De module Documenten van Efficy CRM - Efficy CRM

De module Documenten
van Efficy CRM

De wereld van harde schijven en mappen is voorbij. Werk samen in real time met de module Documenten van Efficy CRM

Een onderneming is geen statisch gegeven. Medewerkers krijgen een promotie, verlaten het bedrijf of veranderen van functie. En ze beschikken allemaal over een berg aan informatie onder de vorm van documenten.

U bevindt zich niet (fysiek) in het hetzelfde kantoor, maar moet toch dringend met enkele collega’s samenwerken op bepaalde documenten? Efficy CRM heeft hier een oplossing voor!

Verspreid coherente documenten die uit merkimago uitdragen

Het vergt een reële investering om coherente, kwaliteitsvolle documenten – offertes, nieuwsbulletins of uitnodigingen – te produceren. En bij het klasseren en archiveren van die vele documenten loopt het vaak fout: de mappenstructuur is niet helder, documenten raken verloren, men botst op verouderd materiaal enz. Welnu, Efficy’s module voor documentenbeheer is dé oplossing!

Efficy CRM bevat een geavanceerde oplossing voor documentbeheer die zelfs nieuwe documenten genereert op basis van “intelligente” sjablonen. Offertes en complexe, lange contracten kunt u genereren met één muisklik; die documenten zijn bovendien helemaal gepersonaliseerd en gebaseerd op up-to-date informatie over de producten en hun huidige prijzen.
None-Invoices
Efficy CRM zorgt voor een perfecte integratie met alle Microsoft Office programma’s. U kunt garanderen dat uw huisstijl wordt toegepast en u geniet tegelijk van de gegevens die in Efficy opgeslagen zijn (adressen, referenties en diverse datavelden).

Met deze functionaliteit creëert u een documentsjabloon met gegevensvelden. Wanneer u een document produceert worden die velden automatisch vervangen door de corresponderende data: de naam van de klant, het facturatieadres, het referentienummer van het dossier of document worden ingevuld enz. Alle documenten die u aan de hand van een sjabloon genereert getuigen van dezelfde lay-out én zijn gepersonaliseerd omdat ze gebruik maken van de gegevens in uw databank.

Centraliseeer uw documenten

In vele bedrijven hanteert elk persoonslid zijn eigen manier om documenten te bewaren.

Onvermijdelijk gaat zo een schat aan informatie verloren, en de werknemers voeren lange, moeizame zoektochten uit om de hand te leggen op het onmisbaar document... dat ze mogelijk zelf hebben opgesteld!

Efficy CRM maakt hier een einde aan. De documenten worden opgeslagen in de centrale databank en kunnen te allen tijde geraadpleegd worden. Het CRM-systeem slaat de precieze locatie van elk document en een relationele link op. Een document terugvinden is een bagatel.

Uw documenten zijn beveiligd: onbevoegde personen krijgen geen toegang tot vertrouwelijke informatie. U kunt meerdere zoekcriteria van Efficy CRM combineren om documenten bliksemsnel, ogenblikkelijk terug te vinden.

Beheer verschillende documenttypes

Behoud het overzicht op een breed gamma aan documenten – offertes, bestelbonnen, contracten, facturen enz. – met referentienummers waarbij de referentie het documenttype aangeeft en een uniek volgnummer bevat.
None-Docs
Externe documenten zoals bijvoorbeeld facturen kunnen efficiënt beheerd worden met Efficy CRM. Digitale documenten zoals PDF bestanden worden rechtstreeks in het systeem gearchiveerd, papieren materiaal wordt eerst gescand. Elk document wordt geïndexeerd.