Vistapaint en Tribe: perfecte receptuur voor efficiëntie
VISTAPAINT B.V. is een leverancier van verfspecialiteiten, plamuren en pleisters. Het Nederlandse bedrijf verdeelt zowel eigen merken en recepturen als producten van partners aan groothandels in de Benelux. Groei, duurzaamheid en vernieuwen zitten diep verankerd in het dna van het bedrijf. Dat zie je aan alles: het energiezuinige bedrijfspand, het aanbod biogebaseerde producten, maar ook aan de manier van werken. Bij dat laatste speelt Tribe een cruciale rol.
In 1953 door Leo Reichert opgericht en ondertussen geleid door zonen Roderick en Lodewijk: Vistapaint is een familiebedrijf pur sang. Het bedrijf is continu op zoek naar groei en maakt die ambitie ook waar: het pand in Voorburg was al snel te klein en is intussen ingeruild voor een hypermodern gebouw in Nootdorp. Van daaruit levert Vistapaint verfspecialiteiten aan groothandels in de hele Benelux. Door de focus op nicheproducten is ook technisch advies een belangrijk onderdeel van wat het bedrijf doet.
-
“De CRM tool bood veel positieve aandachtspunten: van het registreren en opvolgen van klantgegevens, rapportages, klachten en adviezen tot uitgebreide automatiseringsmogelijkheden.”
Nood aan een centraal CRM-systeem
Samen met de groei kwam de noodzaak voor een CRM-systeem. Ron Versteeg, projectmanager bij Vistapaint, begeleidde de zoektocht en implementatie: “Tot zo’n vier jaar geleden hadden we geen CRM-systeem. Door het verkrijgen van veel data op o.a. klantniveau, kwamen deze data overal in verschillende mappen, lokaal op de computers, in persoonlijke mailboxen of/en in het ERP systeem terecht. Er was dus geen vaste locatie om deze data gestructureerd op te slaan. Hierdoor konden collega’s de gewenste data niet eenvoudig terugvinden. Vistapaint had daarom één centraal CRM-systeem nodig.”
Puzzelstukken vallen in elkaar bij Tribe
“Vistapaint is toen gaan kijken voor welke doeleinden wij zo’n CRM-systeem precies wilden/konden gebruiken. Er zijn diverse gesprekken geweest met verschillende leveranciers”, gaat Ron verder. “Bij Tribe CRM vielen de puzzelstukken in elkaar. De tool bood veel punten aan wat Vistapaint nodig kon hebben: van het registreren en opvolgen van klantgegevens, rapportages, klachten en adviezen tot uitgebreide automatiseringsmogelijkheden. Bovendien lagen de maandelijkse kosten een stuk lager dan bij andere systemen én was er een goede klik met de mensen van efficy – ook niet onbelangrijk als je zo’n investering doet.”
Efficiënter samenwerken
Tribe wordt bij Vistapaint gebruikt door vier afdelingen: het magazijn, de klantenservice, de vertegenwoordigers en Techniek & Advies (met als toekomst de Afd. Marketing). “Het verlenen van technische adviezen is een belangrijk onderdeel van het werk. De vertegenwoordigers gaan bij klanten langs om de situatie in kaart te brengen, terwijl de specialisten op kantoor de juiste oplossing onderzoeken en de meest geschikte producten aanbevelen met de juiste applicatie op de ondergrond.”
Dankzij Tribe verloopt die wisselwerking efficiënter. “Vertegenwoordigers maken in Tribe zijn/haar bezoekrapporten m.b.t. de klant, waardoor deze intern geraadpleegd kunnen worden voor extra informatie bij de desbetreffende klant,” legt Ron uit. “Als een vertegenwoordiger een advies heeft verleend bij een klant, wordt deze in het adviessysteem ontwikkeld en vervolgens door één van de techneuten op kantoor gecontroleerd, waar nodig aangepast (in overleg met de vertegenwoordiger) en uiteindelijk goedkeurt, daarna krijgt de vertegenwoordiger automatisch een melding via e-mail. Deze automation/koppeling met Outlook valt enorm in de smaak bij de vertegenwoordigers: zij hoeven hierdoor zelf niet meer op zoek te gaan naar het advies en apart in te loggen in Tribe CRM, zij komen met één klik bij het juiste advies terecht.”
“De automation om een bevestiging van een advies door te sturen via Outlook valt enorm in de smaak bij de vertegenwoordigers: met één klik via de mail komen zij bij het juiste advies in het Tribe CRM systeem terecht.”
Ook de opvolging van klachten en de rapportering verlopen nu veel gestroomlijnder. “In één oogopslag ziet iedereen wat er speelt,” zegt Ron. “Dat stelt de teams niet alleen in staat sneller en gerichter actie te ondernemen, de directie krijgt ook beter inzicht in de werking van het bedrijf.” Zelf vindt Ron de flexibiliteit van de dashboards echt een pluspunt: “Dankzij de widgets kan je ze helemaal inrichten zoals je wilt. Alles wat ik nodig heb, is in enkele klikken inzichtelijk te raadplegen. Ik zie meteen wie welke klachten opvolgt, wat de status van een advies is, welke acties nog openstaan, enz.”
Iedereen actief betrekken
Zo goed het nu loopt, zo moeizaam liep het in het begin, weet Ron nog. “Veel medewerkers vonden het te veel werk. Vertegenwoordigers bijvoorbeeld, die willen gewoon de baan op: klanten bezoeken en verkopen. Zij zagen een CRM systeem eerder als extra administratie en werk, dan als een hulpmiddel.”
“Het is belangrijk iedereen van bij het begin actief te betrekken in zo’n project. Met infosessies groeide het draagvlak stap voor stap.”
Ron vond het dan ook belangrijk iedereen van bij het begin actief te betrekken. “Je moet elke afdeling, elk individu meenemen in zo’n project. Daarom organiseerde ik verschillende sessies. Ik liet zien wat een dashboard is, hoe het zoeken verloopt, hoe je een klant toevoegt, een klacht aanmaakt, enz. Ik vroeg naar ieders ervaringen en keek hoe ik meer duidelijkheid kon geven. Zo groeide het draagvlak stap voor stap.”
Ondertussen zijn dus ook de sceptici van het eerste uur overtuigd. “Hoe meer het systeem gebruikt wordt, hoe beter het gevuld wordt, hoe meer voordeel iedereen eruit haalt. Door het effectief te gebruiken merkten steeds meer medewerkers dat het eigenlijk een handige tool is. Het is gewoon veel fijner werken nu, hoor ik overal. Klantgegevens, rapporten, verslagen van een bezoek, klachten … Je vindt alles meteen terug in het Tribe CRM systeem. Dat bespaart niet alleen tijd, maar maakt het werk ook een stuk eenvoudiger en aangenamer.”
Support, updates en inspiratie
Als wij Ron vragen of hij Tribe zou aanbevelen, hoeft hij niet lang na te denken. “Zeker! De implementatie verliep heel soepel en de support is sterk en betrouwbaar. Ik ben fan van het ticketsysteem: als iemand van de support afdeling afwezig is, pakt een collega het moeiteloos over. Het is ook leuk te zien dat efficy Tribe verder blijft ontwikkelen, dat er geregeld updates zijn en dat er features blijven bijkomen. Dat betekent dat wij als bedrijf ook kunnen doorgroeien met dit systeem.”
“Er zijn geregeld updates en er blijven features bijkomen. Dat betekent dat wij als bedrijf ook kunnen doorgroeien met dit systeem.”
Naast de tool en de ondersteuning, waardeert Ron ook de extra’s: “De webinars zijn een mooi voorbeeld. Je ziet hoe bedrijven uit heel andere sectoren – chemiebedrijven, autobedrijven, ziekenhuizen, … – met het systeem ‘Tribe’ werken. Het is interessant om die cases te horen en er zelf weer van te leren. Daarin is het ook belangrijk dat Tribe CRM zich continue blijft door ontwikkelen en verbeteringen aan blijft brengen op basis van feedback.”
Verdere ambities
Nu Tribe enkele jaren in gebruik is, is Vistapaint bezig met de volgende stappen.
“We werken momenteel volop aan een centraal PIM-systeem (Product Information Management), waarin we ons ERP-systeem, ons WMS-systeem (Warehouse Management System), Tribe en nog andere tools willen integreren. Dat zal onze efficiëntie verder opdrijven.”
En ook op marketingvlak ziet Ron nog veel kansen: “Ik wil Tribe ook integreren in onze marketingaanpak. Alle klantgegevens zitten in het CRM-systeem en zijn up-to-date, het is dus de ideale basis om mailings en nieuwsbrieven te versturen. Dat is dus zeker een aspect dat we in de nabije toekomst gaan benutten,” besluit hij.
Tribe, méér dan een CRM-platform
Tribe is een aanpasbaar platform dat jou de controle geeft, zonder ook maar één regel code.
Van onze plug-and-play-implementatie tot een gepersonaliseerde werkplek, Tribe past zich aan de unieke behoeften van je verkoop-, marketing- en klantenserviceteams aan.
-
"We zijn gestart met het importeren van relatiegegevens, leveranciers en verkoopkansen. Eerst de basis neerzetten en daarna, stapsgewijs, dashboards en widgets toevoegen."
-
“Tribe viel op met een gestructureerde, professionele aanpak en een platform dat bij onze manier van werken past.”
-
Wat het platform van efficy voor Duisenburg heeft opgeleverd is dat ze zelf met suggesties komen én constant doordenken over hoe ze kunnen zorgen dat workflows en overzichten nog beter worden.
Een CRM aangepast aan uw sector
Of u nu een bank, een vereniging, een groot bedrijf of een KMO bent, er is een Maxo-oplossing voor u!
