Sales Forecasting / Prevision de ventas
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Este artículo ha sido escrito por Mae

El panorama comercial está sufriendo cambios rápidos. Y esto, a menudo, significa que los empresarios se quedan atrás. En esta publicación, te explicamos cómo puedes inclinar la balanza a tu favor, predecir los ingresos obtenidos y prepararte bien para las fluctuaciones del mercado con los métodos de previsión de ventas.

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Los magos, adivinos y todos los videntes en el pasado vivían de las predicciones que realizaban sobre el futuro de las personas. Tanto si eran embaucadores como si no, no nos corresponde a nosotros decidirlo. Lo que sí sabemos con seguridad, es que, en la jungla del marketing y las ventas, mediante técnicas modernas, ahora podemos predecir de forma definitiva el futuro, en cierto modo.

Para ponernos en contexto: si contamos con una serie de métodos de previsión de ventas, con información sobre las compras y transacciones que realizan los clientes, podemos ahora predecir el comportamiento de los clientes en el futuro con bastante certeza.

El pronóstico de ventas hace exactamente lo que dice, predice las cifras de ventas de tu empresa. Gracias a esto, los empresarios ahora cuentan con las herramientas con las que pueden predecir el comportamiento futuro de los consumidores y realizar modificaciones cuando sea necesario para obtener resultados empresariales más deseables.

El pronóstico de ventas es una oportunidad excelente a la que sacar partido, debido a que las empresas que aciertan con sus pronósticos tienen un 10 % más de probabilidades de aumentar su facturación anualmente.

En esta publicación, analizamos lo que es el pronóstico de ventas y todas las ventajas que conlleva. Más en contexto, te explicamos nuestros modelos de estrategia constatados y veraces para que apliques estas técnicas a tu estrategia de marketing. ¿Buscas aprender algunos trucos? Vamos a ello entonces:

¿Qué es el pronóstico de ventas y sus métodos?

La previsión de ventas, es el proceso de estimar los ingresos futuros mediante la predicción de la cantidad de producto o servicios que una unidad de ventas (que puede ser un vendedor individual, un equipo de ventas o una empresa) que comercializará en la próxima semana, mes, trimestre o año.

En su forma más simple, el forecast es una medida proyectada de cómo responderá un mercado a los esfuerzos de comercialización de una empresa.

Por qué es importante hacer una previsión de ventas:

Los pronósticos son sobre el futuro y para una empresa es importante producir una previsión de ventas preciso.

Las empresas ganan confianza en sus ventas cuando sus gerentes son capaces de confiar en los pronósticos y para las empresas que cotizan en bolsa, los forecasts precisos confieren credibilidad en el mercado.

Toda predicción de ventas añade valor a toda una organización. Las finanzas, por ejemplo, se basan en las predicciones para elaborar presupuestos para planes de capacidad y contratación.

La producción utiliza las previsiones de ventas para planificar sus ciclos y ayudan a las operaciones comerciales con la planificación y captación, a la cadena de suministro con la compra de materiales y la capacidad de producción, y a la estrategia de ventas con las tácticas de canales y socios.

Estos son sólo algunos ejemplos. Lamentablemente, en muchas empresas, estos procesos permanecen desconectados, lo que puede producir resultados comerciales no efectivos.

Si no se comparte la información de una previsión de ventas, por ejemplo, la comercialización de un producto puede crear planes de demanda que no se ajusten a las cuotas de ventas o a sus niveles de consecución.

Esto deja a la empresa con demasiado inventario, o con muy poco inventario, o con objetivos de ventas inexactos, todos pueden perjudicar al resultado final.

Comprométete a realizar un forecast de calidad que ayude a evitar costosos errores.

Componentes de la Previsión de Ventas (Sales forecasting)

1. Visión

Hace referencia al análisis y la perspectiva estratégica que debe aplicarse al analizar los siguientes tipos de datos y así obtener información útil para optimizar procesos de ventas.

2. Datos Históricos

Es la comprensión de resultados pasados, para así tomar mejores decisiones sobre el rendimiento de una empresa.

3. Datos Actuales

Estos proporciona información sobre el estado presente de un producto o servicio.

4. Datos Futuros

El tomar en cuenta el análisis de los datos históricos, como actuales, ayuda a toda empresa a entender mejor su funcionamiento y abarcar diferentes demandas. Incluso apoya en la toma de decisiones y en la realización de proyecciones, tanto de ventas, como empresariales.

Actualmente, existen muchas maneras diferentes de ver tus ventas y hacer un pronósticos, y cada método dependerá de la información que tengas, de los resultados que quieras conocer y de la confianza que tengas en la información de la que dispones.

sales forecasting/ prevision de ventasAquí algunos métodos de previsión de ventas

Conoce para qué situación se utilizan mejor y elige el que mejor se adapte a tu negocio, ¡vamos!

1. Previsión de ventas enfocada en lo anticipado

Las relaciones son el corazón y el alma de las ventas.

Este método se basa en el análisis entre la relación que tienen tus prospectos, con tu empresa. Se basa en ver comportamientos y antecedentes, para así tener un indicador clave para tus ventas.

Esto es lo que necesitarás para comenzar:

  • Tener tus bases de datos de clientes potenciales por mes
  • Tasa de conversión de clientes por canal
  • Precio medio de venta por canal

Si ya tienes algunos datos que pueden ayudarte, ya es un gran inicio. Con esto puedes tener una perspectiva para tus ciclos de ventas, marketing o los cambios en el mercado.

Ahora bien, si no dispones de datos claros sobre tus fuentes de prospectos o datos de adquisición históricos, te resultará difícil crear un pronóstico preciso con este método.

2. Forecast enfocado en controlar la duración de tu ciclo de ventas

Este método utiliza datos sobre el tiempo que tarda un cliente potencial, en acercarse a la previsión de ventas de un representante comercial.

Aquí un ejemplo: Digamos que el tiempo promedio para cerrar una venta es de cuatro meses y un representante ha estado trabajando con un cliente potencial durante tres meses, tu forecast de ventas podría ser de  un 75% de posibilidad para cerrar una negociación.

Lo bueno de este método es que es completamente objetivo. Significa que el «instinto» de tu representante de ventas es importante y que tu pronóstico no depende del hecho de que ellos se «sientan bien» con este prospecto, sino más bien de cuánto tiempo le ha tomado en cerrar.

Lo que es aún más beneficioso es que el método de la duración del ciclo de ventas se puede aplicar a una multitud de ciclos de ventas, dependiendo de la fuente.

Por lo tanto, si un cliente de referencia toma típicamente dos semanas, mientras que una fuente comercial toma seis meses, aquí puedes agrupar estos tipos de tratos por su fuente y aún así tener una imagen precisa.

Una forma de comenzar a medir, puede ser el seguimiento preciso  cuándo  un prospecto entra a tu funnel de ventas.

Esto es importante ya que te ayuda obtener información para tu equipo de ventas y marketing. Una herramienta que puede ayudarte es un CRM, ya que te ayuda a conocer cada oportunidad de venta desde su inicio, hasta el final.

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3. Previsión de ventas en la etapa de oportunidad

El método de la etapa de oportunidad toma tu pipeline de ventas, lo  acortas y asigna un valor porcentual a cada paso en función de la probabilidad de cierre de un cliente potencial.

Así, un nuevo prospecto puede tener un 10% de probabilidad de cierre, mientras que alguien que ha pasado por una demostración de producto puede estar en un 80%.

Entonces, escoges un período de forecast (mensual, trimestral, anual) y multiplica el valor potencial de cada operación, por el lugar en el que se encuentra en tu proceso.

Por lo tanto, un contrato de € 2.500 que ha pasado por una demostración de producto que vale € 2.000 (€ 2.500 x 80%).

Una vez más, necesitarás un buen grupo de datos históricos para poder utilizar este método con precisión.

Este método no toma en cuenta la edad del lead y asigna el mismo valor a un prospecto que ha estado alrededor durante cinco meses que un nuevo prospecto.

Por lo tanto, aunque es relativamente fácil de configurar y te dará una idea rápida, pero probablemente no te dará nada demasiado cercano a lo que buscas.

4. Forecast intuitivo

Este se basa en la confianza que depositas en cada uno de tus vendedores, ya que son tu mejor recurso para pronosticar con precisión tus propias ventas, y por ello comienza por preguntarles a cada uno cuán seguro está de que su venta se cerrará, y cuándo no.

En este caso, puede ser que la respuesta sea  completamente subjetiva, y que viene de alguien cuyo objetivo es darte una respuesta optimista y positiva.

Sin embargo, tampoco existe una forma escalable de verificar esta información, ya que podrías obtener esta información por tu gerente de ventas y conocer el estatus de cada uno de tus comerciales.

Aunque definitivamente al inicio hayan algunos inconvenientes, este es uno de los pocos métodos de previsión de ventas que es genial para las empresas en fase inicial o para las empresas sin una gran cantidad de datos históricos.

Por lo tanto, aunque lo utilices, es una excelente manera de comenzar a construir un pronóstico antes de que tenga que pasar por las ventas pasadas.

5. Previsión de análisis de mercado de prueba

El método de análisis de mercado de prueba es excelente si estás lanzando un nuevo producto o servicio y quieres tener una idea de cómo podrían ser tus ventas.

Como su nombre lo indica, este método implica hacer un lanzamiento limitado de tu producto o servicio y luego analizar su alcance. Usando ese número como base, puedes hacer un pronóstico preciso sobre la respuesta de un lanzamiento al 100%.

Si tienes una gran empresa que está lanzando un nuevo producto sin ningún tipo de estudio de mercado concreto, o una empresa nueva que está haciendo un lanzamiento para medir el interés en tu producto o servicio, esta es una buena manera de obtener una lectura en el mercado a través de las ventas reales.

Sin embargo, los lanzamientos son notoriamente costosos, por lo que no resulta barato. Además, no todos los mercados son iguales, y lo que sucede en un territorio puede no ser lo que sucede en otros lugares.

6. Forecast histórico

Como su nombre indica, este método toma datos de ventas históricas y asume que crecerás año tras año.

Por ejemplo, si vendiste €15,000 en noviembre del año pasado, este modelo asume que venderás por lo menos € 15,000 en noviembre de este año. Añade tu tasa de crecimiento promedio o proyectada y obtendrás un panorama aún mejor. Por lo tanto, si creces un promedio del 5% anual, puedes esperar € 15,750 en ventas.

Es rápido y está completamente aislado de lo que sucede en otras partes del mercado. Es como mirar el clima para hacer la maleta para tus próximas vacaciones, suponiendo que el clima será el mismo.

En última instancia, todavía puedes analizar tus datos históricos (si los tienes), pero deben ser usados como un punto de referencia, no como tu previsión de ventas.

what is sales forecasting / que es prevision de ventas

¿Cuáles son los pasos para crear un pronóstico de ventas efectivo?

Así que, ¿cómo pronosticas las ventas? ¿Qué pasos implica? Este segmento describe una guía de 7 puntos en orden cronológico para crear una estimación de previsión de ventas.

Define tus objetivos 

Como ocurre siempre al desarrollar un plan de acción, lo primero que hay que hacer es definir bien los objetivos de la previsión.

¿Intentas pronosticar el incremento de los ingresos, de los beneficios, o solo de las ventas? Si defines tus objetivos, podrás desarrollar una mejor orientación para calcular tus estimaciones.

Define la dinámica actual del mercado 

Comprender tu mercado, su dinámica y tu posición en relación con él es tan importante como definir tus objetivos. Cuanto mejor comprendas la dinámica actual de tu mercado, mejor informado estarás para hacer pronósticos de forma más precisa.

La mejor manera de hacerlo es plantearte una serie de preguntas, entre las que puedes incluir;

  • ¿Cuál es exactamente tu sector?
  • ¿Qué normas hay o es probable que haya durante el periodo de evaluación?
  • ¿Qué tendencia se espera del mercado? ¿De crecimiento o corrección?
  • ¿Cómo está la competencia?

Estas preguntas te ayudarán a tener una visión más clara del estado los mercados, y de tus fortalezas y tus posibilidades, en vez de cegarte con un optimismo que te haga tomar decisiones equivocadas.

Elige tu «Veneno»  

De acuerdo. Más que el veneno, elige tu modelo de previsión preferido. Pero ya te haces a la idea de lo que significa.

Debes elegir un modelo para analizar los datos de entrada y ejecutarlo, en vez de barajar varias opciones que te dejen atascado en la parálisis del análisis (digámoslo rápido, 5 veces).

Recopila y filtra la información que debe introducirse 

Independientemente del método de previsión que elijas, es importante que los conjuntos de datos que introduces sean precisos. Un único conjunto de datos incorrectos podría salirte caro al crear una sobreestimación o subestimación conforme a la que ajustas tus tasas de producción y orientación de ventas.

Los expertos que recomiendan; utilizar un sistema de CRM fiable como el de Efficy es la mejor forma de gestionar información para la previsión de ventas. No solo te ayuda a optimizar la presentación de informes y los procesos de facturación en diversos empleados, sino que también cuenta con una función de gestión de intereses que ayuda a simplificar la segmentación de la base de datos.

Evalúa los datos históricos 

Al igual que el futuro es impredecible, los propietarios de empresas necesitan comprender las tendencias pasadas y sus causas para poder entender el mercado y prepararse para el futuro.

Al planear datos trimestrales o anuales, puedes identificar las tendencias estacionales y adaptarte a tiempo, ya sea incrementando o reduciendo la producción conforme sea necesario. Sin embargo, los ejecutivos de ventas deben tener en cuenta que los datos históricos no representan las posibles fluctuaciones aleatorias futuras del mercado.

Reserva margen para cambios sin precedentes 

Para gestionar estas potenciales fluctuaciones futuras, debes incluir cierta flexibilidad y margen de error en tus cálculos. Tanto si se producen cambios inesperados en el mercado o auténticos «actos de Dios» (eventos que involucran fuerzas naturales incontrolables como la pandemia de la COVID-19)

Por ejemplo, Toyota superó a General Motors como el fabricante de automóviles número uno en Estados Unidos en 2021 a pesar de que Toyota está en Japón y de que GM es una marca estadounidense (la razón principal expuesta por los expertos fue la reserva de chips de Toyota). 

Haz que tu previsión sea razonable. De verdad.  

Si por cualquier razón, tu modelo de previsión predice un crecimiento del 20 000 % en ingresos de ventas, lo más lógico es que vuelvas a revisar los datos de entrada y las fórmulas en tu modelo.

En esta etapa, siempre resulta útil utilizar las cifras de ventas y crecimiento anteriores como punto de referencia para calcular las estimaciones del pronóstico.

¡Crea tu previsión de ventas ahora mismo!

Recuerda que la previsión de ventas depende de muchos de estos métodos basados  en datos históricos para ponerse en marcha, ya que  ayuda tener puntos de referencia para ponerse a trabajar.

Sin embargo, si no lo haces, será como si estuvieses saliendo a correr, pero con una banda en tus ojos.

El forecast es lo que te ayudará a mantener viva tu empresa y a saber que tienes los recursos para ir tras grandes clientes potenciales o contratar a nuevos miembros para tu empresa.

¡Así que empieza donde puedas! Incluso si sólo le preguntas a tu equipo comercial qué ideas  tienen en mente y cómo van en cada oportunidad de ventas. Puede que al inicio  no sea exacto, pero hará que te pongas en marcha.

Al igual que todos los aspectos de tu estrategia de ventas, tu pronóstico cambiará y evolucionará constantemente.

Revísalo regularmente a medida que crezca o que el mercado cambie, y estarás listo para aprovechar lo que el mundo te depare.

Es más, considera a Efficy como esa solución que evita que des un paso en falso y te ofrece una visión clara y bien informada sobre hacia qué lado del péndulo podrían oscilar tus cifras de ventas. 

Nuestro software de CRM es flexible, totalmente integrable y sencillo de usar. Estamos seguros de que, utilizando un enfoque estratégico para la previsión de ventas, y la visión clara de una solución de confianza, vas por el buen camino para alcanzar y sobrepasar tus objetivos de ventas.

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