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Este artículo ha sido escrito por Efficyers

El departamento de administración de ventas contribuye a la calidad del servicio al cliente y al logro de los objetivos de ventas.

Proporcionan un apoyo esencial para el equipo de ventas, ya que procesan los contratos obtenidos por los comerciales y gracias al uso de un CRM, mantienen una base de datos precisa con información sobre los clientes, como detalles de facturación, contratos, correos electrónicos, etcétera.

Si actualmente estas pensando en contratar a un administrador de ventas, pero desconoces qué tareas especificas tiene que realizar, ¡no hay problema!

Te mostramos las funciones que todo administrador de ventas debe de realizar, las cuales ayudan a que cada objetivo de venta se cumpla y genere ingresos a tu empresa:

Funciones clave de todo Administrador de Ventas

Gestión de pedidos

Los administradores de ventas procesan las órdenes de venta que llegan a la empresa por teléfono, correo electrónico o sitio web.

También procesan los pedidos generados por los representantes de ventas o el personal de telemarketing.

Ellos comprueban cada pedido, asegurándose que los precios o descuentos estén bien y que los clientes han introducido sus datos de forma correcta. Incluso, ellos se ponen en contacto con los clientes para resolver cualquier duda o inconveniente, obteniendo cualquier información que haga falta. Es más, resuelven pequeños problemas antes de que se conviertan en grandes decepciones para los clientes.

Administración del stock de ventas

Los administradores de ventas introducen los detalles del pedido en un sistema informático y envían el pedido al departamento de producción, pidiendo confirmación de la disponibilidad de stock o de las fechas de entrega.

También comprueban que los datos de entrega y de contacto son correctos y actualizan los registros de los clientes con cualquier cambio.

Antes de liberar el pedido a fabricación, puede que tengan que verificar el estado de pago o de crédito del cliente u obtener la autorización del director de ventas. Cuando los pedidos están completos, avisa al departamento de finanzas para que prepare las facturas.

Registros de clientes

Una administración de ventas, actualiza los registros, (tanto nuevos, como ya existentes) desglosando el detalle de los pedidos y sus facturas correspondientes.

Más adelante, el administrador comparte sus informes de ventas con el equipo de ventas, para así planificar de futuras campañas de ventas y de marketing.

Soporte de ventas

La mayoría de los administradores de ventas proporcionan apoyo a los representantes de ventas, cuando están fuera de la oficina.

Ellos toman las llamadas o correos electrónicos de los clientes y alertan a los representantes sobre cualquier problema urgente. Se ocupan de las solicitudes rutinarias de los clientes, como las solicitudes de cotizaciones de precios o de fechas de entrega.

También pueden pasar cualquier consulta técnica de los representantes de ventas o de los clientes a los departamentos apropiados. Ponen al día a los representantes sobre los pedidos o las entregas.

Este soporte ayuda al equipo de ventas de campo a trabajar de forma más productiva y a centrarse en el trato con los clientes.

Administración del equipo de ventas

Esta claro que los administradores de ventas mantienen registros de las ventas, y esto lo comparan con los objetivos comerciales establecidos para ayudar a los gerentes y vendedores a monitorear el progreso del equipo.

También registran y procesan los gastos de los representantes de ventas, como el combustible o el alojamiento en hoteles, y preparan informes en función a presupuestos de la empresa.

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