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Este artículo ha sido escrito por Geoffroy

El uso de softwares de Customer Relationship Management (CRM) en el sector legal está creciendo rápidamente en Europa. Un bufete de abogados necesita recopilar información y tener todos los datos en una sola fuente para cada aspecto del desarrollo del negocio y de la gestión de clientes dentro del bufete para poder seguir siendo competitivos en la economía actual.

Un CRM puede ayudar a los bufetes a perfilar prospectos, comprender sus necesidades y establecer relaciones con ellos, proporcionándoles un nivel muy alto de servicio al cliente. Esto ayuda a un bufete de abogados a presentar un rostro unificado a sus clientes y a mejorar la calidad de la Relación Cliente. El ról de un CRM en el día a día es de agilizar la eficiencia del backend para que pueda centrarse en ganar casos practicar de la abogacía.

¿Cuáles son las razones principales para utilizar un CRM?

Centraliza los datos de tus clientes

Te permitirá hacer un seguimiento fácil y una rápida integración de cualquier contacto que puedan tener tu equipo jurídico con un cliente existente o potencial. Los bufetes de abogados ya no pueden permitirse el lujo de ignorar la necesidad de un lugar centralizado para administrar todas las relaciones del bufete.

Organizar tareas importantes

Este punto es particularmente relevante cuando tienes una reunión con un cliente potencial y deseas asegurarte de hacer un seguimiento adecuado. Con un CRM, puedes establecer notas recordatorias para ponerte en contacto con él y asignar plazos y objetivos. De este modo, puedes comprobar claramente el progreso del seguimiento conectándote y consultando el registro de clientes. Esto es particularmente beneficioso a medida que tu buefete crece y luchas por mantenerte al día con el aumento del flujo de tareas.

Gestiona todos los documentos en un solo lugar

Cuando tienes un cliente, generalmente tienes docenas de documentos y no es fácil clasificarlos, recuperarlos o incluso compartirlos con tus colegas. Con un buen CRM, los documentos pueden organizarse fácilmente en carpetas y pueden compartirse con sus colegas, eliminarse, archivarse o modificarse fácilmente.

Automatización de las funciones de marketing

Podrías pensar que las acciones de marketing no son el núcleo de tu negocio y no vale la pena hacer marketing, ya que tienes muchas otras cosas que hacer a diario. Sin embargo, necesitas «hacer ruido» para que tu bufete se mantenga frente a los clientes potenciales, por lo que cuando necesiten un equipo jurídico y asesoramiento, pensarán primero en ti. Con un buen CRM puedes automatizar fácilmente las acciones de marketing para que no te quiten mucho tiempo. Por ejemplo, te ahorrará tiempo para la prospección y te permitirás llegar a más clientes potenciales de forma consistente.

Seguir cada interacción y entender todos los aspectos del compromiso con el cliente

Si eres es un gerente, no sólo necesitas mejorar tu trabajo diario y la forma en que tratas los casos, sino que también necesitas hacer crecer tu bufete, asegurarte de que tú y tu equipo transformen los clientes potenciales en clientes y que retengas a estos clientes. Con un CRM podrás analizar el servicio al cliente y monitorear las actividades de tu equipo. Te dará información en tiempo real sobre la comunicación entre tu cliente y el bufete.

¿Qué hacemos en Efficy específicamente para los bufetes de abogados?

Existen muchos tipos de CRM para cada tipo de industria, por eso, en tu bufete, no te vale cualquier herramienta.

En Efficy personalizamos nuestros esfuerzos para encontrar respuestas específicas para los bufetes de abogados. Hemos creado un «vertical» dedicado a ayudar a varios bufetes legales a mejorar sus negocios.

Archivos dedicados a casos específicos

Efficy permite naturalmente añadir un enlace entre una identidad (contacto / empresa) y un archivo. Existen diferentes tipos de relaciones posibles entre una identidad y una carpeta: Referencias legales, Ról en el caso, referencia a la factura…. Efficy creó un módulo jurídico específico por lo que todo se predefine automáticamente. Se ahorra mucho tiempo al no hacer valores legales y trabajo que normalmente consume tiempo.

Codificación de tiempo

En nuestra solucione específica para los bufetes de abogados, la codificación del tiempo se realiza a efectos de facturación. En Efficy hemos creado el «cronómetro». El cronómetro es una característica desarrollada para la profesión de abogado. Permite a todos los usuarios del CRM medir con precisión el tiempo dedicado a una acción específica. El usuario que desea grabar el tiempo hace clic en el botón «play» del temporizador. Cuando el usuario ha terminado la tarea que desea medir, hace clic en el botón «Stop». El contador se detiene y se abre una nueva acción. El usuario puede, por supuesto, modificar posteriormente el tiempo empleado, vincular un proyecto, un contacto, una empresa….

La integración CTI

Directamente relacionado con el punto anterior tenemos la integración CTI. La integración CTI personalizada para bufetes,  define la gestión de las llamadas telefónicas realizadas. Una acción de temporizador se genera al final de una llamada, registrando la hora de la llamada (teniendo en cuenta la numérica y duración).

Hoja de horas o Timesheet

La hoja de horas es la «forma de codificación del tiempo», que centraliza, para cada usuario, el tiempo trabajado en un archivo. Se incluyen varios campos:

  • Es necesario indicar un «fichero» en el que imputar el servicio. Una lista desplegable muestra las últimas carpetas vistas por el usuario.
  • Debe indicarse la «hora» que figura en un «expediente». Este sigue la regla de los 6 minutos.
  • La descripción de la actividad es obligatoria.

A continuación, se presentan algunos datos que también se «rellenan automáticamente» cuando se añade el archivo:

  • El idioma del expediente, permite al abogado saber en qué idioma debe escribir las descripciones.
  • La referencia del archivo

Factura

Hemos creado un módulo de facturación para abogados con varios objetivos:

  • Permitir la generación de la factura final, con los detalles de los servicios, según el usuario.
  • Gestión sencilla de honorarios, desembolsos y costes externos
  • Un proceso para verificar y validar los documentos de factura
  • Facturación en volumen
  • La generación de notas de crédito
  • Integración opcional con un sistema de contabilidad

La necesidad de una solución CRM crece rápidamente en el ecosistema legal. Los bufetes de abogados en crecimiento ya no pueden permitirse el lujo de ignorar la necesidad de un lugar centralizado para administrar todas las relaciones del bufete.

Si tu presupuesto de desarrollo de negocio no está siendo reservado para la inversión en un CRM, deberías estar enfocado en esto para el final del año. Si deseas más información sobre Efficy y nuestras características y servicios, siempre puede enviarnos un correo electrónico a marketing@efficy.com.

 

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