En pleine digitalisation de son activité, le cabinet d’avocats bruxelloise Younity était à la recherche d’un outil qui permette de suivre ses clients dans le temps et d’automatiser la gestion de ses dossiers.

En effet, il est très important de pouvoir suivre l’historique d’un contact et des différentes entreprises dans lesquelles cette personne a travaillé.

Une gestion des relations sur-mesure pour chaque cas

Il est important d’avoir une vision d’ensemble des parties impliquées sur chaque cas avec une définition claire des rôles de chacun. Cette connexion entre partie adverse et client est très facile à retrouver en cliquant directement sur le cas : depuis la société on voit la personne… Peu importe la porte d’entrée empruntée, l’avocat, l’assistant, l’associé trouvera l’information.

« Chez Younity, les collaborateurs ont très vite compris que cette fonctionnalité leur permettait de gagner du temps ! », souligne Patrick Leemans, CFAO chez Younity.

 

Patrick Leemans
Grâce aux avantages d’Efficy, nous pouvons maintenant recruter nos nouveaux avocats et stagiaires tout en conservant le même nombre d’assistantes
Patrick Leemans
CFAO

La construction d'une relation durable

Patrick Leemans nous explique : « Pour nous en tant que cabinet de droit social, c’est le point de contact qui est important. Il est donc primordial de suivre le parcours d’une personne et maintenir le relationnel avec elle. Grâce à Efficy CRM, nous conservons tout l’historique du contact ainsi les interactions que nous avons eues avec ce client ». Autre aspect clé, le processus automatisé de facturation. Il a permis à Younity de gagner énormément de temps. En utilisant les fonctions de timesheet, l’assistant(e) prépare ce qu’on appelle un lot de dossiers pour la facturation et peut ainsi sortir des centaines de documents en quelques heures.

Les factures sont ensuite soumises à la validation électronique du dominus litis et envoyées directement. « Les associés sont à Anvers ou aux alentours de Wavre et l’assistante se trouve à Bruxelles. Il y a près de 400 factures mensuelles qui sont émises, modifiées, validées et envoyées en 3 jours seulement, tout cela sans présence physique. Cette procédure nous a fait gagner énormément de temps. », conclut Patrick Leemans.

Le choix payant d’un pure player du CRM

« Un éditeur de CRM propose toutes les fonctionnalités standard du CRM comme la gestion au quotidien des tâches, des rendez-vous, la gestion documentaire, le suivi des opportunités voire les campagnes marketing. Cela entraîne des bénéfices supplémentaires auxquels nous n’aurions pas pensé au premier abord », précise Patrick.

Ainsi lorsqu’un cabinet est à la recherche de nouveaux dossiers, il peut avoir besoin de gérer ses opportunités comme le ferait un commercial dans une entreprise.

 

Grâce au CRM, celles-ci peuvent être classées par centres d’intérêt pour personnaliser ensuite les communications à destination de ces clients potentiels. Ces fonctionnalités commerciales / marketing du CRM viennent compléter la gestion des emails, des timesheets, des documents mais aussi des factures, indispensables à chaque avocat.

C’est une manière forte de se différencier de la concurrence des autres cabinets ! C’est une base complémentaire qui permet de comprendre l’ensemble de la relation client depuis le 1er contact jusque dans le suivi de l’historique complet de ce client.

Le CRM chez Younity, un projet d’avenir

« Notre objectif maintenant est d’utiliser toute la puissance d’Efficy CRM pour des tâches que les avocats n’avaient jusque-là pas l’habitude de faire avec le CRM. Nous allons notamment nous pencher sur les fonctionnalités collaboratives de la solution », nous détaille Patrick. « C’est là que ça devient intéressant parce qu’on va pousser la solution encore plus loin pour notre métier. » Pour finir Patrick Leemans nous confie que selon lui Efficy CRM, en plus de sa gestion client, doit devenir un outil de gestion des processus pour Younity.

« Aujourd’hui on archive les documents un par un dans Efficy CRM. À l’avenir, ce que je veux c’est que cet archivage se fasse par lots, par « bulks ». Par simple approbation digitale, des centaines de documents seront archivés. Et c’est comme ça que nous gagnerons du temps et de l’argent. Nous pouvons maintenant recruter nos nouveaux avocats et stagiaires tout en conservant le même nombre d’assistantes »

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