Ixoconcept.

Ixoconcept heeft meer dan 10 jaar ervaring met de uitvoering en het maken van concepten voor geschenken. De onderneming is ook actief in de e-commerce.

Ixoconcept is het bedrijf achter de Nederlandse webshops Shop voor gezondheid en CZ Gezondheidswinkel.

Ixoconcept verstuurt kraampakketten naar gerenommeerde Nederlandse ziektekostenverzekeraars. Omdat ze concepten bieden voor relaties, doen ze er alles aan om een klantenservice van een hoog niveau aan te bieden. Daarom staan ze erop dat e-mailberichten prompt beantwoord worden en dat ze telefonisch bereikbaar zijn voor hun klanten, aldus logistiek manager Ronald Assmann.

Voor dit ISO 9001 gecertificeerd bedrijf is het van cruciaal belang om de kwaliteit op zo’n hoog niveau houden.

"Voor ons is efficy een echte combinatie van effectiviteit en efficiëntie. Ik toon efficy vaak aan mijn klanten en zakenpartners als bewijs van onze controle over onze interne processen."
Ronald Assmann
MANAGER PURCHASING AND LOGISTICS
Lees meer

Uitdagingen en elementen die voor verbetering vatbaar waren.

Heel veel informatie was moeilijk te vinden, of ze zat alleen in het hoofd van een collega. Wanneer een collega ziek of bezet was escaleerden de problemen al snel. Ronald Assmann: “De noodzaak om dit alles te professionaliseren was groot.”

De zoektocht naar data was voor het bedrijf een probleem. Details terugvinden over specifieke projecten en klanten was tijdrovend en vroeg heel wat discipline met een boomstructuur op de harde schijven.

Elementen die voor verbetering vatbaar waren:

De organisatie moet klachten bijhouden zodat het ISO certificaat up-to-date is.
Er was geen link tussen het CMS van de webshops en de spreadsheets.
De medewerker van de klantenservice spendeerde teveel tijd aan het verwerken van verzoeken vanwege klanten.
Om communicatie met klanten te registreren, moesten de medewerkers e-mailberichten kopiëren naar hun eigen e-mailadressen.
Alle collega’s werden geïnformeerd over elk probleem van elke klant. Dat moest voor het geval er iemand ziek werd of op vakantie ging!
Testverslagen werden bewaard op harde schijven.
De administratie voor teruggebrachte goederen was niet beschikbaar voor iedere werknemer. Dit zorgde voor fouten.

En dat terwijl de onderneming aan de kop wil en moet blijven in een competitieve omgeving. Het niveau van de dienstverlening moet zo hoog mogelijk liggen; het bedrijf concurreert niet op prijs.

...en oplossingen.

We laten logistiek manager Ronald Assmann uitvoerig aan het woord.

“Voor ons is efficy werkelijk een combinatie van efficiëntie en doeltreffendheid. Ik toon efficy zelfs regelmatig aan mijn klanten en zakenpartners om aan te tonen hoe betrokken we zijn in het proces.”

“Met efficy CRM zijn we er in geslaagd om overtollige data weg te werken. De andere IT-systemen communiceren met efficy CRM.”

E-mail integratie in het CRM.

“De software is volledig geïntegreerd in onze kantoorsoftware Microsoft Office. Vooral de integratie van mailberichten is belangrijk: we willen het verschil maken door onze klanten persoonlijke aandacht te geven!”

“Wanneer een klant belt hebben we alle informatie binnen bereik.”

“efficy is snel. De zoektocht naar data kan op verschillende manieren verlopen door de koppelingen tussen de databankobjecten en de eenvoudige zoekknoppenbalk.”

“Nieuwe gadgets introduceren doen we in efficy, we maken hiervoor gebruik van de projectfunctionaliteiten. Alle activiteiten zijn aan elkaar gelinkt, dat geldt ook voor de gecertificeerde documenten.”

“efficy geeft ons een makkelijk zicht op klachten en documenten. We zijn ISO 9001 gecertificeerd en willen dat blijven.”

Ticketbeheer.

“Een workflow verzamelt op basis van efficy ticketsysteem automatisch alle klachten vanwege klanten. De klant ontvangt binnen de minuut een e-mailbericht om de goede ontvangst van zijn klacht te bevestigen.”

“Wanneer een klacht wordt doorgestuurd naar een collega, ontvangt de klant een nieuw e-mailbericht: hij verneemt zo wie zich met zijn klacht bezig houdt. Wanneer het probleem is opgelost wordt er een laatste bericht verstuurd: de klant wordt uitgenodigd de werking van de dienst na verkoop te beoordelen.”

“Zo kan het management nagaan of de klachten goed worden opgevolgd. Alle gegevens zijn opgeslagen in efficy CRM. Dat gaat van documenten tot e-mails. De administratie van geretourneerde goederen wordt met efficy beheerd.”

“Omdat iedereen in het bedrijf met efficy werkt, zenden we elkaar geen e-mails meer met verzoeken. We voegen een taak toe in efficy toe wanneer een collega iets moet doen.”

“efficy fungeert als platform om aan efficiënt klachtenmanagement te doen – onder andere via e-mailverkeer. Het beheer van producten die terugkeren verloopt volledig met efficy CRM.”

Werken met efficy CRM.

Ixoconcept bestudeerde verschillende producten om uiteindelijk voor efficy CRM te kiezen.

Ronald Assmann: “Met efficy CRM zijn we er in geslaagd om overtollige data weg te werken. De andere IT-systemen wisselen gegevens uit met efficy. Bestellingen van de website gaan rechtstreeks naar efficy.”

“We haalden de return on investment (‘ROI’) van het CRM-project in luttele maanden. De prijs is eerlijk en transparant. De prijs van alle licenties is inbegrepen. Er zijn geen extra kosten. Geen verrassingen.”

“efficy werknemers zijn goed bereikbaar. Dat is iets wat ik vanaf het eerste moment merkte. Ik ben niet zomaar een nummer, ik voel me gewaardeerd als klant. efficy CRM is bijzonder klantvriendelijk. Hier geef ik een score van 9 op 10!”

“efficy CRM is flexibel, efficiënt en kan benaderd worden op verschillende manieren. efficy gebruikt het atomair model om uit te leggen hoe je alle databankobjecten aan elkaar kunt linken.”

“We winnen tijd met efficy CRM. Wanneer ik relevante informatie wil raadplegen vind ik die snel terug.”

Sluit je aan bij meer dan 13.500 klanten die met efficy hun business laten groeien.

"De omzetgroei die we hebben gedaan, hadden we niet gered als we geen goed CRM-systeem hadden gehad."
Rolf van Schouwen
MARKETING MANAGER
Lees meer
"Dankzij efficy CRM hebben we een volledig inzicht in alle processen die binnen ons bedrijf plaatsvinden."
Anne Carpentier
TRAINER IN IT-BEDRIJFSONTWIKKELING, CONSULTANCY, AUDIT EN PROJECTBEHEER
Lees meer