Electronic Signatures
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Ce post a été écrit par Efficyers

Aujourd’hui, tout le monde se passe de papier.

La dématérialisation a du sens. Non seulement c’est meilleur pour l’environnement, mais cela facilite la gestion des documents et permet de réduire les coûts administratifs.

L’une des principales considérations lors de la transition vers des solutions sans papier est de savoir comment remplir toutes les conditions légales et réglementaires. Si votre entreprise ou organisation doit permettre à des personnes de signer certains documents, vous devrez trouver un moyen de le faire numériquement.

La signature électronique apporte la solution, surtout lorsqu’elle est intégrée au CRM.

Vous souhaitez probablement savoir quels sont les avantages avant d’investir dans l’abonnement d’une plateforme de signature électronique. Bonne nouvelle : c’est exactement ce que nous allons examiner dans cet article.

Qu’est-ce qu’une signature électronique?

Lorsque nous parlons de signature numérique ou électronique, nous ne parlons pas réellement d’une signature au sens traditionnel du terme : une représentation manuscrite du nom d’une personne.

La signature électronique s’apparente plutôt à une « empreinte digitale » numérique. Elle permet de vérifier qu’une personne a lu un document et en accepte les termes. En d’autres termes, les signatures électroniques suppriment la nécessité de signer physiquement un morceau de papier.

La signature numérique utilise un protocole standard connu sous le nom Infrastructure à clé publique (ICP) pour enregistrer et stocker une transaction de signature d’une manière sûre, inviolable et universellement acceptée. L’ICP applique un algorithme unique pour générer une paire de clés, une publique et une privée, pour chaque transaction. Ces clés garantissent l’authenticité de la validation de la signature électronique.

Les plateformes et les outils de signature numérique ou de signature électronique prennent en charge l’ensemble du processus pour l’émetteur du document et le signataire.

Le logiciel de signature électronique fournit l’ICP et applique souvent une couche de sécurité connue sous le nom d’autorité de certification (AC) pour valider la signature.

Quels sont les 7 avantages de la signature électronique?

1. Un gain de temps

Le processus est plus rapide et plus facile que la signature de document papier, aussi bien pour émetteur du document que pour le signataire.

Par exemple, plusieurs documents de prêt bancaire peuvent être lus et signés en ligne, ce qui évite à l’emprunteur de se rendre en personne à la banque ou de recevoir et de renvoyer des documents papier par la poste.

En outre, certaines des solutions de gestion de la relation client les plus innovantes permettent d’intégrer la signature électronique pour automatiser la capture et le stockage de signature électronique.

2. Le zéro papier

Les signatures électroniques sont ajoutées aux documents numériques et stockées de manière centralisée dans le cloud ou sur un réseau local, ce qui signifie qu’il n’est plus nécessaire de conserver ou d’imprimer une copie papier. De cette manière, les signatures électroniques contribuent à réduire le stockage dans les bureaux et constituent une solution plus durable sur le plan environnemental.

3. Une sécurité accrue

Les signatures électroniques sont beaucoup plus sûres que l’envoi de documents par la poste. En appliquant des systèmes d’authentification numérique, les émetteurs de documents peuvent être rassurés sur le fait que leurs documents seront reçus et signés par la bonne personne.

4. Un suivi complet

L’émetteur du document peut voir exactement qui a ouvert, signé et vérifié un document, ce qui est pratique lorsque plusieurs personnes doivent signer.

5. Une proximité augmentée

Les méthodes traditionnelles d’obtention de signatures de résidents étrangers pouvaient prendre des semaines. Les signatures électroniques peuvent être demandées et fournies en quelques secondes, à l’aide de n’importe quel appareil, y compris les smartphones et les tablettes.

6. Une agilité confirmée

Les signatures électroniques contribuent à prendre en charge des flux de travail allégés ou agiles et à maintenir la dynamique du projet. Attendre les signatures traditionnelles sur papier peut ralentir les projets, voire les interrompre complètement, ce qui peut faire la différence entre le succès et l’échec dans notre monde numérique au rythme effréné.

7. Des frais en moins

Enfin et surtout, les signatures électroniques peuvent aider les entreprises et les organisations à réduire leurs coûts. Des économies peuvent être réalisées grâce à la réduction du papier et des frais d’impression, d’affranchissement, d’administration et de stockage. Dans certains cas, les signatures électroniques peuvent ouvrir la voie au travail à distance en réduisant le besoin d’espace de bureau physique.

Pourquoi les entreprises doivent-elles intégrer la signature électronique au CRM?

Les logiciels de gestion de la relation client (CRM) fournissent des outils précieux pour aligner les équipes et améliorer l’efficacité. Les services commerciaux s’appuient largement sur les logiciels CRM pour collecter et analyser les données clients et rassembler les documents à partir d’un emplacement centralisé.

Les solutions de gestion de la relation client réduisent considérablement les tâches administratives, ce qui fait gagner du temps aux commerciaux et leur permet de générer plus de revenus pour l’entreprise. Avec une solution innovante comme Efficy CRM, votre entreprise peut également intégrer des outils tiers, notamment la signature électronique. L’intégration des signatures électroniques à un CRM vous permet de réaliser les actions suivantes :

  • Économiser du temps et de l’argent en éliminant la nécessité d’imprimer ou de numériser des documents papier ;
  • Automatiser les tâches chronophages telles que l’envoi manuel de devis et de contrats de vente par courrier électronique ;
  • Faciliter la vie de vos clients en leur permettant de choisir entre plusieurs devis et de les signer directement ;
  • Retrouver des documents plus rapidement ;
  • Raccourcissez votre cycle de vente.

Efficy s’est associé à trois fournisseurs de signatures électroniques - Connective, Universign et Yousign. Les utilisateurs d’Efficy peuvent intégrer facilement et de manière transparente l’un de ces trois outils pour demander des signatures en toute sécurité et stocker tout document de manière centralisée dans la bibliothèque du CRM.

Profitez-en pour découvrir comment l’intégration d’un logicel de signature électronique avec votre CRM vous fait gagner du temps et de l’argent ? Réservez une démonstration d’Efficy CRM, et l’un de nos conseillers experts vous montrera comment il fonctionne.

 

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