Aumenta el ROI de tus eventos gracias a un CRM – Blog Efficy
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Aumenta el ROI de tus eventos gracias a un CRM

 

Los eventos no pueden faltar en una estrategia de marketing. Desde seminarios web, desayunos o comidas con temas a conferencias (grandes), los eventos son la oportunidad ideal para entrar en contacto directo con los clientes y prospectos. A pesar de que los eventos tienen principalmente un contenido “fue divertido”, también deseas medir el rendimiento. Una solución  CRM es esencial aquí.

 

Eventos = más que un día divertido

Para muchas personas, los eventos son a menudo un momento de escape de los deberes profesionales diarios. Lejos de la oficina, conocer a otras personas e inspirarte un poco y, por supuesto, un pica pica agradable al final del día. Sin embargo, es la oportunidad ideal de hablar de tu empresa, productos o servicios de manera directa. Sin embargo, también es una inversión, no solo financieramente, sino también de tiempo. Busca un lugar, compilar un programa, encuentrar oradores fascinantes, preparar el catering, enviar una invitación,… La palabra mágica aquí es: planificación. Planificación de tareas, esfuerzo personal y timing.

 

CRM, el motor para la organización de tus eventos

Un evento tiene que tener una buena preparación. Un CRM es la herramienta ideal para esto. Por supuesto, no trabajes con el primer proveedor que encuentras en Internet, solicita al menos tres presupuestos. En el CRM,  puedes crear un proyecto específico a tu evento y vincular todas las solicitudes que haces por email or teléfono a las ofertas recibidas de esos provedores. Además, el calendario del proyecto ayuda a todos a cumplir con los plazos y los “milestones”, gracias a las notificaciones. Los costos de seguimiento también pueden ser monitorizados en el CRM. Debido a que varias personas de diferentes equipos trabajan en el mismo proyecto, todos todos pueden realizar un seguimiento de los asuntos y las tareas pueden asignarse individualmente. De esta manera, la comunicación sobre este proyecto es óptima. Un aspecto importante de la preparación es la página del evento, donde los invitados pueden encontrar el programa, los oradores y la información práctica. Mantén esta página atractiva, corta y potente, con la posibilidad de registrarse inmediatamente.

 

Medir es saber

Cuando el proyecto ha sido preparado en el CRM, todo estará listo para enviar la invitación. El módulo CRM puede utilizar el módulo de campaña que está vinculado al proyecto. Pero antes de enviar la invitación, debes tener claramente en mente los objetivos. ¿Qué quiero lograr con mi evento? ¿Nuevos leads? ¿Aumentar las ventas? ¿Hacer conocer a la marca? Básicamente una combinación de los tres. Cualquiera que sea el propósito: define claramente los objetivos de antemano. Medir solo tiene sentido si sabes lo que quieres medir.

 

Tres indicadores fijos

Cada evento tiene sus propios objetivos y por lo tanto sus propios indicadores a medir. Sin embargo, para cada evento hay tres indicadores que pueden y deben medirse siempre:

 

  1. Las inscripciones

El número de inscripciones es un buen indicador de la popularidad del evento, el programa, los oradores, etc. Cuanto más rápidos sean las inscripciones, más estarás en el camino correcto con el evento. Por supuesto, la calidad de las inscripciones también debe ser considerada. ¿Son clientes potenciales? ¿O son clientes existentes? Aquí también, el conjunto de objetivos es decisivo para lo que se considera cualitativo.

 

  1. El número de asistentes y el porcentaje de no-show

Bueno, el objetivo en términos de cifras de registros se ha alcanzado, o preferiblemente superado. Pero, siempre hay algunos “no shows”, personas que simplemente no se presentan a tu evento sin decir nada. Un desperdicio de restauración si son muchos y siempre un poco de decepción. La experiencia nos demuestra que hay que contar con un tercio de las inscripciones. Al mantener actualizada la lista de asistencia, sabes quiénes han estado presentes y quiénes son los “no shows”. No solo confía en los números, sino que también mira la calidad de los presentes y ausentes. ¿Hubo personas que hubieran sido un valor agregado para mi negocio? Los asistentes, ¿son solo visitantes sociales que están presentes en cada evento? En otras palabras: ¿han contribuido a mi objetivo?

 

  1. La satisfacción

El último indicador fijo es la medida de satisfacción. Una breve encuesta en combinación con un NPS es un seguimiento ideal. Por un lado, mide cómo los asistentes han experimentado el evento, por otro lado, ya puedes medir cuidadosamente la temperatura si volverán el año que viene y si ha contribuido positivamente a la marca. No dudes en mandar un email  a los “no shows” para mostrar lo que se han perdido y preguntar por qué no han estado.

 

Convierta datos de tu evento a ROI con tu CRM

Después del evento tendrás muchos datos valiosos. Las inscripciones, los que han asistado, los no-shows, la encuesta de satisfacción, los resultados de NPS,… Y esa es solo la información que se aplica a cada evento. Añadir a esto los datos específicos del evento. Esta información en sí misma en todos los archivos y formatos diferentes no dice mucho sobre el evento. Pero, con un  CRM, todos los datos serán visibles y medibles.

Con un CRM, los datos de la campaña y el proyecto, o el evento, se pueden optimizar. En la campaña, tienes a todos los invitados y la actualización de los presentes y ausentes. En tu proyecto, tienes los costes, a través de las hojas de tiempo, el tiempo que las tareas han ocupado y, por lo tanto, los costes del personal. Los dashboards dinámicos, como los de Qlik Sense que usan Business Intelligence, pueden mostrar dinámicamente el retorno de la inversión para tu evento. Y no solo eso, los potenciales clientes también salen a la superficie a través de informes.

 

Mas que divertido

Los eventos son más que simples encuentros divertidos. Son parte de una estrategia de marketing bien considerada y equilibrada. Ten en cuenta que la organización lleva mucho tiempo y que definir objetivos claros de antemano es esencial para poder medir el ROI posteriormente.