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Este artículo ha sido escrito por Tomi

Si buscas en Google por Excel flujo de Caja (o plan financiero) te saldrán miles de resultados. Pero eso sí, son todos plantillas Excel… 🙁

Así que yo en este post quiero ir un paso más lejos, y te quiero dejar nuestro Excel flujo de caja, pero para que te sirva de verdad, con nuestros propios datos reales y explicándotelos en detalle paso a paso. 🙂

Nota: Si no sabes bien para que sirve un Excel flujo de caja, no problem. Yo hasta hace 1 año tampoco lo sabía del todo, y eso que llevaba 8 años emprendiendo. Pero desde que me lo puso como condición para invertir Jean Derely, lo veo 100% clave! Te sirve para estimar tus ingresos del futuro, en base a tus métricas reales del pasado, y así poder planificar tus gastos en el futuro (contrataciones, inversión en marketing,…) y crecer al ritmo más rápido posible.

Lo primero descarga nuestro Excel Flujo de Caja

Y así vamos sobre él y te lo explico:

excel flujo de caja

Nota:

  • Las celdas con fondo gris, son la media de nuestros métricas reales del pasado, para así poder hacer la estimación de los ingresos en el futuro. De todas formas he puesto una celda amarilla al lado, que es sobre la que en realidad el Excel calcula la estimación del futuro, para así poder ver como quedaría el futuro sin tener que cambiar los datos del pasado. 🙂
  • Las celdas con texto azul son datos que introduzco manualmente.
  • Las celdas con texto negro son datos calculados y no debes tocarlos.

Este nuevo Excel lo hemos cambiado 100% respecto al que ya te dejé en otro post hace un año.

Ahora está dividido en 6 apartados:

1. Embudo de Ventas

Las fases del embudo de ventas son las mismas en una empresa de servicios vs una de producto (SaaS).  Lo único que varía es el valor de las métricas en cada una de esas fases.

Y lo que he aprendido este año es que no se trata de mejorar esas métricas para siempre y porque sí. Necesitas tener un objetivo. Por ello, este año me he obsesionado con saber los «benchmark» de los embudos de ventas:

Benchmark metricas excel flujo de caja

Y este embudo está representado en nuestro Excel :

embudo de ventas excel flujo de ventas

Como ves, están nuestros datos reales del pasado, y a su derecha los datos estimados del futuro que se calculan en base a las celdas amarillas (que son la media de los datos reales del pasado).

Nuestros datos reales de media de Enero a Abril son: un 10% de incremento de visitas mensual, un 1.9% de visitas que se registraron, un 27% de esos registros que se suscribieron y finalmente un 56% de esas suscripciones que se quedaron como clientes.

Eso sí, somos conscientes que tenemos mucho margen de mejora en 2 métricas según el benchmark de los mejores SaaS del mercado: en registros de 2% a 10% y en ventas de 56% a 80%.  ¡Conseguirlo sería multiplicar por mucho nuestras ventas!

Pero las métricas reales es lo que tenemos de verdad, así que sigo con el resto de apartados para poder calcular los ingresos estimados en el futuro en base a nuestras métricas reales del pasado.

2. Clientes

Este apartado lo considero parte del embudo de ventas pero he querido sacarlo por la importancia de sus datos desglosados para hacer después los cálculos de los ingresos estimados en el futuro.

clientes excel flujo caja nuevo

Nota: Además, si tu empresa es de servicios, saber estimar el número de clientes que vas a tener en el futuro te sirve para prever cuando contratar más gente en función del número de clientes que pueda gestionar una persona.

3. Rentabilidad

Igual que en el apartado anterior me sirve sobre todo para calcular los ingresos estimados en el futuro. 

Pero además, es súper interesante ya que aquí se ve el ticket medio de nuestros clientes (ARPA), el dinero que ingresamos en total de la vida de un cliente (LTV – Life Time Value) y el coste de conseguir un cliente (CAC).

rentabilidad excel flujo caja

Siempre he leido en otros blogs que el ratio ideal es de que 3*CAC < LTV.  En nuestro caso lo estamos cumpliendo 🙂

Eso sí,  si CAC > LTV está claro que es una tontería porque estás trabajando para perder dinero 🙂

4. MRR

Y ahora ya sí, ya llegamos al apartado más importante. El MRR (Monthly Recurrent Revenue). Es decir, lo que facturas mensualmente de manera recurrente.

En nuestro caso, si mantenemos las métricas del pasado podemos tirar el Excel para delante, y verás que llegaremos a la isla del tesoro, facturar 100.000€/mes, en Junio 2018.

excel flujo caja

Otro dato súper importante de este apartado es el churn.

El churn es el % de clientes que pierdes cada mes en función del número total de clientes al inicio de ese mes. Y por ello, aunque este porcentaje no varíe mucho mes a mes, cuantos más clientes tengas pierdes más clientes en número, y por lo tanto cada vez es más difícil crecer, hasta hacerlo casi imposible.

Por eso es tan importante tener un % de churn bajo.

El benckmark para el churn es:

churn saas

5. Ingresos

La razón de tener este apartado, teniendo ya el MRR, es porque desde hace 2 meses tenemos también planes anuales, con un descuento, y por lo tanto algunos clientes deciden pagar todo el año en un mes y beneficiarse por ello.

En nuestro caso ha hecho que ingresemos 4.498€ más en Marzo y 3.404€ más en abril que si no los tuviéramos.

excel flujo caja ingresos

Y además hace que lleguemos a la isla del tesoro 1 mes antes, en Mayo 2018 :):):)

excel flujo ingresos

Eso sí, somos conscientes que nuestra competencia mejora, y que para mantener las métricas del pasado y llegar a la isla del tesoro, tenemos que seguir mejorando en programación, marketing, ventas y soporte. ¡No podemos pararnos!

Es decir, tenemos que gastar en nuevas contrataciones, más marketing, nueva oficina…. Pero guay, porque precisamente para planificar estos gastos, y no quedarte sin dinero, sirve el Excel Flujo de caja.

6. Gastos

Lo tenemos dividido en gastos operativos, de marketing y de trabajadores:

excel-flujo-caja-gastos

Y está vinculado con otras pestaña del Excel, donde están desglosados estos gastos, y que si te lo descargas verás que la próxima semana entran 2 nuevos programadores, subimos la inversión en marketing y para septiembre vamos a una nueva oficina (entre otras cosas).

Y por todo ello volveremos a entrar en pérdidas.

La clave es no quedarte sin dinero antes de volver a ganancias… Siguiente apartado 🙂

7. Resultado final: Pérdidas y Ganancias

Son 2 filas. En la primera las pérdidas (o ganancias) de cada mes y en la segunda fila  el dinero que queda en caja como resultado.

Como ves, cuando volvemos a ganancias en la caja todavía nos quedan 47.770€ (aprox. el colchón que siempre queremos tener)

perdidas y ganancias

¡Y hasta aquí nuestro Excel de flujo con nuestros datos reales! 🙂

¿Y qué más hasta el próximo martes?

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¡Nos vemos el próximo martes!

Tomi