En plena digitalización de su actividad, el bufete de abogados de Bruselas Younity buscaba una herramienta que le permitiera seguir a sus clientes a lo largo del tiempo y automatizar la gestión de sus expedientes.

De hecho, es muy importante poder seguir la historia de un contacto y las diferentes compañías en las que esta persona ha trabajado.

Gestión de las relaciones adaptada a cada caso

Es importante tener una visión general de las partes involucradas en cada caso con una clara definición de las funciones de cada una. Esta conexión entre la parte contraria y el cliente es muy fácil de encontrar haciendo clic directamente en el caso: desde la empresa se puede ver a la persona… No importa qué puerta se entre, el abogado, el asistente, el socio encontrará la información.

«En Younity, nuestros empleados comprendieron rápidamente que esta característica les ahorra tiempo» dice Patrick Leemans, CFAO de Younity.

Patrick Leemans
Gracias a las ventajas de Efficy, ahora podemos reclutar a nuestros nuevos abogados y aprendices manteniendo el mismo número de asistentes.
Patrick Leemans
CFAO

Construir una relación duradera

Patrick Leemans explica: «Para nosotros, como bufete de abogados laborales, lo importante es el punto de contacto. Por lo tanto, es esencial seguir la trayectoria profesional de una persona y mantener la relación con ella. Gracias a Efficy CRM, mantenemos todo el historial de contactos así como las interacciones que hemos tenido con este cliente«. Otro aspecto clave es el proceso de facturación automatizado. Esto le ha ahorrado a Younity mucho tiempo. Mediante las funciones de hoja de horas, el asistente prepara lo que se denomina un lote de archivos para la facturación y, por lo tanto, puede producir cientos de documentos en unas pocas horas.

Las facturas se someten a la validación electrónica de la dominus litis y se envían directamente. «Los socios están en Amberes o en los alrededores de Wavre y el asistente está en Bruselas. Hay casi 400 facturas mensuales que se emiten, modifican, validan y envían en sólo 3 días, todas sin presencia física. Este procedimiento nos ha ahorrado una enorme cantidad de tiempo.» , concluye Patrick Leemans.

La elección rentable de un CRM pure player

«Un editor de CRM ofrece todas las funcionalidades estándar de CRM, como la gestión diaria de tareas, citas, gestión de documentos, seguimiento de oportunidades e incluso campañas de marketing. Esto conlleva beneficios adicionales que no habríamos pensado a primera vista«, dice Patrick.

Por lo tanto, cuando una empresa busca nuevos negocios, puede necesitar gestionar sus oportunidades como lo haría un vendedor en una empresa.

 

Con un CRM, estas oportunidades pueden ser categorizadas por áreas de interés y luego se pueden enviar comunicaciones personalizadas a estos clientes potenciales. Estas funciones de ventas/marketing de CRM complementan la gestión de los correos electrónicos, las hojas de asistencia, los documentos y las facturas, que son esenciales para todo abogado.

¡Es una manera de diferenciarse de la competencia de otros bufetes de abogados! Es una base complementaria que permite comprender toda la relación con el cliente desde el primer contacto hasta el seguimiento de la historia completa del cliente.

Efficy CRM en Younity, un proyecto para el futuro

«Nuestro objetivo ahora es utilizar todo el poder de Efficy CRM para tareas que los abogados no estaban acostumbrados a hacer antes con un CRM . En particular, vamos a examinar las características de colaboración de la solución», explica Patrick. «Ahí es donde se vuelve interesante porque vamos a llevar la solución aún más lejos para nuestro negocio.». Finalmente, Patrick Leemans nos dice que según él, Efficy CRM, además de su gestión de clientes, debería convertirse en una herramienta de gestión de procesos para Younity.

«Hoy archivamos documentos uno por uno en Efficy CRM. En el futuro, quiero que este archivo se haga por lotes, por  «lotes». Con una simple aprobación digital, se archivarán cientos de documentos. Y así es como ahorraremos tiempo y dinero. Ahora podemos reclutar a nuestros nuevos abogados y aprendices manteniendo el mismo número de asistentes.»

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