como usar un crm
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Este artículo ha sido escrito por Tomi

Los beneficios que obtienes con un CRM son:

  1. Consigues oportunidades de venta, incluso sin hacer marketing online.
  2. No se te escapa ninguna oportunidad de venta por no hacerle seguimiento y/o por no hacerlo a su debido momento.
  3. Eres más productivo gestionando cada oportunidad de venta, ya que todos emails, notas y actividades se guardan automáticamente y cronológicamente en su ficha.
  4. Mejoras tu forma de vender ya que tendrás acceso a tu propio informe de ventas y de actividades, con las métricas que de verdad importan en ventas. ¡Sin bullshit!
  5. Tienes todo lo que esperas de un CRM: Contactos, Oportunidades de venta, Actividades,  Calendario, Emails, Email Marketing, Espacio Ilimitado, ….

Te hago un tour, paso por paso y te voy mostrando los beneficios según van saliendo:

1) Los contactos

Los contactos son las personas (y empresas) que son tus potenciales clientes (y en su momento clientes)

Cada persona tiene su propia ficha, donde se guardan automáticamente todos los emails que le envíes y recibas, así como las todas las notas y actividades  (llamadas, reuniones, etc…). Toda esta info se guarda cronológicamente por lo que de en un simple vistazo sabes de que has hablado con él.  ¡Ah! Todo lo que hagas sobre la persona se guarda también en su ficha de empresa para que así si una empresa tiene más de una persona puedas verlo todo en un mismo sitio.

Si durante la prospección un contacto muestra interés en tu producto/servicio, se considera que tienes una oportunidad de venta con el, y pasarías a hacer el seguimiento desde el embudo de ventas.

A partir de aquí ya haces el seguimiento de cada oportunidad de ventas desde el embudo de ventas (para que así no se te escape ninguna oportunidad de venta por no hacerle seguimiento)  y desde el listado de actividades (para además  hacer el seguimiento a su debido momento).

 

2) El embudo de ventas

De manera muy visual ves todas las oportunidades de venta que tienes en proceso, en que etapa del embudo se encuentran, y cuántas hay en cada etapa. Sólo arrastrándolas las pasas de una etapa a otra.

Pero lo mejor es que cada oportunidad de venta (que está representada en forma de «tarjeta») tiene un icono en forma de check que automáticamente te indica si tienes alguna actividad pendiente (en verde), vencida (en amarillo) o si no tienes actividad pendiente (en rojo).

Oportunidades de venta vista Khaban

Nota: Como en cualquier sección de Efficy, desde el área izquierda puedes aplicar los filtros que quieras. Si eres director comerciales puedes ver las oportunidad de ventas de un comercial en particular.

Teniendo todo los iconos de check en verde evitas que se te escapen oportunidades de venta por no hacerles seguimiento. Es decir, el punto 2 de por qué vas a vender más. 🙂

Eso sí, igual de importante es hacerles el seguimiento a su debido momento. Y para eso, además de ver aquí que ninguna esté en amarillo, está la sección de actividades…

3) La sección de tareas

La sección de tareas es tu agenda. Es un listado donde salen todas las actividades pendientes, ordenadas por vencimiento, para que así al iniciar el día empieces por aquí y que puedas hacer el seguimiento a su debido momento. Es decir, como decía, la segunda parte del punto 2 de por qué vas a vender más.

Lista de tareas en el CRM

Nota: Con los filtros de la izquierda de nuevo puedes ver las actividades de otro usuario, o las completadas, o muchos más filtros…

Cada actividad tiene una miga de pan donde se ve el nombre del «contacto» y «oportunidad de venta», y si haces clic  en la segunda entras en la ficha de la oportunidad de venta.

4) La ficha de la oportunidad de venta

En la ficha se guardan automáticamente todos los emails, las notas y las actividades (llamadas, reuniones, etc.. ) que tengas con una oportunidad de venta, para que así de un simple vistazo sepas lo que has hablado con esa persona y seas súper productivo. Es decir el punto 3 de por qué vas a vender más. 

Lo dicho, en el área central se guardan todos los emails, notas y actividades. Y respecto a las actividades (llamadas, reuniones, etc..) verás que las pendientes salen fijas en la parte superior con un fondo amarillo, para que así sepas que hay algo pendiente:

Gestion de oportunidades de ventas

Todo lo que hagas sobre la oportunidad de venta se guarda también en la persona (y en su caso en la  empresa). La diferencia con la ficha de persona es que en la columna de la derecha, la información es relativa a la oportunidad de venta (etapa del embudo, precio, responsable, etc…)

Modificar Oportunidades de Venta

Y lo buenísimo es que al completarlas (ya sea desde la ficha o de la sección de actividades) se contabilizan en el informe de oportunidades para que así puedas mejorar tu forma de vender. 

Eso sí, después de completar una oportunidad, márcala cómo terminada para que así no se quede ninguna oportunidad de venta sin hacer seguimiento y que sea haga a su debido momento, como vimos en el punto embudo de ventas y en la sección de actividades.

Ahora para mejorar tu forma de vender, el comercial tiene el informe de ventas.

5) El informe de ventas

Hemos hecho un sólo informe, para centrarnos de verdad en los datos que de verdad importan en ventas.

Son:

  1. ¿Cuántas oportunidades de venta has ganado este mes?
  2. ¿Cuántas oportunidades de venta has perdido este mes?

Pero esto es el resultado, el accionable es dónde puedes mejorar:

  1. 1-. ¿Cuántas oportunidades de venta has iniciado este mes?
  2. 2-. ¿Cuál es tu % de conversión entre etapas del embudo?

 

Lo mejor es que estos datos se generan de manera automática por el simple hecho de arrastrar entre etapas desde el embudo de ventas.

Y con esto, terminamos el punto 5 de porqué vas vender más: porque vas a mejorar tu forma de vender.

El resto de cosas que esperas de un CRM están ya dentro de Efficy: Email Marketing, Espacio Ilimitado,…

Hablando de Emails….

Conoce en este post el top 5 de herramientas que pueden ayudarte para conseguir leads calientes para tu equipo comercial. ¡Esperamos que te sea muy útil!

¿Y qué más?

Este blog nació para aportar mi granito de arena a la comunidad de emprendedores, y por ello cada martes publico un nuevo post de nuestro viaje, facturar 100.000€/mes.

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