Law firm and CRM
Categorieën:
marketingWettelijk

Dit bericht is geschreven door Geoffroy

Het gebruik van CRM binnen de advocatuur neemt in Europa snel toe. Informatie en elk aspect over de client dient verzameld te worden op één centrale locatie zodat de ontwikkeling van het kantoor concurrerend kan blijven in de huidige economie. Deze informatie dient over alle verschillende praktijkgroepen binnen het kantoor beschikbaar te zijn.

CRM kan u helpen bij het opstellen van een cliëntprofiel, het begrijpen van hun behoeften en het opbouwen van een relatie door hen een gepersonaliseerde ervaring te bieden. Hiermee benadert u uw cliënten op een uniforme manier, wat de kwaliteit van de relatie ten goede komt. De belangrijkste rol van een CRM in de dagelijkse processen binnen de advocatuur is het stroomlijnen van een efficiënte van de backend, zodat u zich kunt richten op de belangen van uw clienten, het uitoefenen van recht en uiteindelijk natuurlijk winnen van rechtszaken.

Wat zijn de belangrijkste redenen om een CRM te gebruiken?

Centraliseren van de cliëntdata

Een CRM zal u in staat stellen om communicatie die u en uw juridisch team hebben met een bestaande of potentiële client, gemakkelijk te traceren en te integreren. Groeiende kantoren in de advocatuur kunnen het zich niet langer veroorloven de noodzaak van een gecentraliseerde locatie voor alle relaties van het kantoor te beheren, te negeren.

Beheren van belangrijke taken

Dit is van groot belang als u zeker wilt zijn van een goeie opvolging van uw activiteiten naar uw (potentiele) clienten. Met een CRM kunt u herinneringen instellen om contact met hem of haar op te nemen en deadlines en doelstellingen toe te wijzen. Zo heeft in het online dossier van uw (potentiele) client altijd duidelijk zicht op de voortgang en opvolging. Dit is vooral nuttig als uw kantoor groeit en u moeite heeft om de toegenomen stroom van taken bij te houden.

Beheren van alle documenten op één centrale locatie

Voor iedere cliënt heeft u over het algemeen tientallen documenten en het is niet eenvoudig om deze te classificeren, op te vragen of zelfs te delen met uw collega’s. Met een goede CRM-oplossing kunnen documenten eenvoudig worden georganiseerd in mappen en kunnen ze worden gedeeld met uw collega’s, worden verwijderd, gearchiveerd of eenvoudig gewijzigd worden.

Marketingacties automatiseren

U zou kunnen denken dat marketingactiviteiten niet de kern van een advocatenkantoor zijn en het niet de moeite waard is om marketing te doen. Vooral omdat u al veel andere dingen te doen heeft. Echter, u moet “lawaai maken” om ‘top of mind’ te blijven bij potentiële cliënten zodat zij, wanneer ze een juridisch team en advies nodig hebben, als eerste aan u denken. Met een goede CRM-oplossing kunt u marketingacties eenvoudig automatiseren zodat ze niet veel tijd in beslag nemen. Het zal u bijvoorbeeld tijd besparen voor prospectie en het zal u in staat stellen om meer potentiële cliënten consequent te bereiken.

Opvolgen en begrijpen van alle interacties met de client

Als manager is het van belang om continue te blijven ontwikkelen en uw dagelijkse taken en hoe u uw rechtszaken behandeld te verbeteren. Tegelijk moet u ook het advocatenkantoor laten groeien en er zeker van zijn dat nieuwe potentiele clienten worden omgezet in nieuwe cliënten en dat u deze cliënten behoudt. Met een CRM-oplossing bent u in staat om de service aan cliënten te analyseren en de activiteiten van uw team te monitoren. Het geeft u real-time informatie over de communicatie tussen uw cliënt en het kantoor.

Wat we bij Efficy voorzien voor de advocatuur

Bij Efficy hebben we ons toegelegd om specifieke antwoorden te vinden voor de advocatuur. We hebben een toegewijde “vertical” gecreëerd waarmee we advocatenkantoren helpen om hun bedrijfsvoering te verbeteren.

Specifieke dossiers

Efficy maakt het mogelijk om een link toe te voegen tussen een identiteit (contact/bedrijf) en een bestand. Er zijn verschillende soorten relaties mogelijk tussen een identiteit en een dossier: juridische referenties, rol in de zaak, factuurreferentie… Efficy creëerde een specifieke omgeving waardoor alles automatisch wordt voorgedefinieerd en u tijd bespaart op tijdrovend werk.

Tijdcodering

In onze specifieke oplossingen voor de advocatuur wordt de tijd gecodeerd voor factureringsdoeleinden. Bij Efficy hebben we de “chronometer” gecreëerd, een functie die specifiek ontwikkeld is voor de advocatuur. Hiermee kunnen alle gebruikers nauwkeurig de tijd bijhouden en vastleggen die ze aan een dossier besteden. De gebruiker die de tijd wenst vast te leggen, klikt op de startknop van de timer. Wanneer de gebruiker de taak heeft voltooid, klikt hij op de stopknop. De teller stopt, de besteedde tijd wordt automatisch bij de betreffende client vastgelegd en een nieuwe actie wordt geopend. De gebruiker kan eventueel nadien verschillende zaken wijzigen of koppelen. Bijvoorbeeld de uiteindelijk besteedde tijd, het project, de contactpersoon…

CTI-telefonie integratie

Direct gekoppeld aan het bovenstaande punt hebben we de CTI-integratie. De CTI-integratie is een automatische koppeling met uw telefooncentrale voor het beheer van telefoongesprekken. Een timer actie wordt gegenereerd aan het einde van een gesprek, rekening houdend met de tijd van het gesprek. Ook hier wordt de besteedde tijd, indien gewenst, automatisch in het dossier van de betreffende client en case vastgelegd.

Timesheet

De timesheetfunctie is voor elke gebruiker die de tijd besteed aan een dossier , deze tijd moet vastleggen en registreren en centraliseert alle geregistreerde uren. Er zijn verschillende velden opgenomen:

  • Het is noodzakelijk om een dossier aan te geven waarop de dienst moet worden toegerekend. Een vervolgkeuzelijst toont de laatste bestanden die door de gebruiker worden bekeken.
  • De tijd op een dossier moet worden aangegeven. Deze volgt de regel van 6 minuten.
  • De beschrijving van de activiteit is verplicht.

Hieronder vindt u enkele gegevens die ook “automatisch gevuld” zijn:

  • De taal van het dossier, laat de advocaat toe om te weten in welke taal de er gewerkt moet worden in het dossier.
  • De bestandsreferentie.

Facturatie

Specifiek voor advocatenkantoren hebben we ontwikkeld met waarbinnen o.a. de volgende zaken zijn opgenomen:

  • Genereren van de eindfactuur met de details van de diensten afhankelijk van de gebruiker.
  • Eenvoudig beheer van honoraria, uitbetalingen en externe kosten.
  • Een proces voor het controleren en valideren van factuurdocumenten.
  • Facturatie in “bulk”.
  • Het genereren van creditnota’s.
  • Optionele integratie met een boekhoudsysteem.

De behoefte aan een CRM-oplossing groeit snel in de advocatuur. Groeiende advocatenkantoren kunnen het zich niet langer veroorloven om de noodzaak van een gecentraliseerde plaats voor het beheer van alle relaties te negeren. Indien u geen budgetten heeft gereserveerd om te investeren in een CRM-oplossing, dan raden wij u aan om dit tijdig te doen voor de budgettering voor volgend jaar. Wij kunnen u hierbij helpen. Als u meer informatie wilt over Efficy, onze functies en diensten, kunt u ons altijd een e-mail sturen via marketing@efficy.com.

marketing Wettelijk