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Este artículo ha sido escrito por Tomi

En los 3 últimos posts (mi experiencia vendiendo a empresas b2b,  aceptar o no aceptar inversión, y nuestro pacto de socios) te he contado que se ha subido al barco el mejor inversor que podríamos tener, Jean Derely (fundador de Woorank)

La forma de conocernos fue súper peculiar, y desde el primer momento conectamos.

Y en la última reunión, tuvimos una conversación que me enamoró por la visión práctica de alguien que ha tenido un negocio y lo ha llevado éxito.

La conversación sobre el timón del barco

«Las ventas parten de las visitas que recibas en la web. Cuantas más visitas, más ventas«- me decía Jean.

Yo escuchaba atentamente, y Jean continuaba…

«Es la principal métrica que te debe importar, y con la que más te tienes que obsesionar. Es el origen de todo. Y tu eres bueno en marketing, pero tienes que tener una estrategia y un control.

Mira, te dejo un P&L similar al que tenía yo en Woorank, en el que la primera fila son las visitas a la web, y las siguientes son tu embudo de ventas. Y ya debajo aparecen los gastos. Así podrás ver cada día si vas rumbo a la isla del tesoro, o no y necesitas reajustar el timón.» y así terminaba Jean.

2 semanas más tarde firmamos un pacto de socios y Jean invirtió en su momento en SumaCRM (que ahora es Efficy CRM)

Y desde entonces, y como ha sido desde que nos conocimos, la involucración y ayuda de Jean está siendo increíble…

De hecho, todos los viernes a las 13.00 viene a la ofi y vemos de todo: visitas, usabilidad, precios, cultura, etc… ¡todo!

Pero lo primero que hacemos es repasar el P&L. 

Así que en este post te quiero explicar todo lo que me está enseñando Jean a mi con este Excel. E incluso te lo podrás descargar con nuestro propios datos reales actualizados.

¡Ah! En nuestro caso es un negocio SaaS, pero si tu empresa es de servicios puedes adaptar el Excel perfectamente a tu negocio.  Te cuento debajo cómo.

Descarga Nuestro P&L de Caja

Lo primero, descárgate nuestro P&L de Caja. Si te gusta y por supuesto sin ningún compromiso, ¿me ayudas a llegar a más gente que le pueda servir moviéndolo en tus redes sociales? ¡Gracias!

Una vez descargado, y lo más importante, sigue leyendo debajo donde te explico cuál es la clave del Excel y te explico cada parte del mismo.

excel flujo de caja

¿Cuál es la clave del Excel?

El Excel está dividido en 3 áreas: Ventas, Gastos y Total.

A menudo la gente empieza el Excel con los gastos para ver que pueden hacer con ese dinero y hasta donde pueden llegar. Pero lo genial de éste es que empieza con los objetivos de ventas, y luego se ve el dinero necesario para alcanzarlo 🙂

1) Ventas

La clave del Excel está en que si conseguimos crecer un 20% de visitas mensual, y tomando como base nuestras métricas reales de conversión (nuestro embudo de ventas de conversión desde Junio de 2015) podemos estimar las cifras de ventas de los próximos meses.

Adapta el Excel si tu empresa es de servicios: En nuestro caso, que es un negocio SaaS, las ventas parten de las visitas a la web, pero en tu caso, si es una empresa de servicios, las ventas parten de las llamadas y/o reuniones que tengáis con potenciales clientes.

excel flujo de caja visitas

 

Y lo que es brutal es, como te digo arriba, que si realmente conseguimos crecer un 20% de visitas mensual y aun así mantener nuestras métricas actuales de conversión, para marzo del próximo año habremos llegado a la isla del tesoro :):):)

excel flujo de caja tesoro

 

Aunque por supuesto soy consciente que el papel (el Excel) lo aguanta todo jeje

De hecho crecer ahora mismo un 20% mensual en visitas es más o menos fácil, pero cuantas más visitas tengamos más difícil va a ser seguir creciendo un 20% en visitas. Hasta hacerlo casi imposible…

excel flujo de caja visitas 2

 

¡Pero ahí está la magia! Como ves en el Excel la mayor partida de gastos es para marketing. 

2) Gastos

Y de hecho ahora mismo el marketing no es muy elevado, pero va subiendo también cada mes un 20%, hasta ser un gasto muy alto en 2016, y precisamente por eso se justifica que sí sería posible seguir creciendo en visitas el 20% en el futuro.

Eso sí, el truco está en conseguir el mayor número de visitas, manteniendo la calidad de las mismas para que se mantengan nuestras métricas actuales de conversión. Y al menor coste posible.

Para ello, y siguiendo nuestro sueño de que con SumaCRM la gente gane tiempo en el trabajo para dedicarlo a lo que más quiera, queremos hacer marketing a través de:

excel flujo de caja marketing

Sigo por el Excel…

Debajo del gasto de marketing aparecen los gastos generales, los que no son de marketing. 

excel flujo de caja general

Y debajo de ellos los gastos de personal y sueldos.

excel flujo de caja personal

Lo buenísimo de esta parte es que podemos hacer previsiones de cuándo incorporar a gente.

Como sabes nos encantaría formar un equipo de los mejores talentos, y con ello crear el mejor producto para nuestros clientes.

Tenemos claro que la calidad del producto está por encima de todo.

Y por ello, queremos que Efficy siga siendo súper sencillo para alguien que no haya utilizando nunca un CRM, pero a la vez que tenga todas las funcionalidades que espera alguien que ya conoce otros CRM. Y para cubrir ambos mundos, es necesario que las funcionalidades avanzadas se vayan descubriendo a medida que las vas necesitando. Es un reto muy bonito tanto de usabilidad como de programación.

Y ya por último está el apartado del total de pérdidas/ganancias.

3) Total

Aquí puedo ver cuanto pierdo cada mes, y prever qué mes llego al breakeven, y cuánto dinero necesito para lograrlo.

Vital para mantener la salud financiera
 y que no se nos pire ningún mes ;P

¡Ah! Todos las ventas y gastos están puestos sin IVA para no contar con él.

excel flujo de caja total

Por último, una única métrica por departamento

La segunda clave está en una de las razones por las que invirtió Jean, y que el mismo respondió en un comentario en el post de «aceptar o no aceptar inversión»

«Los 4 fundadores están todos apasionados y tienen «magic», cada uno en su área»

Y gracias al Excel ya podemos de verdad focalizarnos cada uno en nuestra área.

  • Yo en marketing, y para ello sólo miro visitas y registros
  • Alfredo en soporte y ventas, y para ello sólo mira el embudo de ventas.
  • Alejandro y Henry en el producto, y para ello sólo miran el churn.

Bueno todos miramos todo, pero cada uno nos obsesionamos con una sola métrica y así cada uno empuja el barco desde su métrica. 🙂

excel flujo caja metricas

 

¿Y qué más para el próximo martes?

Una de las cosas que más le gustó a Jean cuando nos conocimos, son los emails que yo mismo envío (casi) cada viernes a mis socios cofundadores, trabajadores y los socios inversores.

Son super útiles ya que nos mantiene a todos super unidos: Fundadores, Trabajadores y Socios Inversores. Y ahora a él también. 🙂

Siempre los hago con la misma estructura y cambio el contenido, por lo que me lleva muy poco tiempo y en cambio el valor es muy alto. Quizás te puede servir a ti, tengas o no socios e inversores, pero para el equipo que trabaja contigo.

Así que en el próximo post te dejaré pantallazos de esos emails, y te explicaré cómo los hago.

Si quieres recibirlo, y no olvidarte de visitar la web, escribe tu email debajo y te avisaré de cada post de nuestro viaje a los 100.000€/mes. 

Mientras tanto, si quieres, estoy contando todo lo que sé de ventas en nuestro curso de ventas gratis y por email. Son 15 lecciones de ventas por email, y ya estamos apuntadas 2.560 personas. ¡En sólo 3 semanas!

¿Preguntas del Excel?

Siéntete libre de preguntar abajo en comentarios lo que quieras.

Mi objetivo es que aprendas TODO lo que yo estoy aprendiendo con Jean. Por eso no te cortes y pregunta abajo en comentarios.

¡Nos vemos el próximo martes!

Tomi

PD: No hace falta que seas cliente para apuntarte al viaje a la isla del tesoro, pero te animo a que leas sobre CRM y que pruebes Efficy ahora, vendas más, y ganes tiempo para dedicarlo a lo que más quieras.

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