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Ce post a été écrit par Geoffroy

Le taux d’équipement des cabinets d’avocats en matière de logiciel CRM est en pleine croissance en Europe. Ils ont, en effet, besoin de compiler des informations provenant de différentes sources et de toutes les centraliser dans un outil unique afin d’avoir une bonne connaissance des dossiers, de l’actualité légale, ou encore des différents business models.

Le logiciel CRM est un précieux allié pour établir des cibles de clients potentiels, pour comprendre leurs besoins et créer des relations pérennes. Le tout basé sur un fort niveau de proximité client, de confiance et de transparence. Le CRM permet ainsi à toutes les entreprises, et notamment aux cabinets d’avocats, de développer et d’entretenir une relation de qualité avec leurs clients. Au quotidien, une solution CRM permet aux associés et à leurs équipes de délaisser les tâches à faible valeur ajoutée pour faire ce qu’ils font de mieux. Défendre les intérêts de leurs clients. Faire respecter les droits, les libertés de chacun.

Pourquoi s’équiper d’un CRM quand on est un cabinet d’avocats ?

Centraliser vos données clients

Un logiciel CRM vous permet de suivre et d’intégrer rapidement tous les échanges que vous et votre équipe juridique pourriez avoir avec un client existant ou potentiel. Les cabinets d’avocats en croissance ne peuvent plus se permettre d’ignorer la nécessité d’un outil central pour gérer toutes les relations du cabinet.

Organiser les étapes d’un dossier

Ce point est particulièrement pertinent lorsque vous rencontrez un client et que vous souhaitez faire un suivi approprié. Avec un CRM, vous pouvez définir des notes de rappel pour le contacter et lui attribuer des échéances et des objectifs. Ainsi, vous pouvez clairement vérifier l’avancement du dossier en vous connectant au CRM et en consultant la fiche client. Cela est particulièrement bénéfique pour accompagner la croissance de votre cabinet.

Garder une trace de tous les documents au même endroit

Lorsque vous avez un dossier en cours, vous avez généralement des dizaines de documents. Et il n’est pas toujours facile de les classer, de les récupérer ou même de les partager avec vos collègues. Avec un bon logiciel CRM, les documents peuvent facilement être organisés en dossiers, partagés avec l’équipe concernée, supprimés, archivés ou modifiés. On parle alors de gestion documentaire.

Mettre en place des actions automatisées de marketing

Vous pourriez penser que le marketing n’est pas au cœur d’un cabinet d’avocats.  Et, d’ailleurs vous avez déjà beaucoup d’autres choses à faire au quotidien. Cependant, vous devez « faire du bruit » sur le fait que votre cabinet est le meilleur pour défendre les intérêts de chacun. Ainsi, lorsqu’une personne aura besoin de conseils ou d’une représentation juridique, elle pensera d’abord à vous. Avec un bon CRM, vous pouvez facilement automatiser les actions marketing afin qu’elles ne vous prennent pas beaucoup de temps. Ainsi, vous gagnerez du temps pour plaider, voire même prospecter.

Suivre chaque interaction client et comprendre tous les aspects de son engagement

Si vous êtes avocat, vous devez non seulement améliorer votre travail quotidien pour traiter au mieux les différents cas. Mais vous devez également développer votre cabinet et vous assurer de transformer les prospects en clients. Et même si aucun d’eux ne le souhaite, votre enjeu est de les fidéliser. Avec un CRM, vous pourrez analyser la qualité de service client et piloter les activités de l’équipe. Il vous donnera des informations en temps réel sur la communication entre vos clients et le cabinet.

Un CRM adapté aux cabinets d’avocats : Efficy CRM bien sûr !

Chez Efficy, nous avons appris à bien connaître les enjeux et problématiques des cabinets d’avocats. De là est né une activité verticale dédiée aux cabinets d’avocats. Découvrez nos références clients.

Relations spécifiques aux dossiers juridiques

Efficy CRM permet d’ajouter un lien entre une identité (contact / entreprise) et un fichier. Il existe différents types de relations possibles entre une identité et un dossier : références légales, rôle dans le cas, référence de facture… Efficy CRM a créé un développement spécifique aux cabinets d’avocats. Tout est donc prédéfini automatiquement. Vous gagnez ainsi du temps.

Facturation au temps réel

Dans notre outil dédié aux avocats, la saisie du temps est effectuée à des fins de facturation. Nous avons ainsi créé le « chronomètre ». Il permet à tous les utilisateurs du CRM de mesurer avec précision le temps passé à faire quelque chose. L’utilisateur qui souhaite enregistrer l’heure clique sur le bouton « démarrer le chrono ». Et lorsqu’il a terminé sa tâche, il clique sur le bouton « arrêter ». Le compteur s’arrête et une nouvelle action s’ouvre. Bien sûr, l’utilisateur peut ensuite le lier à un dossier, un contact, une société, etc.

L’intégration CTI

Directement liée au point ci-dessus, notre CRM peut aussi s’interfacer avec une solution de CTI (couplage téléphonie-informatique). L’intégration CTI définit la personnalisation effectuée pour la gestion des appels téléphoniques. Une action de minuterie est générée en fin de conversation pour mesurer la durée de l’appel (en tenant compte de la durée numérique).

Feuille de temps

La feuille de temps est le « formulaire de saisie du temps » qui centralise, pour chaque utilisateur, le temps travaillé sur un fichier.

  • Il est nécessaire d’indiquer le dossier sur lequel imputer le service. Une liste déroulante affiche les derniers dossiers consultés par l’utilisateur.
  • Le temps passé sur un dossier doit être mentionné. Celui-ci suit la règle des 6 minutes.
  • La description de l’activité est obligatoire.
  • La langue du dossier, renseignée automatiquement, permet à l’avocat de savoir dans quelle langue il doit rédiger les descriptions.
  • La référence du dossier se met à jour automatiquement pour un suivi plus précis.

Facturation

Nous avons créé un module de facturation dédié aux cabinets d’avocats avec plusieurs fonctionnalités :

  • Permettre la génération de la facture finale, avec le détail des services, en fonction de l’utilisateur
  • Simplifier la gestion des frais, débours et coûts externes
  • Automatiser le processus de contrôle et de validation de la facture
  • Permettre la facturation « en vrac »
  • Générer des notes de crédit
  • Possibilité de se synchroniser avec un système comptable

 

En synthèse, le besoin en solution CRM se développe rapidement dans l’écosystème juridique. Les cabinets d’avocats en croissance ne peuvent plus se permettre d’ignorer la nécessité d’un outil unique et central pour gérer toutes les relations du cabinet. Si vous souhaitez plus d’informations sur les solutions du groupe Efficy, envoyez-nous un email à l’adresse marketing@efficy.com.

 

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