Avslöja hemligheterna bakom framgångsrika projektledningsmetoder

Ju mer mat man har i kylen, desto svårare blir det att bestämma vad man ska äta. Känner du igen dig?

När man arbetar med projektledning möts man av ett liknande dilemma: Vilken projektledningsmetod passar egentligen bäst för ett visst projekt?

Det är inte ovanligt att projektledare stöter på problem med sina projekt till följd av att de valt fel metod. Ofta tänker man att det som fungerat bra tidigare ska vara effektivt även för nästa projekt, men så är inte alltid fallet.

Detta väcker en viktig fråga – hur väljer man rätt projektledningsmetod? Vad gör en metod bättre än en annan?

I den här texten presenterar vi övergripande information om alla de främsta metoderna. När du vill hitta den ultimata metoden för ditt projekt eller bara känner att du behöver fräscha upp kunskaperna kan du använda informationen här som referens.

Vad är en projektledningsmetod?

Projektledningsmetoder fungerar som ramverk för projekt. Varje metod har sina egna specifika riktlinjer, verktyg och tekniker för att planera och genomföra projekt på bästa sätt.

Oavsett vilken miljö och bransch du är verksam inom så finns det alltid en projektledningsmetod som passar dig.

Varför projektledningsmetoder behövs

Om du vill nå resultat och minimera snedstegen på vägen krävs struktur. Det är precis vad projektledningsmetoder kan ge dig.

Metoderna ger dig kartan du behöver för att framgångsrikt leda ett projekt från start till mål. De säkerställer att alla mål nås utan att tids-, budget-, eller resursgränser överskrids.

Du får struktur och en konsekvent, tydlig plan att följa, vilket gör att dina team kan tackla komplexa utmaningar och arbeta mer effektivt.

Projektledningsmetoder ger också en yta för återkoppling, som främjar kontinuerliga förbättringar samtidigt som intressenter hålls informerade och resursallokering optimeras.

Genom att implementera rätt metod kan organisationer öka effektiviteten för sina projekt och producera högkvalitativa resultat.

Projektledningsmetoder används numera som strategiska verktyg i flera olika syften, och för att nå flera olika typer av verksamhetsmål.

Vissa metoder passar bra för att snabbt rulla ut nya projekt, medan andra är framtagna för att driva holistiska resultat genom hela projektets värdekedja.

Vilket som är det optimala metodvalet beror till syvende och sist på affärsmål, behov hos teammedlemmar, projekttyp och omfattning.

Vad finns det för olika metoder för projektledning?  

Det finns en uppsjö av olika projektledningsmetoder. Vi kommer att presentera sju av de främsta, som alla projektledare bör känna till. 

1. Vattenfallsmodellen

Vattenfallsmodellen är enkel och rättfram. En fas färdigställs åt gången, varpå man sedan går över till nästa.

Metoden följer en linjär och sekventiell approach. Projektet går från punkt A till punk B, och så vidare, tills dess att alla delmål uppfyllts.

Precis som dess namn antyder kan man tänka på metoden som ett vattenfall. Alla krav etableras i början av projektet, och de olika aktiviteterna genomförs sedan i ett flöde – utveckling, utförande, testning och revidering/underhåll.

Aktiviteter och samband mellan dem definieras för varje fas genom dess delmål. Denna metod är användbar när tydliga krav, som sannolikt inte kommer förändras, kan definieras redan från start.

Användningsområden för Vattenfallsmetodiken

Vattenfallsmodellen är optimal för projekt där det är för dyrt att backa tillbaka eller göra ändringar längs vägen.

Den är också applicerbar för välorganiserade projekt inom exempelvis tillverknings- och byggbranschen, då den tillämpar Gantt-scheman för att planera och schemalägga aktiviteter.

2. Agil metod

Du har troligen hört talas om Agile från interna team, eller om du rört dig i tech-kretsar. Inom agil projektledning prioriteras flexibilitet, samarbete och iterativ utveckling.

Agila projekt delas in i korta iterationer som kallas för sprints, vilka vanligtvis pågår under några veckor. Detta möjliggör adaptiv planering, kontinuerlig feedback och möjligheten att anpassa sig efter förändringar och kundbehov.

Den agila projektmetodiken har fyra huvudsakliga kärnprinciper:

• Prioritera individer och interaktioner över processer och verktyg.
• Värdera fungerande mjukvara över omfattande dokumentation.
• Sträva efter kundsamarbete snarare än kontraktsförhandling.
• Adressera och svara på förändringar snarare än att följa en plan.

Användningsområden för agil metodik

Agila projektledningsmetoder är gynnsamt i projekt där det finns ovisshet kring olika steg, eller där kraven sannolikt kommer att utvecklas.

Metoden fungerar väl vid utveckling av mjukvaror och program, men också för andra produkter som datorer, kläder, bilar, livsmedel, medicinsk utrustning och musik.

Även för marknadsföringsprojekt passar den bra, då dessa ofta är dynamiska och högproduktiva.

Vilka är skillnaderna mellan agil metod och Vattenfallsmodellen?

Båda dessa metoder är väldigt populära, men vad är egentligen de praktiska skillnaderna mellan dem? Det ska vi titta närmare på härnäst.

Planering

Projekt enligt Vattenfallsmetoden följer en linjär progression. Varje fas avslutas innan man fortsätter med nästa.

Agila projekt planeras däremot iterativt, med flera korta cykler av planering, utveckling och testning.

Kommunikation

Vattenfallsprojekt har vanligtvis mer av en top-down kommunikationsstruktur (från projektledare till teammedlemmar).

Kommunikationsstrukturen i agila projekt är snarare bottom-up (kommunikationen flödar fritt mellan teammedlemmar).

Förändringsledning

Vattenfallsprojekt hanterar inte förändringar väl, då de kan störa projektets linjära flöde.

Agila projekt är däremot utformade för att vara flexibla och anpassningsbara.

Riskhantering

Vattenfallsprojekt är vanligtvis fokuserade på riskhantering vid projektets början.

Inom agila projekt finns istället ett kontinuerligt fokus på riskhantering genom hela projektet.

Lämplighet

Vattenfallsmodellen passar bäst för väldefinierade projekt med fasta deadlines, som kräver mycket kontroll. Således är den exempelvis lämplig vid byggandet av en bro eller en skyskrapa.

Agil metod passar bättre för komplexa projekt, såsom att utveckla en ny mjukvaruprodukt.

3. Scrum

Scrum är ett ramverk som ofta används inom mjukvaruutveckling. Detta på grund av dess fokus på kommunikation, samarbete och snabb utveckling.

Metoden kan betraktas som en agil metod, då den använder en agil struktur.

Inom Scrum leder en ämnesexpert (SME) en liten arbetsgrupp. Denne ansvarar för att gruppen levererar goda resultat och att samarbetet fungerar smidigt.

Utöver SME-rollen finns det också andra tydligt definierade Scrum-roller:

• Produktägare: Säkerställer att Scrum-teamet är i samförstånd vad gäller målen för den produkt som utvecklas.
• Scrum Master: Ansvarig för att säkerställa att arbetsgruppen arbetar effektivt och i linje med Scrums värderingar.
• Utvecklingsteam: De yrkeskunniga som gör grovjobbet och levererar färdiga produktinkrement inom varje Scrum-sprint. 

81 % av alla som använder agila metoder använder Scrum eller någon typ av Scrum-hybrid. Således är det den mest använda agila metoden.

Användningsområden för Scrum

Scrum har ett flexibelt ramverk för att hantera komplexa projekt, där fokus ligger på samarbete, iterativ utveckling och kontinuerliga förbättringar. Således finns det många likheter mellan Scrum och agil projektledning.

Metoden kan appliceras inom branscher där det finns stor flexibilitet, såsom eventplanering och logistik.

4. Lean

Mantrat inom Lean är att leverera större resultat med mindre ansträngningar. Metoden bygger på att minimera slöseri och samtidigt maximera värdet för kunder.

Fokus ligger här på att strömlinjeforma processer och eliminera alla aktiviteter som inte adderar värde. Kontinuerliga förbättringar, minskade ledtider och optimering av resursallokering är alla viktiga principer inom Lean.

Som du kanske har hört tidigare så styrs lean av tre M, även kända som “The Three Enemies of Lean” – Muda, Mura och Muri.

• Muda (onödigt) refererar till alla aktiviteter som inte adderar värde till den produkt eller tjänst som produceras. Detta kan inkludera omarbetning, defekter och olika onödiga steg i processen.
• Mura (ojämnt) refererar till variationer inom produktionsprocessen. Det kan leda till problem som defekter, förseningar och ökade kostnader.
• Muri (omöjligt) refererar till överdriven arbetsbörda, flaskhalsar och stress hos maskiner och människor som ofta leder till hälsoproblem, säkerhetsrisker och minskad produktivitet.

Målet med Lean är att eliminera Muda, Mura och Muri från produktionsprocessen. Det kan åstadkommas om man identifierar och eliminerar det onödiga, minskar ojämnheterna i produktionen och balanserar arbetsbördan.

Användningsområden för Lean

Lean-metodiken är ideal för projekt med högt tempo, där fokus ligger på att öka värdet för slutanvändaren. Den kan passa inom alla möjliga branscher, från mjukvara till bygg och utbildning.

5. Kritiska linjen

Kritiska linjen (CPM) är en metod för att schemalägga projekt genom att identifiera den kritiska linjen. Det vill säga, den längsta sekvensen av aktiviteter som är beroende av varandra.

Metoden hjälper projektledare att identifiera och planera kritiska aktiviteter som inte kan skjutas upp utan att projektets tidslinje påverkas.

Användningsområden för kritiska linjen-metoden

CPM passar bäst för småskaliga projekt, då det kan vara svårt att ta fram diagram och arbeta med data enligt metoden i stora projekt utan projektledningsmjukvara.

6. Kanban

Kanban betyder “anslagstavla” på japanska. Namnet är fullt rimligt, då denna metod involverar att sätta upp olika kort på en Kanban-tavla för att visualisera projektets arbetsflöde.  

Denna approach ger en visuell representation av aktiviteter och framsteg inom dem, som hela arbetsgruppen kan ta del av.

Toyota skapade Kanban-metoden som komplement till sitt Lean-baserade produktionssystem. De använder data om efterfrågan för att kontrollera produktionstakten för sina fordon.

Användningsområden för Kanban

Nuförtiden är Kanban-tavlor integrerade i både Lean och agil metodik. Kanban kan användas inom mjukvaruutveckling, tillverkning, marknadsföring, strategi och HR.  

Vem som helst kan använda Kanban-mjukvara för att planera projekt, visa hur de fortlöper, dela med sig av berättelser och övervaka vilka uppgifter som genomförts.

7. PRINCE2

PRINCE2 (akronym för “Projects In Controlled Environments”) använder sig av den sekventiella Vattenfallsmodellen för att definiera olika faser.

Denna metod utvecklades av den brittiska regeringen år 1996, och den delar in projekt i sju tydligt avgränsade faser:

1. Starta ett projekt.
2. Ägarstyrning av projektet.
3. Initiera ett projekt.
4. Kontrollera en fas.
5. Styra en produktleverans.
6. Styra en fasövergång.
7. Avsluta ett projekt.

Denna approach skapar ett välstrukturerat ramverk som lämpar sig för att hantera storskaliga projekt, samtidigt som det också ger arbetsgrupper förbättrad resurskontroll och effektiva riskhanteringsstrategier.

Användningsområden för PRINCE2

Denna metod är populär inom branscher som IT och bygg samt även inom statliga initiativ, tack vare dess strukturerade och skalbara projektledningsapproach.

PRINCE2 passar särskilt bra till stora och komplexa projekt, då den säkerställer effektiv styrning, riskhantering och anpassningsbarhet.

8. Sex Sigma  

Sex Sigma, eller Six Sigma, ses snarare som en filosofi och kombineras ofta med Lean och agil metod.

Inom Sex Sigma är ambitionen att minska defekterna och nå 99,99966 % felfrihet.

Sex Sigma följer ett ramverk vid namn DMAIC (Define, Measure, Analyse, Improve, Control). Med utgångspunkt i detta säkerställs en systematisk och kundfokuserad process, där mätbara resultat samt kontinuerliga förbättringar är i fokus.

Grundstenen för lyckade projekt inom Sex Sigma är korsfunktionellt samarbete mellan mindre arbetsgrupper, som leds av ämnesexperter.

Användningsområden för Sex Sigma

Denna approach används ofta inom branscher som tillverkning, sjukvård och finans, där processeffektivitet och felminimering är essentiellt för framgångsrika resultat.

Sex Sigma är det givna valet för organisationer som vill höja sina kvalitetsstandarder, minimera operativa kostnader och förbättra de övergripande verksamhetsresultaten genom en dynamisk och datadriven approach.

Så väljer du rätt projektledningsmetod

Det är viktigt att vara noggrann och analytisk när man väljer projektledningsmetod. Här nedanför kan du se några centrala faktorer som bör tas i åtanke. 

Projektets egenskaper

Analysera projektets storlek, komplexitet och unikhet. Vissa metoder passar bättre för små, rättframma projekt medan andra lämpar sig väl för stora, komplexa åtaganden.

Komplexa projekt som mjukvaruutveckling eller produktutveckling involverar ett flertal iterationer, kontinuerlig feedback och föränderliga krav. I sådana sammanhang passar agila metoder som Scrum och Kanban bra.

Detta på grund av att de låter utvecklingsteam prioritera funktioner och leverera delresultat, samtidigt som de också kan anpassa sig efter föränderliga kundbehov.

För enklare projekt, som att organisera en småskalig marknadsföringskampanj eller skapa dokument (t.ex. manualer), så passar Vattenfallsmodellen bra.

Den linjära progressionen för en liten marknadsföringskampanj skulle kunna inkludera följande faser: Marknadsundersökning → kampanjplanering → innehållsskapande → design & produktion → utförande → utvärdering.  

När man följer en linjär plan genomförs och färdigställs varje fas innan man går vidare till nästa. På så sätt kan man försäkra sig om att de marknadsföringssatsningar som görs är välkoordinerade och sammanhängande.

Projektkrav

Ta de specifika behoven och kraven för ditt projekt i beaktning.

Vissa metoder passar bättre för särskilda mål – agila metoder för iterativa och flexibla utvecklingsprojekt, och Vattenfallsmodellen för linjära och förutsägbara projekt.

Gruppdynamik

Analysera arbetsgruppens storlek, erfarenhetsnivå och geografiska spridning.

Agila metoder fungerar exempelvis mycket väl i kollaborativa och självorganiserande team, medan en traditionell approach kan vara bättre för större, hierarkiska team.

Intressenters engagemang

Fastslå hur involverade intressenter kommer att vara och vad de har för preferenser.

Agila metoder (t.ex. Scrum och Kanban) och Lean fokuserar på kontinuerlig kommunikation och feedback, medan andra metoder som Vattenfall och PRINCE2 snarare förlitar sig på formell rapportering och projektöverlämning.

Organisationskultur

Fundera på vilken kultur och vilka metoder som finns inom din organisation.

Om ditt företag redan följer ett specifikt projektledningsramverk kan det vara lättare att implementera en metod som stämmer väl överens med ramverket i fråga.

Tids- och resursbegränsningar  

Ta hänsyn till projektets tidslinje, budget och resurser.

Inom Lean är exempelvis effektivitet och att minimera slöseri centralt. En sådan filosofi kan vara värdefull i situationer där resurserna är begränsade.

Risktolerans

Bedöm projektets riskprofil.

Vissa metoder, som PRINCE2, har omfattande riskhanteringsprocesser. Andra, exempelvis Scrum, förlitar sig på iterativa cykler för att identifiera och minska risker.

Branschstandarder

Undersök om det finns några branschspecifika standarder eller regler som bör ligga till grund för ditt metodval.

Exempel: Mjukvaruutvecklingsprojekt fungerar ofta väl med agila metoder på grund av deras flexibilitet och iterativa natur.

Iterativ vs linjär approach

Avgör huruvida projektet gynnas av en iterativ eller linjär approach. Agila metoder som Scrum och Kanban är ideala vid iterativ utveckling, medan Vattenfallsmodellen ger en mer strukturerad, sekventiell approach.

Det fina med projektledningsmetoder är att du i vissa fall kan få det bästa av båda världar, genom en hybridapproach. Kombinera delar från olika metoder för att skapa en skräddarsydd approach just för dina projektbehov.

CRM-baserad projektledning förbättrar det korsfunktionella samarbetet

Med rätt projektledningsmetod och det rätta verktyget att komplettera denna med kommer dina projekt garanterat att lyckas. 

efficy CRMs projektledningsverktyg hjälper dig att hantera alla dina projekt på en och samma plats. Bygg smartare workflows, eliminera informationssilos, synka dina arbetsgrupper och nå högre effektivitet.

Nyfiken? Boka din demo här.

Läs mer: 

Din heltäckande guide till projektledning