ROI van evenementen verhogen dankzij CRM – Blog Efficy
evenementen-roi

ROI van evenementen verhogen dankzij CRM

 

In een goede marketingmix mogen evenementen niet ontbreken. Of dit nu webinars, ontbijtsessies of (grote) congressen zijn, evenementen zijn bij uitstek de ideale gelegenheid om in direct contact met klanten, prospecten en potentiele leads te komen. Ondanks dat evenementen vooral een ‘het was leuk’ gehalte hebben, wilt u uiteindelijk ook de event ROI meten. Een CRM-oplossing is hierbij onmisbaar.  

 

Evenementen, meer dan een gezellig dagje uit

Voor veel mensen zijn evenementen vaak een moment van ontsnapping van de dagelijkse professionele taken. Even weg van kantoor, andere mensen leren kennen en inspiratie op doen. En natuurlijk, die lekker lunch of aangename borrel aan het eind van de dag. Voor u is het echter de ideale gelegenheid om uw bedrijf, product of service kenbaar te maken op een rechtstreekse manier. Het is voor u echter ook een investering, niet alleen financieel, maar ook van tijd. Locatie zoeken, programma samenstellen, boeiende sprekers vinden, catering regelen, uitnodiging uitsturen… Het toverwoord hier is: plannen. Het plannen van taken, personele inspanning en timing om zodoende tot een maximale event roi te komen.

 

CRM als motor voor de organisatie van uw evenementen

Een evenement valt of staat met een goede voorbereiden. Een CRM is hierbij de ideale tool. U gaat natuurlijk niet in zee met de eerste leverancier die u op het internet tegenkomt, maar vraagt minstens drie offertes op. In een CRM kan door middel van projecten alle uitgaande aanvragen koppelen aan de ontvangen offertes. Daarnaast helpt de projectkalender iedereen te houden aan de deadlines en kunnen ‘milestones’ als kritieke momenten dienen. Ook het opvolgen van de kosten kunnen in het CRM worden opgevolgd. Doordat ieder teamlid werkt in hetzelfde project, is iedereen op de hoogte van de stand van zaken en kunnen taken individueel toegewezen worden, maar door iedereen opgevolgd worden. Zo wordt verloren communicatie vermeden. Een belangrijk aspect van de voorbereiding is het klaarzetten van de evenementenpagina waar genodigden het programma, de sprekers en praktische informatie op terug kunnen vinden. Hou deze pagina aantrekkelijk, kort en krachtig, mét de mogelijkheid om meteen in te schrijven zonder terug te moeten naar de uitnodiging.

 

Meten is weten

Nu het hele project is voorbereid in het CRM bent u klaar om de uitnodiging te verzenden. In het CRM kan hiervoor gebruik worden gemaakt van de campagnemodule die weer gekoppeld is aan het project.  Maar voordat de uitnodiging verzenden wordt moet u duidelijk de doelstelling(en) voor ogen hebben. Wat wil ik met mijn evenement bereiken? Nieuwe leads? Upsell/crosssell van bestaande klanten? Brand awareness? In principe een combinatie van de drie. Ook bij event roi is meten weten. Wat het doel ook is: bepaal duidelijk de doelstellingen vooraf. Meten heeft enkel zin als u weet wat u wilt meten.

 

Drie vaste indicatoren

Elk evenement heeft eigen doelstellingen en dus ook eigen indicatoren om te meten. Echter, voor elk evenement gelden drie indicatoren die altijd gemeten kunnen en moeten worden bij de roi voor events.

 

  1. De aanmeldingen of inschrijvingen

Het aantal inschrijvingen is een goede indicator voor de populariteit van het evenement, het programma, de sprekers etc. Hoe vlotter de inschrijvingen binnenstromen, des te meer u op de goede weg bent met het evenement. Natuurlijk dient er ook naar de kwaliteit van de inschrijvingen gekeken te worden. Zijn het potentiële leads? Of zijn het enkel bestaande klanten? Ook hier is de doelstelling die is gesteld doorslaggevend voor wat als kwalitatief beschouwd wordt.

 

  1. Het aantal aanwezigen en no-showpercentage

Goed, het objectief qua inschrijvingen is gehaald, of liefst overtroffen. Maar dan? Er zijn altijd ‘no shows’, mensen die zonder iets te laten weten gewoon niet op komen dagen. Zonde van de catering en toch altijd een teleurstelling. De ervaring leert dat te rekenen op een derde van de inschrijvingen. Door de aanwezigheidslijst goed bij te houden weet u wie er aanwezig is geweest en wie de ‘no shows’ zijn. Ga niet alleen af op de getallen, maar kijk ook hier weer naar de kwaliteit van de aan- en afwezigen. Zijn er mensen geweest die wel een meerwaarde voor mijn business geweest zouden zijn? De aanwezigen, zijn dat alleen maar gezelligheidsbezoekers die op ieder event aanwezig zijn? Oftewel: hebben zij bijgedragen aan mijn doelstelling?

 

  1. De tevredenheid

De laatste vaste indicator is het meten van de tevredenheid. Hierbij is een korte enquête in combinatie met een NPS een ideale follow-up. Enerzijds meet u hoe de aanwezigen het evenement hebben ervaren, anderzijds kunt u al voorzichtig de temperatuur meten of ze volgend jaar terugkomen en of het in positieve zin heeft bijgedragen aan het merk. Schroom ook niet om de ‘no shows’ aan te schrijven om te laten zien wat ze hebben gemist én te vragen waarom ze niet zijn geweest.

 

Data van uw evenement omzetten in ROI met uw CRM

Na uw evenement zit u op een berg waardevolle data. Inschrijvingen, aanwezigen, no shows, tevredenheid enquête, NPS resultaten… En dat is enkel nog maar de data die bij ieder evenement van toepassing zijn. Tel daarbij ook nog eens de evenement specifieke data bij op. Deze data op zichzelf in allemaal verschillende bestanden en formaten zeggen niet zoveel over het evenement. Stop deze in een CRM en het wordt zichtbaar.

Met een CRM kan de data van de campagne en het project, oftewel het evenement, namelijk gestroomlijnd worden. In de campagne heeft u namelijk alle genodigden en daarin de actualisatie van de aan- en afwezigen. In uw project heeft u de kosten, via timesheets de tijd die taken in beslagen hebben genomen en dus de personeelskost. Via dynamische dashboards, zoals bijvoorbeeld die van Qlik Sense die gebruikmaken van Business Intelligence, kunt u op een dynamische manier de roi van uw event weergeven. En niet alleen dat, ook potentiële leads komen door rapportering bovendrijven.

 

Meer dan fun

Evenementen zijn meer dan leuke ontmoetingen alleen. Ze maken deel uit voor een doordachte en evenwichtige marketingstrategie en horen in de marketingmix. Hou er rekening mee dat de organisatie veel tijd in beslag neemt en dat vooraf duidelijke doelstellingen definiëren essentieel is om de ROI van het event nadien te kunnen meten.