Hvad er Event Management, og Hvorfor Er Det Vigtigt?

Eventstyring (Event Management på engelsk) er en dynamisk proces, der involverer anvendelse af virksomhedsledelse og projektledelse til at skabe, planlægge og administrere events af enhver art. Udtrykket kan anvendes til både virksomhedsmæssige og sociale events. 

God eventstyring involverer en blanding af tekniske og kreative færdigheder og har styrken til at skabe varig, positiv effekt for din virksomhed. Denne artikel vil afdække faktorerne for effektiv event management, hvorfor det er vigtigt, og hvordan teknologi kan hjælpe.

Rollen som eventmanager.

Det generelle formål med ethvert event er at samle mennesker, der deler en fælles interesse på et bestemt sted. 

Selvfølgelig varierer de specifikke mål for et event afhængigt af, hvem der afholder det, de involverede personer, og hvor eventet finder sted. 

Virksomhedsevents kan f.eks. oprettes for at skabe brandbevidsthed, lancere et nyt produkt, tilskynde til at netværke eller samle penge ind til velgørenhed. På den anden side er målene for et socialt event normalt at fejre en lejlighed, have det sjovt og nyde hinandens selskab. 

Hvis eventmanageren skal opfylde eventets målsætninger, så skal man have tæt kontakt til stedets ejere, teknisk personale, underholdningsudbydere, cateringfirmaer osv. Hovedopgaverne for eventmanageren er at sikre et passende mødested, varetage budgettet og organisere eventlogistikken. 

I vores digitale tidsalder har events ændret sig betydeligt, og interaktive funktioner, såsom event-apps og konferencesoftware, kan bruges til at bringe mennesker sammen på nye og spændende måder.

Hvorfor er Event Management vigtigt?

Hvorvidt et event lykkes, kan i høj grad påvirke din virksomheds omdømme og kundebase. Implementering af solide bedste praksisser for eventstyring og sikring af, at eventet forløber sig problemfrit er endnu vigtigere for events, der involverer sponsorer, da det ikke kun er dit eget omdømme som er på spil, men også deres. 

Hvis du administrerer et event med succes, kan du forvente følgende fordele: 

Fremme vækst

Et velorganiseret og engagerende event kan føre til ekstra eksponering og brandbevidsthed for din virksomhed. Det kan også føre til nye kontrakter, B2B-relationer og kan tiltrække en bredere klient- eller kundebase. Alle disse ting har potentialet til at skabe mere omsætning og accelerere din vækst.

Forøge omdømme

Virksomheder, der afholder nyttige og engagerende events, foretrækkes i højere grad af deres klienter, kunder og andre virksomheder. Omdømmeløftet vil sandsynligvis føre til mere forretning, salg og kundeloyalitet.

Spare tid og penge

Et vellykket event kan gøre arbejdet for flere sælgere ved at bringe højt kvalificerede kundeemner og kunder ind. Det frigør tid for dit salgsteam til at koncentrere sig om at pleje salg og lukke handler.

Sådan administrerer du et event

Forud for eventdatoen skal eventlederen oprette en Event Management Plan (EMP), som beskriver, hvem interessenterne er, hvad eventets mål er, hvordan målene vil blive opfyldt, og identificere eventuelle faktorer, der kan påvirke eventet negativt. . 

Eventmanageren udfører al den nødvendige forskning og indsamler alle de nødvendige oplysninger fra interessenter og potentielle deltagere. Eventmanageren og interessenterne skal blive enige om det overordnede budget, potentielle spillesteder, sponsoraftaler, eventtemaer og markedsføring. 

I løbet af planlægningen og gennemførelsen af eventet varetager eventmanageren følgende opgaver:

• Målretning og afsendelse af invitationer
• Sporing af deltagerregistreringer
• Udarbejdelse af EMP og eventuelle andre relevante dokumenter
• Overvågning af budgettet
• Beregning af eventets ROI
• Styring af markedsførings- og reklameindsatser
• Håndtering af risici
• Sikre sundhed, sikkerhed og andre lovmæssige overholdelse
• Overvågning af eventets succes.

Event management software.

Det er tydeligt, at en eventmanager skal udføre en masse arbejde for at sikre, at eventet bliver vellykket. Heldigvis er der i denne tid stærk software tilgængelig til at automatisere visse opgaver, hvilket frigør tid for eventmanageren til at fokusere på opgaver af høj værdi. 

Eventmanagementsoftware er normalt tilgængelig som et SaaS-produkt (Software as a Service), der gør det muligt for folk at automatisere bestemte opgaver og overvåge eventaktiviteter fra ende til anden. En event management platform består af kraftfulde værktøjer, herunder dataanalyse, til at give nyttig indsigt i eventstyring.

Brug af CRM til event management.

Hvis du arrangerer et event, kan det ofte føles, som om du går i ring. Håndtering af flere bevægelige dele kan blive kompliceret meget hurtigt. Eventmanageren skal planlægge og overvåge igangværende opgaver, organisere mennesker og overkomme eventuelle udfordringer og uforudsete begivenheder. At overholde deadlines og styre store events kan være drænende og stressende. 

Anvendelse af CRM-teknologi kan hjælpe eventmanagere med alle aspekter af jobbet, fra registrering af kundeemner og mulige kundeemner til opfølgning med kunder, udstedelse af billetter og overvågning af fremmøde.

Hvordan hjælper CRM med eventstyring?

Et CRM-værktøj (Customer Relationship Management) er designet til at gøre det nemt at indsamle, administrere, indhente og analysere kundeemne- og kundedata – alt sammen ét sted. 

CRM-databasen kan bruges til at administrere reservationer og måle den overordnede præstation af en begivenhed, information, som er ekstremt værdifuld for eventmanagere. 

Et CRM forbedrer de processer og arbejdsgange, der indgår i at administrere et event, hvilket fører til en række fordele: 

Sparer tid

Et CRM gemmer alle event- og gæstelisteoplysninger i en centraliseret database. Data som antal gæster, eksisterende kunder, VIP'er og antallet af reservationer, der er foretaget, gemmes automatisk og kan nemt hentes frem. Lagring af information som denne skærer ned på manuelle opgaver, sparer tid og forhindrer tidslinjeglidninger.

Værdifuld indsigt

Brug af datagenereret indsigt hjælper eventmanagere med at træffe informerede beslutninger, hvilket forbedrer sandsynligheden for at levere et engagerende og virkningsfuldt event. 

Desuden kan virksomheder bruge data akkumuleret under eventet til at bestemme kundetilfredsheden og andre relevante oplysninger. 

Med en bred vifte af analyseværktøjer kan et CRM som efficy hjælpe dig med at holde din database opdateret.

Flere konverteringer

At integrere event management med et CRM betyder, at du kan registrere værdifuld information om dine kundeemner fra forskellige kilder. Nøjagtige og let tilgængelige kundeemneoplysninger hjælper med at forbedre salgs- og markedsføringsindsatsen. 

efficy CRM har en unik funktion kaldet et markedsføringskampagnemodul, som virksomheder kan bruge til at følge op på deltagere og generere mere fremtidigt salg. 

Et brugervenligt og stærkt CRM er nyttigt til at hjælpe med at administrere ethvert form for event. efficy CRM har alle de funktioner, du skal bruge for at sikre, at dit event bliver en succes. Book en demo af efficy CRM i dag. 
 

/da/ressourcer/lead-management-handbog/

Læs mere her:

• Leadgenerering: Din ultimative guide til vækst [2024]
• De 11 bedste teknikker til leadgenerering