Det komplette CRM-system, der booster alle dine projekter.
God projektledelse, eller project management, er nødvendig, for at virksomheder kan nå deres strategiske mål i tide og indenfor budgettet.
Trods dette undervurderer mere end halvdelen af virksomheder projektledelse, hvilket resulterer i, at 50% af projekterne mislykkes Det kan føre til tabte muligheder, ressourcespild og utilfredse kunder.
På den gode side betyder dette et enormt uudnyttet potentiale for din virksomhed.
Det er som en gylden mulighed, der kan hjælpe med at øge din virksomheds produktivitet og effektivisere din time-to-value. Du skal bare gribe muligheden.
I denne guide gennemgår vi alt, hvad du skal vide for at kunne implementere projektledelse succesfuldt i din virksomhed.
Er du klar? Lad os komme i gang.
Find ud af mere om efficys løsning
Projektledelse er den strategiske proces med planlægning og overvågning af teams, teknikker og ressourcer for at opnå specifikke mål indenfor nogle definerede rammer.
Har du prøvet at planlægge en tur med venner eller familie?
Måske har du planlagt rejseruten, lavet reservationer og informeret alle om detaljerne.
Hvis det er tilfældet, så har du allerede kendskab til projektledelse.
Præcis ligesom planlægning af en tur involverer project management også at organisere ressourcer, fastsætte tidsfrister og holde alle opdaterede for at nå et mål.
Det kan være sjovt at planlægge en ferie, men det kræver mere struktur og strategi at administrere et projekt for din virksomhed, hvis du vil have gunstige resultater.
Det er her, projektledelse kommer ind i billedet.
En projektleder (PM) er en erfaren fagperson, som står i spidsen for at planlægge, gennemføre og kontrollere et projekt fra start til slut.
En projektleders ansvar er vidtrækkende, foranderligt og kræver en række færdigheder og træning.
Alle, der leder et projekt, kan påtage sig rollen som projektleder, men hvad kræver det at generere ægte påvirkning og succes? Det kræver, at man udvikler de rette færdigheder.
Lad os se på nogle af de vigtigste færdigheder, som gør en projektleder god:
Kommunikation
Effektiv kommunikation er hjørnestenen i god projektledelse.
Projektledere skal mestre både mundtlig og skriftlig kommunikation for at formidle idéer, forventninger og opdateringer tydeligt til alle involverede parter.
I alt lige fra at have regelmæssige møder med samarbejdspartnere til at tjekke op på interessenter skal de kunne finde en balance mellem forskellige kommunikationsstile.
De skal agere som en oversætter, om du vil, der er i stand til at tale og kommunikere forskellige afdelingers jargon for at sikre, at alle samarbejder og arbejder produktivt mod et fælles mål.
Samarbejdende lederskab
I et miljø, hvor du skal interagere med folk på forskellige niveauer, skal en projektleder dyrke lederegenskaber for at fremme teamwork og guide et projekt mod succes.
Ved at være diplomatisk, empatisk og beslutsom kan en PM koordinere de forskellige roller — både i teamet og udenfor — der udfyldes af personer med forskellige meninger, evner og personligheder.
En PM har overblik over situationen, hvor de andre spillere leverer en unik brik til puslespillet i henhold til deres ekspertise.
I sidste ende kan en god projektleder motivere alle og nemt løse enhver uenighed, der måtte opstå.
Organisatorisk
Ethvert projekt har mange bevægelige dele. Lige fra ressourceplanlægning, tidslinjer, dokumenthåndtering og meget mere — en projektleder skal være organiseret for at kunne håndtere disse aspekter effektivt.
En velorganiseret PM vil lægge grundlaget for succes ved at have en systematisk tilgang til hvert aspekt af projektet.
Problemløsning
For at projektledere kan løse forskellige udfordringer gennem projektets livscyklus, er problemløsningsfærdigheder nødvendige.
Effektiv problemløsning giver en PM mulighed for at identificere og håndtere problemer hurtigt, justere planer, når det er nødvendigt, og holde projekter på rette spor.
Dette garanterer effektiv allokering af ressourcer, minimering af risici og bedre resultater, hvilket i sidste ende øger kundetilfredsheden.
Tilpasningsevne
De forskellige aspekter i projekter har en tendens til at ændre sig — på et tidspunkt er det bare uundgåeligt. Det er vigtigt for projektledere at være tilpasningsdygtige, når de står overfor skiftende omstændigheder.
En god PM skal kunne favne forandring og proaktivt tilpasse planer, når det er nødvendigt.
Enhver virksomhed skal dele sine mål op i handlingsorienterede trin – eller projekter. Og for succesfuldt at nå deres mål skal disse projekter planlægges og gennemføres nøje. Det er her, project management kommer ind i billedet.
Med god projektledelse kan din virksomhed håndtere komplekse mål med klarhed og struktur og sikre effektivt forbrug af tid, budget og arbejdskraft.
Faktaboks: virksomheder, der investerer i afprøvet projektledelse spilder 28x så lidt penge.
Og dette er blot begyndelsen på de positive aspekter; lad os se nærmere på nogle områder, hvor project management er vigtig for virksomheder.
Få støtte
Når en virksomhed beslutter sig for at begynde et nyt projekt, har den brug for støtte fra interessenter for at få de nødvendige ressourcer og finansiering.
Men interessenter kan tøve med at investere i et projekt, hvis de ikke tydeligt forstår, hvordan det vil gavne virksomheden som helhed.
Det er her, projektejeren laver en detaljeret plan og tidslinje for projektet, så projektledere kan give lederne et klart billede af projektets mål, risici og potentielle gevinster.
Med disse informationer er ledere og samarbejdspartnere mere tilbøjelige til at se projektets værdi og give deres fulde støtte.
Øg effektiviteten
Projektledelse og en dygtig PM kan hjælpe virksomheder med at dele store og komplekse projekter op i mindre og nemmere opgaver.
Når alle ved, hvem der gør hvad, og dygtige teammedlemmer arbejder på de rette opgaver på det rette tidspunkt, fører det til øget effektivitet og leveringsdygtighed.
Forbedret allokering af ressourcer
Ifølge Project Management Institutes (PMI) 2023 rapport går næsten 8.8% af projektressourcer til spilde, når disse principper ikke følges — hvilket gør effektiv allokering af ressourcer til en nødvendighed.
Dygtige projektledere er gode til at implementere rammer, der hjælper virksomheder med bedre at definere og fordele deres ressourcer for at undgå spild og maksimere produktiviteten.
For at gøre det nemmere kan projektledere bruge værktøjer til project management, såsom et CRM-software, for bedre at visualisere, spore og optimere allokering af et projekts ressourcer.
Styrk samarbejdet
Samarbejde er en af de vigtigste dele af et succesfuldt projekt, men det kan være svært at opnå, når teammedlemmer arbejder på separate opgaver på tværs af forskellige roller og afdelinger (og endda lokationer!).
Projektledelse faciliterer samarbejde med et centraliseret system til kommunikation og opgavestyring.
Ved at bruge et CRM-værktøj til projektledelse kan teammedlemmer kommunikere mere effektivt, dele dokumenter, spore fremgang og modtage tilbagemeldinger — alt sammen i realtid.
Finjuster processer undervejs
Project management er ofte en iterativ proces, der indebærer at prøve noget nyt eller forbedre eksisterende processer.
Ved at bruge disse metoder kan virksomheder indsamle data og tilbagemeldinger i hver fase af projektet og bruge disse informationer til løbende at lave forbedringer.
Et system til projektledelse såsom efficys faciliterer hele processen for din project management, hvilket hjælper dig med at træffe bedre beslutninger og optimere din præstation. Vi er her for dig — find ud af, hvordan vi kan hjælpe dig over en afslappet snak med en af vores eksperter. Book din demo her.
Nu, hvor vi har gennemgået, hvorfor det er så vigtigt, vil vi hjælpe dig i gang ved at forklare de veletablerede faser i projektledelsens livscyklus.
Den traditionelle livscyklus for projektledelse består af fem faser: projektopstart, projektplanlægning, projektgennemførelse, overvågning og kontrol af projektet og projektafslutning.
Selvom flere og flere virksomheder gør deres tilgange mindre eksplicitte med Agile (vi vender tilbage til emnet senere), er forståelse af projektlivscyklussen vigtig uanset metoden.
Når det er sagt, vil vi gennemgå livscyklussen:
Fase 1: Projektopstart
Det er starten på dit projekt, hvor projektejeren vil danne sig et overblik og planlægge omfanget, målet og budgettet for projektet og få alle med.
Projektejeren vil som regel begynde med at lave nogle få analyser, hvilket er normalen (eller uddelegere dem). Det inkluderer en analyse af gennemførlighed — fx analyse, der kan danne grundlag for, om et projekt bør gennemføres eller ej.
På dette tidspunkt bør alle forstå, hvilke resultater der skal opnås, før projektet er succesfuldt, og projektlederen skal komme med løsninger til at nå projektets mål.
Her vil du ofte se S.M.A.R.T.-modellen i brug. Hver enkelt overordnet mål deles op i en opgave, der er specifik (Specific), målbar (Measurable), opnåelig (Attainable), realistisk (Realistic) og rettidig (Timely) (S.M.A.R.T).
Du skal sikre dig, at du har alt klar, ikke blot til at starte op, men til at nå målstregen.
Fase 2: Projektplanlægning
I denne fase begynder visionen virkelig at tage form — omfanget defineres yderligere, og projektet gives fastsatte milepæle, der inkluderer minimering af risici og kommunikationsplaner.
Projektlederen skal beslutte projektets hvad, hvordan og hvor og planlægge præcis, hvordan projektets mål kan nås.
Planlægningsfasen er også der, hvor du beslutter, hvilken type metode til projektledelse du vil bruge.
Hver metode har unikke egenskaber, så undersøg dem ordentligt, før du beslutter, hvilken der er optimal til dit projekts arbejdsgang.
Fase 3: Projektgennemførelse
På dette tidspunkt vil tingene begynde at stå klare. Denne fase involverer at samle et dygtigt team, tildele opgaver med KPI'er, gennemføre projektplanen og følge udviklingen.
Det er fasen, hvor leverancerne og milepælene rent faktisk gennemføres som planlagt i den forrige fase.
Fase 4: Overvågning og kontrol af projektet
Fase fire handler om at sikre, at projektet bliver på sporet.
Når projektet udvikler sig, skal projektledere løbende måle forskellige KPI'er og rapportere om præstationen for at vurdere, om alt går som planlagt.
Vi ved selvfølgelig godt, at “nye udviklinger” altid kan opstå, når tingene kommer i gang, hvilket er grunden til, at gode projektledere sporer, overvåger og tilpasser.
Hvis noget ryger af sporet, holder projektlederen møder med samarbejdspartnere og interessenter for at lave en ny handlingsplan eller finjustere den eksisterende.
Det er en vigtig fase i ethvert projekts livscyklus, som gør, at projektet holder sig indenfor det fastsatte omfang, mål og tidslinje.
Fase 5: Projektafslutning
Denne fase afslutter kapitlet. Det involverer færdiggørelsen af alle opgaver og leverancer, så de tilfredsstiller interessenterne.
Når det er afsluttet, er det tid til at gennemgå projektet for at analysere dets resultater og diskutere, hvordan det kan forbedres fremover.
Det er vigtigt at fejre succeser her! En PM bør anerkende teamets sejre, både store og små, og værdsætte de mest værdifulde medarbejderes hårde arbejde.
Vi gør det nemmere for dig med skabeloner, der er klar til brug og som bruges af vores egne projekteksperter. Få din GRATIS projektekspert værktøjskasse her!
Der findes flere forskellige metoder — inklusive nogle hybride — som du kan bruge til at styre dine projekter.
Men hvad er en metode til projektledelse helt præcis? I bund og grund repræsenterer metoderne blot forskellige måder at håndtere projektet på.
Metoden, du vælger, vil afgøre, hvordan du planlægger og gennemfører projektet og overvåger resultaterne.
Det er en god idé at vælge med omhu — en veltilrettelagt metode vil optimere projektets produktivitet og øge succesraten.
Det rette valg for dig vil være det, der passer bedst til din virksomheds mål, branche, teamdynamik og projektets kompleksitet.
Lad os se på nogle af de mest populære typer af project management, som du bør kende — vi vil gruppere dem efter traditionel versus Agile for at gøre det nemmere:
Traditionel project management refererer til en lineær og trinvis tilgang til at håndtere projekter, som du vil definere og planlægge fuldstændig fra start.
Typisk vil traditionelle metoder følge de fem forskellige faser af projektledelsens livscyklus og er afhængig af omhyggelig kontrol for at overholde omfang, tidslinje og budget.
Du vil ofte se disse metoder brugt i brancher, hvor kravene er stabile, og et højt niveau af forudsigelighed foretrækkes.
Fordele ved traditionel projektledelse
Udfordringer ved traditionel projektledelse
Waterfall projektledelse er den mest populære traditionelle metode — og en af de mest brugte grundet den enkle tilgang.
Waterfall-metoden involverer fejlfri planlægning — fra begyndelsen skal du kortlægge hvert trin i projektet fra start til slut.
Det betyder at dele projektet op i definerede og sekventielle faser, hvor hver nye fase først begynder, når den forrige er færdiggjort.
Denne metode visualiseres ofte med et Gantt-diagram, som tydeligt viser hver fase, der fører til den næste.
Hvornår du skal bruge Waterfall
Waterfall project management passer bedst til projekter, der strækker sig over en lang og enkelt tidslinje med veldefinerede krav, faste rammer og minimal forventet ændring.
Ændringer anbefales ikke med denne metode, da de kan være kostbare.
For eksempel anvender konstruktion ofte en waterfall-tilgang. De arkitektoniske planer laves først, efterfulgt af konstruktion og til sidst det endelige eftersyn (simpelt sagt) — hele processen skal være lineær og nøjagtigt defineret lige fra start.
Meget lig Waterfall-metoden er Kritisk sti-metode en anden traditionel tilgang, der er sekventiel: lav opgave A, derefter opgave B.
CPM bruges til at identificere og planlægge den længste sekvens af afhængige aktiviteter, som afgør projektets samlede varighed.
Med denne metode vil du lave en visuel repræsentation af projektets opgaver og gensidige afhængigheder, hvilket fremhæver den kritiske sti (critical path).
Ulig waterfall-metoden giver CPM mulighed for fleksibilitet i opgavesekvensen, hvor der tages hensyn til et muligt behov for justeringer.
Hvornår du skal bruge Kritisk sti-metode
CPM er en god tilgang til store og komplekse projekter med flere samhørige aktiviteter og strenge tidsfrister.
Nogle af fordelene ved denne metode er færre flaskehalse takket være definerede afhængigheder og forbedret prioritering af ressourcer ved at forstå de mest kritiske opgaver, og hvordan de hænger sammen.
På den anden side kan CPM være vanskelig for projekter, hvor den kritiske sti og slutdatoen for opgaver er uklare.
Som navnet antyder, er Agile en adræt og iterativ tilgang — der kan inkorporere ændringer uden problemer.
Takket være fleksibiliteten er denne metode blevet mere populær, hvor op til 71% af virksomheder i dag anvender den.
Den Agile projektledelsesmetode begynder bredt, hvor projektets vision defineres baseret på, hvad der er tilgængeligt eller vides i øjeblikket, og justeres derefter over tid, når du lærer mere.
Denne metode indebærer at dele projektet op i mindre, håndterbare opgaver, der kaldes sprint, med hyppige gennemgange og justeringer.
Fordele ved Agile projektledelse
Udfordringer ved Agile projektledelse
Scrum-rammerne følger også principperne for Agile; det er rammer, der lægger vægt på samarbejde og en iterativ fremgang.
Med Scrum deler du projektet op i mindre sprinter, der typisk varer 1-4 uger, med definerede mål og leverancer.
Mange Scrum-teams har daglige møder for at synkronisere deres fokus og håndtere forhindringer løbende.
Hvornår du skal bruge Scrum
Scrum er glimrende til komplekse projekter med mange ukendte faktorer og skiftende krav.
Et markedsføringsteam kan bruge Scrum til at levere trinvise resultater ved at dele deres kampagner op i sprints, der fokuserer på specifikke mål, og regelmæssigt justere strategier i henhold til markedsdynamikken.
Som et medlem af den Agile familie er det primære fokus i Kanban project management vedvarende forbedring.
Kanban er et japansk ord, der betyder skilt eller billboard — og i henhold til betydningen udstiller Kanban-metoden alle de nødvendige informationer om et projekt på skilte.
Skiltene er delt op i kolonner, der repræsenterer forskellige faser, og opgaverne er repræsenteret af kort, der bevæger sig på tværs af skiltet og indikerer fremgangen.
Denne metode hjælper teams med at udføre forskellige opgaver hurtigt og effektivt ved at visualisere deres arbejde, forstå, hvad der er i gang, og holde sig opdaterede, når opgaver markeres som færdiggjorte.
Hvornår du skal bruge Kanban
Kanban-metoden er bedst til projekter med behov for vedvarende forbedring — for eksempel bruger teams i kundesupport ofte denne metode, fordi den giver mulighed for visuelt at spore kunders forespørgsler og prioritere opgaver bedre.
På den måde kan de give rettidige svare og tilfredsstille kunderne.
Det er selvfølgelig ikke en simpel opgave at administrere et projekt. For at mestre projektledelse skal der være et solidt grundlag af gode teknikker.
Her er vores top 6 tips til project management fra efficys egen projektleder, som du kan anvende for at få succesfulde projekter — hver gang — og drive din virksomhed fremad:
1.Definere projektets mål tydeligt
Med enhver forretningsaktivitet er det vigtigt at gå fra hvad og tydeligt definere hvorfor.
Det hele begynder her — et klart defineret formål vil guide hele projektet, sikre, at alle samarbejder, og motivere til investering i at nå et fælles mål.
Et klart og målbart mål vil hjælpe dig med at sørge for, at hvert projekt skrider frem, løse problemer, når de opstår, og spore din succes.
På den måde kan du løbende finjustere din præstation og gøre det rette for at få betydningsfuld vækst.
2. Udvikle en omfattende projektplan
Mange projekter fejler på grund af mangel på planlægning og detaljeret forskning — men det behøver ikke at være sådan.
Ved at have en detaljeret plan, inkludere opgaver, leverancer og tidslinjer, kan en projektleder gøre det muligt for alle at nå hver milepæl og fremme vedvarende fremgang.
Det er også en vigtig metode til at undgå scope creep, hvilket rammer op til 52% of projekter og kan forårsage blokeringer, forsinkelser og overskridelse af budgettet.
Det er en god idé at henvise til data fra tidligere projekter og indsamle informationer for at lave realistiske skøn for projektet i planlægningsfasen.
Selvom scope creep ikke altid kan undgås fuldstændig, vil en udførlig plan helt sikkert hjælpe med at minimere det.
3. Samle et risikoresponsteam
Alle projekter står overfor en vis grad af risiko; det er en god idé at have et risikoresponsteam klar til at håndtere eventuelle problemer, der måtte opstå.
Ved at samle et dedikeret team — udstyret med den rette ekspertise — kan projekter effektivt reagere på uforudsete udfordringer, mindske effekten af dem og øge sandsynligheden for succes.
4. Fremme åbenhed og samarbejde
Undervejs er det vigtigt at engagere de involverede parter i klar kommunikation for at motivere alle og fjerne eventuelle forhindringer.
Start hvert projekt med et møde for at slå tonen an, hav regelmæssige opfølgninger for at dele opdateringer og bekymringer og hav et afsluttende møde til sidst for at reflektere over din succes.
Ved at fremme åbenhed gennem hele projektet kan du opnå et stærkere samarbejde og ansvarlighed, eftersom teammedlemmer er mere tilbøjelige til at tale om bekymringer og tage ansvar for eventuelle fejl, der kan opstå.
5. Vedvarende overvåge din præstation
Som man siger, du får, hvad du måler — og det, du måler, vokser.
Når du regelmæssigt overvåger fremgang sammenlignet med dine fastsatte mål, er du på rette vej til både at nå og overgå dine egne tal.
Ved at holde nøje øje med dine KPI'er, leverancer, udgifter, risici og så videre kan du hurtigt tage dig af eventuelle problemer, fremme proaktiv beslutningstagning og selvfølgelig sikre dig, at dit projekt går, som det burde.
6. Vælge de rette værktøjer
Hvis du ønsker at gå hurtigere frem og få alle til at samarbejde med fuldt udsyn over deres opgaver og fremskridt, er et centralt system til projektledelse grundlæggende.
Et godt system til project management gør det muligt at bevæge sig mellem forskellige handlinger med blot nogle få klik med musen, mens man giver hele teamet den nødvendige organisering og struktur til at håndtere projektet effektivt.
Men det er ikke blot en påstand — 77% af højtydende projekter bruger et software til projektledelse.
efficys project management solution integrerer problemfrit CRM funktioner og trejdepartsværktøjer, såsom Google Workspace og Microsoft 365, for at effektivisere al din daglige drift og forenkle din vej til varig vækst.
Det digitale landskab er fyldt med værktøjer til at være organiseret, men hvis du har et separat software eller værktøj til hvert behov, kan det føre til øgede omkostninger, uorden og siloer på tværs af teams.
Faktum er, at usammenhængende data og processer skader samarbejde — og ringe samarbejde skader produktivitet.
Med et konsolideret CRM-system kan du give dine teams alt, hvad de skal bruge til at udføre deres opgaver fra en lokation, så de kan bevæge sig meget hurtigere — så de kan arbejde sammen og yde deres bedste.
Nedenstående er nogle af de bedste måder, hvorpå et CRM med projektledelse kan hjælpe din virksomhed med at få succes:
Fremme samarbejde
Et godt CRM-system fremmer samarbejde på tværs af afdelinger og nedbryder unødvendige siloer, der hindrer fremgang.
Gennem integrerede kommunikationsværktøjer såsom e-mail, chat og notifikationer kan teammedlemmer være forbundne, dele opdateringer og samarbejde i realtid.
Muligheden for at diskutere, kommentere, linke og dele dokumenter med en CRM-platform dyrker åbent og effektivt projektsamarbejde — hvilket hjælper teams med at træffe gennemtænkte og informerede beslutninger og opnå bedre resultater.
Effektivisere projektdokumentation
Et CRM med projektledelse giver et organiseret og let søgbart sted til alle dine projektdokumenter, kontrakter, kommunikationsjournaler og vigtige milepæle.
Med nem tilgængelighed og versionskontrol kan teammedlemmer hurtigt lokalisere og referere til relevant projektdokumentation, hvilket forbedrer samarbejdet og arbejdstempoet yderligere.
Optimere ressourceplanlægning og allokering
Et CRM giver dig værdifuld viden om tilgængelighed af ressourcer og arbejdsbyrden.
Med synlighed i realtid og et hurtigt og nøjagtigt værktøj til tidsregistrering, kan projektledere effektivt undgå overbooking og underudnyttelse, hvilket giver mulighed for bedre planlægning og ressourceoptimering.
Facilitere kunde- og interessentengagement
Det er simpelt at opretholde stærke relationer til kunder og interessenter med CRM-data.
Din CRM-platform til project management vil give et omfattende overblik over kundeinteraktioner, præferencer og kommunikationshistorik.
Du kan udnytte disse informationer til at personliggøre kundeinteraktioner, forudse deres behov og reagere rettidigt på bekymringer.
Ved at pleje kunderelationer gennem et CRM vil du vække tillid, opbygge loyalitet og øge sandsynligheden for succesfulde resultater.
Forbedre beslutningstagning
Overlad ikke din succes til tilfældighederne; ved at have et klart overblik over alle dine kunder med et CRM kan du se det store billede og planlægge dine aktiviteter.
Udnyt din CRM-analyse og rapporteringsmulighederne til at overvåge projektets præstation, identificere eventuelle risici og justere dine strategier til kontinuerlig forbedring.
Værktøjet til projektledelse i efficys CRM hjælper dig med at spore fremgangen for hvert projekt og giver dig værdifuld viden, så du kan træffe informerede beslutninger i hver fase.
Samlet set kan implementering af et system til project management, der integreres i dit CRM, være ekstremt gavnligt for din virksomhed.
Det perfekte samarbejde findes; ved at kombinere styring af kunderelationer og projektledelse i en enkelt platform hjælper efficys CRM virksomheder med at effektivisere deres processer, allokere deres ressourcer mere effektivt og øge produktiviteten på tværs af teams.
Vi har som mål at gøre det enkelt at nå dine forretningsmål — er du klar til at snakke med en af vores eksperter og se, hvad efficys CRM kan gøre for dig? Book din gratis demo i dag!
Læs mere om:
Problemløsningsstrategier, som enhver projektleder bør kende