakin välittömiä hyötyjä, jotka yritykset voivat odottaa saavansa integroimalla CRM:n nykyiseen teknologiaportfolioonsa ja yleiseen henkilöstöjohtamisstrategiaansa.

Rekrytointiprosessin sujuvoittaminen

Yleensä henkilöstöpäälliköt laativat ensin työkuvaukset, seulovat sitten hakijat ja kutsuvat lopulta valitsemansa hakijat haastatteluihin. Tämä ei vaikuta kovin tehokkaalta prosessilta, eikä se sitä olekaan.

Kehittyneiden teknisten työkalujen, kuten CRM:n, avulla henkilöstöpäälliköt voivat antaa järjestelmän luoda automaattisia työnkuvauksia, laatia selkeät ohjeet hakemusten kirjoittamiseen ja seuloa sitten ansioluettelot tiettyjen ominaisuuksien perusteella. Vasta näiden vaiheiden jälkeen järjestelmä ohjaa määritetyt ehdot täyttävät ehdokkaat rekrytoijien puheille.

CRM automatisoi rekrytointiprosessin keräämällä ansioluettelot ja vertailemalla niitä löytääkseen sopivimmat hakijat ennen viimeistä henkilökohtaista tai virtuaalista haastattelua.

Vaivaton palkanlaskenta

Kirjanpitosovellukset voidaan integroida saumattomasti CRM:ään, mikä nopeuttaa esimerkiksi työntekijöiden palkanlaskentaprosessia ja muita vastaavia tehtäviä.

Voit helposti seurata poissaoloja, sairauspäiviä, bonuksia, vähennyksiä ja vapaita ja ilmoittaa tarvittavista leikkauksista tai lisistä kirjanpito-osastolle välittömästi. CRM siis eliminoi monille aivan liian tutuksi käyneen työlään tehtävän, jossa poistetaan bonukset ja muut lisäsummat palkattomien vapaiden tapauksessa.

CRM tarkoittaa henkilöstöhallinnolle myös sitä, että sinun ei tarvitse miettiä verosäännöksiä, sillä kaikkia taloudellisia velvoitteita voidaan seurata suoraan CRM:n hallintapaneelista. Jos esimerkiksi työntekijä vaatii palkkansa maksamista etukäteen, CRM ehdottaa oikeudenmukaista vastausta tällaiseen vaatimukseen menneiden ja kuluvien kuukausien suoritushistorian perusteella.

Henkilöstö- ja kirjanpito-osastojen välisen tiiviin linkin ansiosta palkanlaskenta sujuu paremmin kuin koskaan. Automaatio- ja integrointityökalut nopeuttavat tiedonsiirtoa entisestään, mikä säästää aikaa ja taloudellisia resursseja.

Automaattinen määräystenmukaisuuden valvonta

Perinteisissä prosesseissa työntekijöiden täytyy hyväksyttää toimensa säännösten noudattamisesta vastaavalla toimihenkilöllä manuaalisesti. On helppo nähdä, miten helppoa tällaisen järjestelmän väärinkäyttö voi olla.

CRM automatisoi prosessin täysin. Enää ei enää tarvitse käydä läpi paperipinoja läpi haukankatseella, vaan ohjelmisto erottelee ja estää mahdollisesti haitalliset toimet automaattisesti. Tämä pienentää työtaakkaa ja antaa yrityksille mahdollisuuden tehdä päätöksiä nopeammin.

Reaaliaikaiset tiedot työntekijöiden suoriutumisesta

Työntekijöiden suoriutumisen arviointi on aina ollut keskeinen osa henkilöstöhallinnon työnkuvaa. Viime aikoina CRM on kuitenkin tuonut mukaan myös mahdollisuuden kerätä ja mitata syvällisempiä tietoja.

Arviointipäätöksiä ei enää tarvitse tehdä pelkästään työntekijöiden tuloksiin perustuvien mittarien perusteella, vaan henkilöstöpäälliköt voivat käyttää apunaan CRM:n laatimia analyysejä. Näiden tietojen ansiosta he voivat tehdä aiempaa älykkäämpiä päätöksiä, joissa otetaan huomioon monenlaisia näkökohtia.

Työntekijöiden palautteen kerääminen

CRM auttaa seuraamaan asiakkaiden mielipiteitä, mikä auttaa hillitsemään asiakasvaihtuvuutta. Samaa toiminnallisuutta voidaan hyödyntää myös työntekijöiden palautteen keräämiseen kyselyistä ja muista kanavista. Tämä palaute heijastaa yleensä työntekijöiden tunteita tarkasti, joten siitä on suuri hyöty tiimien prosessien optimoinnissa. Muista, että tärkeintä on välttää työntekijöiden suuri vaihtuvuus ja saada parhaat osaajat haluamaan jäädä yrityksen palvelukseen.

Olipa kyseessä eläkkeelle jäävä työntekijä tai toisen yrityksen palvelukseen lähtevä asiantuntija, organisaatiosta lähteviltä tekijöiltä saatavaa luotettavaa palautetta sisältävä tietokanta voi osoittautua hyödylliseksi positiivisen muutoksen edistämisessä. Sitä voidaan käyttää apuna myös työntekijöiden sitoutumisen parantamisessa.

Anna tiimisi hyötyä Efficystä jo tänään

Teknologian edistyminen on muuttanut tapaamme harjoittaa liiketoimintaa ja johtaa työntekijöitä. CRM:n, tekoälyn ja muiden edistyneiden työkalujen avulla henkilöstöjohtaminen on valmis ottamaan jatkuvan osavastuun yrityksen strategisesta kasvusta.

Parhaissa työpaikoissa ei ole kyse miljoonien eurojen infrastruktuurista tai megasuperhyvästä palkasta, vaan ne ruokkivat syvää yhteenkuuluvuuden tunnetta yrityksen kanssa. Tuntevatko työntekijät olevansa sisäisiä asiakkaita, joiden fyysiset, henkiset ja psyykkiset tarpeet huomioidaan? Vai jääkö työsuhde vain pinnalliseksi suhteeksi?

Loppujen lopuksi työntekijäsi eivät ole vain yksi yrityksesi toiminnallinen osa. He ovat organisaatiosi asiakasrajapinta, joka luo todellisen ihmisten välisen yhteyden. CRM, joka rakentaa vahvempia, henkilökohtaisia ja kestävämpiä suhteita työntekijöihisi, auttaa välittämään nämä arvot asiakkaillesi.

Me Efficyllä tarjoamme täyden valikoiman digitaalisen markkinoinnin tuotteita, jotka antavat henkilöstöosastollesi mahdollisuuden saavuttaa kilpailuedun 2000-luvun työmarkkinoilla.

Tutustu tarjoamiimme henkilöstöhallintoa tukeviin ominaisuuksiin täällä. Voit myös kokea ne itse: pyydä maksuton esittelyversio!

Kokeile Efficyn CRM-järjestelmää
Varaa ilmainen yksilöllinen demo jo tänään!

Kokeile ilmaiseksi

Lue lisää:

Applen uusi tietosuojapäivitys pureskeltavana

Digitalisaation voittokulku: miten henkilöstöhallinto pysyy kehityksen vauhdissa
Digitalisaation voittokulku: miten henkilöstöhallinto pysyy kehityksen vauhdissa