CRM durante tus vacaciones
Categorieën:
Kwaliteit van de gegevens

Dit bericht is geschreven door David Jiménez

De vakantieperiode is aangebroken. De periode waar iedereen naar uitkijkt. De ‘out of office’ aan, de oh zo nodige vitamine D opdoen en herladen voor de intensieve laatste maanden van het jaar. Dankzij jouw CRM kan je de vakantieperiode met een gerust hart tegemoet gaan. Tegelijk biedt deze vakantieperiode ook juist de mogelijkheid om jouw CRM te optimaliseren.

 

CRM-functionaliteiten benutten tijdens je vakantieperiode

Tijdens je vakantieperiode wil je in de eerste plaats rust, maar tegelijkertijd wil je als salesmanager ook geen leads mislopen of als marketeer een lange periode ‘onzichtbaar’ zijn bij je klanten en prospects. Als je deel uit van een team kan kunnen de sales- en marketingacties opgevolgd worden door collega’s. Helaas komt het nog vaak voor dat sales en vooral marketing in handen is van één persoon. Niet gevreesd, je CRM biedt uitkomst!

 

Communiceer transparant en biedt oplossingen

Niks is lekkerder dan die ‘out of office’ te activeren, maar communiceer je ook duidelijk naar je klanten en prospects in je ‘out of office’? Enkel melden dat je afwezig bent is niet klantvriendelijk en onprofessioneel richting potentiële klanten. Zorg dat je ‘out of office’ minstens de volgende informatie bevat:

1. Periode van afwezigheid.
2. Vermelding van wel of niet automatisch doorsturen van de mail naar een collega.
3. Doorverwijzing naar een contactpersoon, niet een generieke mailbox, als alternatief.

Gebruik een workflow om je e-mails te organiseren in je CRM

Hoe vervelend is het om bij terugkomst de eerste werkdag kwijt te zijn met een mailbox te doorploegen. Creëer workflows om niet na het zien van je mailbox opnieuw toe te zijn aan vakantie:

1. Creëer een workflow in Outlook die automatisch nieuwsbrieven klasseert in een specifieke map.
2. Creëer een workflow in Outlook die mails van fysieke contactpersonen in het CRM worden gebracht.
3. Creëer een workflow in het CRM dat ervoor zorgt dat mails van gekende contactpersonen worden gekoppeld en een follow-up taak wordt aangemaakt.
4. Creëer een workflow in het CRM dat ervoor zorgt dat van niet gekende contactpersonen een nieuwe taak wordt aangemaakt.

Bij terugkomst kijk je eerst in je CRM, behandelt de taken en daarna is je mailbox enkel nog een kwestie van klasseren.

 

CRM-functionaliteiten benutten ná je vakantieperiode

De vakantieperiode is traditiegetrouw een rustigere periode en juist hier liggen de kansen om een voorsprong te nemen op de concurrentie voor de laatste hectische maanden van het jaar.

Profiteer van de relaxte sfeer

Dat vitamine D goed is voor lichaam en geest, is algemeen bekend. Tijdens de zomerperiode is iedereen dan ook een stuk relaxter en aangezien niemand twee volle maanden op vakantie is, is dit hét moment om prospects, klanten en leveranciers in hun meest ontspannen staat te ontmoeten. Een gesprek openen met de vraag hoe de vakantie is geweest, is een veel fijnere opening.

Ruim je CRM-database op

De vakantieperiode is ook het ideale moment om de database van je CRM eens onder de loep te nemen. Dubbele contacten, verlopen opportuniteiten, slapende leads… Gebruik deze periode om de database in orde zetten.

Bereid je acties voor na de vakantie voor

Sales- en marketingacties gebeuren nog te vaak ad-hoc, niet goed voorbereid wegens gebrek aan tijd of zonder verdere follow-up acties. De vakantieperiode bied je de mogelijkheid om in alle rust de sales- en marketingacties stap voor stap voor te bereiden die je de rest van het jaar wilt uitvouwen:

1. Na de schoonmaak van je database, segmenteer je database.
2. Werk een stappenplan uit voor je sales- en/of marketingacties en events voor de rest van het jaar.
3. Bedenk impactvolle en persoonlijk gerichte content en follow-up content.
4. Stuur alvast de ‘save the dates’ voor jouw evenement(en), ‘own’ die agenda’s!
5. Doe kleinschalige, eenmalige, laagdrempelige, snackable acties tijdens de zomerperiode om ‘in the picture’ te blijven.

 

Benut, maar bovenal geniet van je vakantieperiode

De vakantieperiode is meestal een rustige periode, maar dat betekent niet een nutteloze periode. Communiceer helder naar je contacten, prospects en zorg dat je geen lead mist door optimaal gebruik te maken van je CRM-functionaliteiten. Maak gebruik van de relaxte sfeer om je salesopportuniteiten te benutten, je CRM-database op te ruimen en te segmenteren én neem een voorsprong op concurrentie door jouw sales- en marketingacties en evenementen voor de rest van het jaar al voor te bereiden. Maar bovenal, geniet van die welverdiende vakantie.

Kwaliteit van de gegevens