Hoe Tribe een kettingreactie van productiviteitsverbeteringen op gang brengt
In 2014 ontwikkelde Jolanda Peters samen met haar dochter een eenvoudige planagenda die direct rust en structuur bracht. Wat begon als een oplossing aan de keukentafel groeide uit tot Plenda: een vertrouwde naam in het onderwijs op het gebied van plannen en organiseren. Waar traditionele agenda’s zich beperken tot het noteren van afspraken en huiswerk, helpt de Plenda agenda het huiswerk op te delen in taken en hier een overzichtelijke planning van te maken. Toen Bart Plantinga als consultant bij Plenda begon, kon hij zijn ervaring in het ontwikkelen van lesmateriaal en digitale leeromgevingen inzetten om de volgende stap te maken met Plenda.
Samen met het team werd de Plenda Route ontwikkeld, een digitale lesmethode waarmee leerlingen op hun eigen manier werken aan planning- en organisatieskills. De methode biedt persoonlijke begeleiding voor leerlingen én ondersteunt docenten bij het coachen van dit leerproces. Naast de fysieke agenda’s en werkboeken biedt Plenda ook een digitale app. Daarmee kunnen gebruikers taken plannen, huiswerk opdelen en voortgang bijhouden. De combinatie van fysiek en digitaal maakt de producten toekomstbestendig en sluit naadloos aan bij de gewoontes van jongere generaties. “Het gaat ons niet alleen om een handige agenda. We willen mensen helpen om grip te krijgen op wat ze erin zetten.”
-
“Als ondernemer maak je altijd een kosten-batenanalyse. Bij Tribe is de winst in tijd en inzicht meteen zichtbaar.”
De weg naar groei
Vanuit de overtuiging dat Plenda een sterk product is dat aansluit bij de uitdagingen van deze tijd, is het bedrijf van Bart Plantinga begin 2025 gaan participeren in Plenda. Daarmee werd een volgende stap gezet in de professionalisering van de organisatie. Een toegewijd team richt zich sindsdien op relatiebeheer met scholen, productontwikkeling en campagnes om nieuwe doelgroepen te bereiken. Daarbij blijft het onderwijs de belangrijkste afnemer. “Scholen kopen ieder jaar opnieuw agenda’s voor hun leerlingen. Dat vraagt om sterke relaties en continu vertrouwen,” aldus Plantinga.
Tegelijkertijd ziet hij een duidelijke verschuiving: de particuliere markt groeit snel. Naast scholen zijn steeds meer ouders op zoek naar middelen om het leerproces van hun kinderen te ondersteunen. Dankzij de vernieuwde website en gerichte campagnes weten zij Plenda steeds beter te vinden.
Om deze groei goed te begeleiden, stapte Plenda over van PerfectView naar Tribe CRM.
Van papier naar digitaal – en alles ertussenin
De producten van Plenda zijn uniek omdat ze een brug slaan tussen fysiek en digitaal. Van overzichtelijke planners tot een app waarmee leerlingen taken opdelen en afvinken. Dat vraagt om maatwerk en automatisering – óók achter de schermen.
Iedere demo-aanvraag voor het digitale lesmateriaal zet nu automatisch meerdere processen in gang:
- de aanvrager krijgt direct een bevestigingsmail
- de logistiek medewerker ontvangt een pakbon voor de fysieke agenda
- de salesmedewerker krijgt een taak om na te bellen
- en de contactpersoon stroomt in een geautomatiseerde e-mailflow via Apsis het marketingplatform van moederorganisatie efficy.
“Die flow is goud waard,” legt Plantinga uit. “Waar iemand vroeger misschien verdween in een algemene nieuwsbrief, krijgt hij nu meteen tips, tricks en motivatie om het product echt te gebruiken. Alles volledig geautomatiseerd vanuit Tribe.”
Overzicht, snelheid en structuur
Voor Bart is dat precies de kracht van Tribe: “Het systeem levert ons een aaneenschakeling van productiviteitsverbeteringen op. Vroeger ging er veel tijd verloren aan handmatige taken. Nu hebben we overzicht, snelheid en structuur.”
Of het nu gaat om het slim segmenteren van particuliere klanten, of het klaarzetten van campagnes: Tribe maakt processen schaalbaar en betrouwbaar. “We kunnen met hetzelfde team veel meer kunnen doen,” zegt Bart.
Ook complexere administratieve processen worden in Tribe gestroomlijnd. Denk aan verschillende btw-tarieven voor lesmateriaal en fysieke producten, of het verwerken van kortingen. “Dat kun je in Tribe precies maken zoals je het wilt,” zegt Plantinga. “Voor ons was die flexibiliteit doorslaggevend.”
Waarde en resultaat
De voordelen van Tribe zijn voor Plenda direct merkbaar:
- Efficiëntie: taken zoals het aanmaken en versturen van pakbonnen verlopen volledig automatisch.
- Inzicht: dashboards geven realtime overzicht van demo-aanvragen, offertes en bestellingen, cruciaal tijdens de drukke bestelperiode voor het onderwijs.
- Productiviteit: medewerkers besteden minder tijd aan repetitief werk en meer aan hun expertise, zoals relatiebeheer en productontwikkeling.
Toekomstplannen
Plenda kijkt verder vooruit. Het doel is altijd om onze producten te verrijken en uit te breiden naar nieuwe doelgroepen. Onze ambitie reikt daarbij verder dan het onderwijs in Nederland.
Daarbij blijft het leveren van passende producten en diensten de kern. “Met Tribe hebben we één omgeving voor verkoop, support en klantrelatiebeheer,” legt Plantinga uit. “Dat maakt het mogelijk om een duurzame relatie met onze klanten op te bouwen.”
Advies van Bart
Bart is technisch directeur van Plenda. Hij heeft bewust gekozen voor de integratie van Tribe in bijna alle bedrijfsprocessen – en is daarmee ervaringsdeskundige op het gebied van CRM-implementatie. Zijn advies aan andere bedrijven die Tribe overwegen? “Neem de tijd om je bedrijfsprocessen goed in kaart te brengen. Hoe beter je dat doet, hoe sterker je start met Tribe. Voor ons is het nu de ruggengraat van de organisatie — alle processen komen samen in dit systeem.”
Daarmee is Plenda een mooi voorbeeld van hoe een traditioneel product — de agenda — zich kan vernieuwen en professionaliseren met behulp van digitale technologie én een krachtig CRM.
Meer weten? Neem contact met ons op.
-
“Digitale marketing is cruciaal omdat het ons in staat stelt om met onze klanten te communiceren, zelfs als ze zich niet in het ‘klassieke’ koopvenster bevinden.”
-
“Tribe viel op met een gestructureerde, professionele aanpak en een platform dat bij onze manier van werken past.”
-
"We zijn gestart met het importeren van relatiegegevens, leveranciers en verkoopkansen. Eerst de basis neerzetten en daarna, stapsgewijs, dashboards en widgets toevoegen."