Efficy CRM, uw software voor elektronisch documentenbeheer

Efficy CRM, the Document Management Software

Efficy CRM, uw software voor elektronisch documentenbeheer

Sla uw bestanden op in Efficy CRM, maak van uw organisatie een kantoor zonder papier

Heeft elk van uw medewerkers zijn eigen manier om documenten te klasseren? Vindt u de boomstructuur van Windows te vaag en te lastig?

Software voor elektronisch documentenbeheer biedt hulp om uw documenten te klasseren en te beheren. Verlies geen tijd meer met lange zoektochten naar een document. En kopieer geen bestanden meer naar meerdere mappen!

Efficy CRM, uw software voor elektronisch documentenbeheer! Sla uw bestanden op in Efficy CRM, maak van uw organisatie een kantoor zonder papier!!

Heeft elk van uw medewerkers zijn eigen manier om documenten te klasseren? Vindt u de boomstructuur van Windows te vaag en te lastig? !

Software voor elektronisch documentenbeheer biedt hulp om uw documenten te klasseren en te beheren. Verlies geen tijd meer met lange zoektochten naar een document. En kopieer geen bestanden meer naar meerdere mappen! !

Met software voor documentenbeheer zoals Efficy CRM zijn uw documenten in een centrale databank opgeslagen en altijd beschikbaar om geconsulteerd te worden – op het Intranet van uw organisatie en vanaf het Internet.

Ontdek waar elektronisch documentenbeheer voor staat en de samenwerking in uw bedrijf zal erop verbeteren!

Wat is software voor documentenbeheer eigenlijk?

DDocument Management Software (“DMS”) of Electronic Document Management (“EDM”) is een oplossing waarmee u documenten elektronisch opslaat, beheert en traceert. U herleidt de rol van papieren documenten of schakelt die helemaal uit. De meeste DMS-systemen houden de verschillende versies van een document bij: welke gebruikers creëerden en wijzigden bepaalde documenten?

We beschrijven de kenmerken van Efficy CRM en zijn document module.

Een kwestie van economie

Maakt u gebruik van een Windows PC of macOS computer? Bezit u een iPhone of een Android smartphone? Verkiest u OpenOffice boven Microsoft Office?

Het doet er niet toe welke keuzes u maakt: Efficy CRM past zich aan uw technologische voorkeuren aan...

Efficy is één van de meest open CRM-pakketten op de markt; de software integreert meerdere technologische “werelden”.

Wil u het werken met papier in uw organisatie aan banden leggen? Efficy CRM ondersteunt alle Twain en netwerk scanners en faxen. Zo reduceert u de papieren workflows binnen en buiten uw bedrijf.

Uw medewerkers krijgen met Efficy CRM snelle, permanente toegang tot de bedrijfsdocumenten van velerlei aard – e-mailberichten, briefwisseling, interne documenten enz.

Na data komen metadata

Dankzij een dynamisch beheer van de metadata onderscheidt Efficy CRM uw documenten naargelang hun type. Het kan gaan om bestellingen, facturen, contracten, offertes enz.

De multidimensionele structuur van Efficy maakt een totaal nieuwe manier van klasseren mogelijk. U bent niet langer beperkt tot de ééndimensionele boomstructuur van Windows.

U kunt met Efficy documenten hechten aan verschillend objecttypes zoals dossiers, klanten, contactpersonen enz. En er staat geen limiet op het aantal koppelingen! Zie elke koppeling als een brug die uw informatie met elkaar verbindt.

Toegang tot de documenten

DMS-systemen staan garant voor een makkelijke, ogenblikkelijke toegang tot de documenten. Elke “brug” fungeert als een nieuwe gelegenheid om op ondubbelzinnige wijze relevante informatie terug te vinden.

DMS ondersteunt “full-text” zoekopdrachten binnen de documenten – zelfs wanneer het om PDF bestanden gaat. Door de multidimensionele opslag te combineren met dit soort “brute” opzoeking biedt Efficy u een extra zoekmethode aan.

Alle documenten zijn opgeslagen in de databank: door een backup te maken van uw databanken zijn uw documenten mee beveiligd! En u geniet van een maximale veiligheid wanneer u ervoor kiest uw databank in ons data center om de 15 minuten te kopiëren.

De toegang tot uw documenten kan natuurlijk worden beschermd. Onbevoegde personen krijgen informatie die hen niet aanbelangt nooit te zien.

Hoe zit dat met de samenwerking?

Software voor documentenbeheer moet in staat zijn om bestaande documenten van allerlei externe toepassingen – de tekstverwerker Microsoft Word, het rekenblad Excel enz. – in te invoeren vanaf PCs, netwerkstations enz.

Bij Efficy CRM zit dat zo: de gebruikers krijgen toegang toe en werken met documenten via het Internet. Van zodra een gebruiker “on-line” is kan hij met documenten aan de slag!

Efficy CRM verhindert dat gebruikers documenten beschrijven of wissen terwijl een andere gebruiker die geopend heeft. Efficy slaat ongeveer elk documenttype op in het “natieve” bestandsformaat. De verschillende versies van een documenten worden behouden zodat u altijd een vorige versie kunt herstellen.

U kunt documenten koppelen met andere documenten en met dossiers. Zo bundelen gebruikers bestanden tot logische groepen. Het is alsof u bladwijzers en snelkoppelingen maakt naar documenten die u frequent nodig heeft.

Even over veiligheid en toegang

De gebruikers kunnen zich “abonneren” op bepaalde documenten en dossiers: ze worden dan verwittigd telkens die bestanden of mappen worden aangepast met updates, nieuwe versies of nieuwe bestanden.

Telkens een bestand wordt aangepast of een bestand aan het dossier wordt toegevoegd, wordt de geabonneerde gebruiker hiervan per e-mailbericht op de hoogte gebracht: hij verneemt wie iets gewijzigd heeft en beschikt over een veilige maar rechtstreekse hyperlink naar het document of het dossier.

De gebruikers kunnen een alarm, een herinnering toevoegen aan een document dat in de toekomst hun aandacht nodig heeft. Denk bijvoorbeeld aan de hernieuwing van een contract!

Efficy CRM maakt gebruik van een workflow om documenten te herzien en goed te keuren die de input van meerdere auteurs, herlezers en goedkeurders vergen eer ze klaar zijn voor algemene verspreiding.

Die workflow verstuurt goed te keuren documenten naar één of meerdere gebruikers. De goedkeurders aanvaarden of verwerpen het document en voegen hun opmerkingen en feedback toe.

Bij dergelijke documenten is de publicatie afhankelijk van de goedkeuring: wanneer de eerste versie van zo’n document wordt ingevoerd, zullen alle documenten van hetzelfde type een goedkeuring vergen om te worden verspreid.

Die workflow maakt ook gebruik van observatoren. Ze kunnen de vooruitgang van een document traceren terwijl het bestand de verschillende stappen doorloopt en hebben toegang tot de opmerkingen en feedback.

De gebruikers kunnen enkel die documenten opzoeken en openen waavoor ze de nodige rechten hebben.

Voor dit alles hebt u enkel een standaard webbrowser zoals Google Chrome, Microsoft Internet Explorer en Mozilla Firefox nodig.

De software kan veilige hyperlinks naar documenten en bestanden e-mailen naar medewerkers, partners, leveranciers en klanten.

U kunt van de evolutie van een document op de hoogte blijven, herinneringen instellen voor bepaalde documenten, documenten voor u reserveren zodat niemand anders ze kan wijzigen en een cyclus van herziening en goedkeuring van documenten doorlopen.

Efficy CRM is uitgerust met een automatisch systeem van documentversies: telkens een document wijzigt wordt een nieuw versienummer toegevoegd. Maar u kunt ook handmatig, manueel controle uitoefenen op de verschillende versies om grote en kleine versieverschillen van documenten te onderscheiden.

De historiek van een document

U kunt verouderde documenten in het systeem laten; markeer ze wel als “gearchiveerd”.

Efficy CRM houdt bij wie welke documenten raadpleegde: u kunt steeds nagaan wie een document las, wiste of verplaatste, wie het bestand of de metadata aanpaste.

Een document wissen kan enkel indien de retentiedatum verstreken is of wanneer een toegewijde archivaris/documentalist dat aanvaardt.