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Ce post a été écrit par David Jiménez

La gestion d’événements (Event management en anglais) désigne un processus dynamique qui implique l’application de compétences en gestion d’entreprise et en gestion de projet pour créer, planifier et gérer des événements de toute nature. Le terme peut être appliqué à la fois aux événements professionnels ou sociaux.

Une bonne gestion d’événements implique des compétences techniques et créatives et a le pouvoir de générer un impact positif et durable pour votre entreprise. Cet article présente la feuille de route d’une event management efficace avec l’aide de la technologie.

Le rôle d’un gestionnaire d’événements

Le but général de tout événement consiste à réunir des individus qui partagent un intérêt commun dans un lieu particulier.

Bien sûr, les objectifs spécifiques d’un événement varient en fonction de l’organisateur, des personnes impliquées et du lieu où l’événement se déroule.

Par exemple, des événements commerciaux peuvent être organisés pour renforcer la notoriété d’une marque, lancer un nouveau produit, encourager le réseautage ou collecter des fonds pour des œuvres caritatives. Par ailleurs, les objectifs d’un événement social sont généralement de célébrer une occasion, de passer un bon moment et de profiter de la compagnie d’autres personnes.

Pour atteindre les objectifs de l’événement, le responsable de l’événement travaille en étroite collaboration avec les propriétaires des lieux, le personnel technique, les prestataires de divertissement, les traiteurs, etc. Les principales tâches du responsable de l’événement consistent à trouver un lieu approprié, gérer le budget et organiser la logistique de l’événement.

À l’ère du digital, les événements ont considérablement changé et des fonctionnalités interactives, telles que des applications événementielles et des logiciels de conférence, peuvent être utilisées pour rassembler les gens de manière inédite et passionnante.

Pourquoi la gestion d’événements est-elle déterminante ?

Le succès d’un événement peut affecter considérablement la réputation de votre entreprise et votre clientèle. La mise en œuvre de bonnes pratiques pour une event management solide et le bon déroulement de l’événement sont encore plus importants pour les événements impliquant des sponsors, car ce n’est pas seulement votre propre réputation qui est en jeu, mais aussi la leur.

Si vous gérez un événement avec succès, vous pouvez vous attendre aux avantages suivants :

Pourquoi la gestion des événements est-elle déterminante ?

Encourager la croissance

Un événement bien organisé et captivant peut accroître la visibilité et la notoriété de votre entreprise. Cela peut également générer de nouveaux contrats, de nouvelles relations B2B et attirer une clientèle plus large. Toutes ces choses ont le potentiel de dégager plus de revenus et d’accélérer votre croissance.

Renforcer la réputation

Les entreprises qui organisent des événements à la fois utiles et attrayants sont considérées comme extrêmement fiables par leurs clients et les autres entreprises. Renforcer la réputation est susceptible de favoriser plus de contrats, de ventes et d’assurer la fidélisation de la clientèle.

Économiser du temps et de l’argent

Un événement réussi peut faire le travail de plusieurs commerciaux en attirant des prospects et des clients hautement qualifiés. Cela dégage du temps à votre équipe de vente qui peut alors se concentrer sur la promotion des ventes et la conclusion de transactions.

Méthodes pour gérer un événement avec succès

Avant la date de l’événement, le gestionnaire de l’événement doit créer un plan de gestion de l’événement (PGE), qui précise les parties prenantes, les objectifs de l’événement, comment les objectifs seront atteints et qui identifie tous les facteurs qui peuvent avoir un impact négatif sur l’événement.

Le responsable de l’événement effectue toutes les recherches nécessaires et recueille toutes les informations requises auprès des parties prenantes et des participants potentiels. Le responsable de l’événement et les parties prenantes doivent s’entendre sur le budget global, les lieux potentiels, les accords de parrainage, les thèmes de l’événement et le marketing.

Tout au long de la planification et de la mise en œuvre de l’événement, le gestionnaire d’événements gère les éléments suivants :

  • Ciblage et envoi des invitations
  • Suivi des inscriptions des participants
  • Rédaction du PGE et de tout autre document pertinent
  • Suivi du budget
  • Calcul du ROI de l’événement
  • Gestion des efforts marketing et publicitaires
  • Gestion des risques
  • Respect des standards de santé et de sécurité et des autres normes réglementaires
  • Suivi du succès de l’événement.

Logiciel de gestion des événements

Il est clair qu’un gestionnaire d’événements a beaucoup de travail à faire pour s’assurer que l’événement se passe sous les meilleurs auspices. Heureusement, de nos jours, de puissants logiciels sont disponibles pour automatiser certaines tâches, ce qui permet au gestionnaire d’événements de se concentrer sur des tâches à forte valeur ajoutée.

Le logiciel de gestion d’événements est généralement disponible en tant que produit de type Logiciel en tant que service (SaaS) qui permet aux utilisateurs d’automatiser certaines tâches et de superviser les activités de l’événement de bout en bout. Une plateforme d’event management se compose d’outils puissants, y compris l’analyse de données, pour fournir des informations utiles sur la gestion des événements.

Utiliser un CRM pour la gestion d’événements

Organiser un événement donne souvent l’impression de jongler en continu. La gestion de plusieurs éléments mobiles peut se compliquer très rapidement. Le gestionnaire d’événements doit planifier et superviser les tâches en cours, organiser les individus et surmonter tous les défis et événements imprévus. Tenir les délais et gérer de grands événements peut être épuisant et stressant.

L’application de la technologie CRM peut aider les gestionnaires d’événements dans tous les aspects du travail, de l’enregistrement des prospects et des détails des prospects au suivi des clients, en passant par l’émission de tickets et le suivi de la présence.

Comment les CRM contribuent-ils à la gestion d’événements ?

Un outil de gestion de la relation client (CRM) est conçu pour simplifier la collecte, la gestion, la récupération et l’analyse des données sur les prospects et les clients et ce, au même endroit.

La base de données CRM peut être utilisée pour gérer les réservations et mesurer la performance globale d’un événement, des informations extrêmement précieuses pour les gestionnaires d’événements.

Un CRM améliore les processus et les flux de travail qui entrent dans la gestion d’un événement, conduisant à une sélection d’avantages :

Comment les CRM contribuent-ils à la gestion des événements ?

Gagner du temps

Un CRM stocke toutes les informations sur les événements et la liste des invités dans une base de données centralisée. Des données telles que le nombre d’invités, de clients existants, de VIP et le nombre de réservations effectuées sont automatiquement stockées et peuvent être récupérées facilement. Le stockage d’informations comme celles-ci réduit les tâches manuelles, fait gagner du temps et évite les retards en termes de calendrier.

Des idées précieuses

L’utilisation d’informations générées par les données aide les gestionnaires d’événements à prendre des décisions éclairées, améliorant ainsi la probabilité d’organiser un événement à la fois attrayant et percutant.

De plus, les entreprises peuvent utiliser les données accumulées lors de l’événement pour déterminer le taux de satisfaction de la clientèle et d’autres informations pertinentes.

Avec une large gamme d’outils d’analyse, un CRM comme Efficy peut vous aider à maintenir votre base de données à jour.

Plus de conversions

En intégrant la gestion d’événements à un CRM, enregistrez des informations précieuses sur vos prospects à partir de différentes sources. Des informations précises et facilement accessibles sur les prospects contribuent à améliorer les efforts de vente et de marketing.

Efficy CRM a une fonctionnalité unique appelée « module de campagne marketing » que les entreprises peuvent utiliser pour suivre les participants et générer plus de ventes futures.

Un CRM facile à utiliser, mais puissant est utile pour aider à gérer tout type d’événement. Efficy CRM possède toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin pour assurer le succès de votre événement. Réservez une démo d’Efficy CRM aujourd’hui.

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