Business Management (and its systems) for Dummies
Categorieën:

Dit bericht is geschreven door David Jiménez

Het ondernemingsklimaat was nog nooit zo ontvankelijk voor innovatie. Elk jaar groeit het aantal start-ups in Europa met maar liefst 20%. En omdat er jaarlijks voor miljarden euro’s aan durfkapitaal wordt opgehaald, is er geen gebrek aan geld voor start-ups die klaar zijn om een product op de markt te zetten of de markt durven te verstoren om een enorm groeipotentieel mogelijk te maken.

In Europa zijn er naar schatting al 150 ‘unicorns’ (start-ups met een waarde van meer dan $ 1 miljard). Het afgelopen jaar zijn er alleen al 84 bijgekomen, een flinke groei in vergelijking met de 11 nieuwe ‘unicorns’ in 2020.

Maar het start-up ecosysteem draait niet alleen om duizelingwekkende fondsenwerving of glamoureuze aankondigingen. Als start-ups groter worden, krijgen ze steeds meer te maken met de ingewikkelde werkelijkheid van het leiden van een bedrijf met honderden werknemers in verschillende kantoren.

Alleen door de juiste systemen te ontwikkelen kunnen bedrijven naadloos transformeren van maar twee of drie medeoprichters die op een zolderkamer zitten te zweten tot een volwaardige rechtspersoon met verschillende kantoren en een echte bedrijfsstructuur met functies voor HR, (secundaire) arbeidsvoorwaarden en pensioenen.

Tools zoals CRM kunnen dergelijke bedrijven in grote mate helpen de prestaties te verbeteren. Er wordt zelfs gezegd dat de verkoopproductiviteit dankzij een CRM tot 34% verbeterd kan worden. Als tools zoals een CRM juist worden gebruikt, kunnen ze je helpen om je bedrijf te leiden, ondersteunen en controleren. Hier bespreken we bedrijfsvoering (business management in het Engels) en een paar van de tools die in de eerste stadia van het bouwen van een bedrijfsvoeringsysteem nuttig kunnen zijn.

Wat is bedrijfsvoering?

Business management is de algemene term voor alle tools, activiteiten en systemen die bij het besturen van een formele zakelijke identiteit komen kijken.

Bij elke tech start-up vormen ontwerp en productie maar één aspect van het bedrijf. Zoals is aangetoond door bedrijven als Airbnb, dat door niet-technici is opgericht en wordt geleid, is slim bestuur even belangrijk voor het succes van een start-up.

Bedrijfsvoering is het hele pakket: van toezicht op de activiteiten en het controleren van middelen tot het bereiken van de hoogste productiviteit en de operationele doelstellingen. Het omvat ook personeelszaken.

Dan zijn er nog … bedrijfsvoeringsystemen

Er zijn bijna geen standaard bedrijfsvoeringsystemen die soepel en efficiënt kunnen werken zonder onderliggende technologie. In de praktijk kan de reikwijdte van het business management afhankelijk zijn van de grootte van het bedrijf. Maar over het algemeen zijn er enkele essentiële onderdelen. Hier zijn er drie:

Informatiesysteem

Elk bedrijf heeft dagelijks te maken met een verbazingwekkende hoeveelheid informatie. Van de normale dagelijkse bedrijfsgegevens tot essentiële gegevens over relaties met toezichthouders, leveranciers en klanten.

In een informatiesysteem wordt alles in een database verzameld, zodat bedrijfsleiders een uitgebreid totaaloverzicht hebben van waaruit ze analyses kunnen maken en beslissingen over de doelen van het bedrijf kunnen nemen. Het is de kern van de bedrijfsvoering en de basis voor alle andere procedures in het systeem.

ERP-systemen (enterprise resource planning)

Zoals we eerder al schreven, bestaan de systemen van start-ups niet alleen uit ontwerpers en technici. Er zijn ook inkoop, boekhouding, HR, projectbeheer, risicobeheer, naleving en andere bedrijfsonderdelen.

Met ERP-systemen kunnen start-ups al deze afdelingen standaardiseren, harmoniseren en besturen via een enkele database, waardoor financiële rapportage over de hele linie wordt geharmoniseerd. Het blijft een essentieel instrument voor een efficiënte toewijzing van middelen.

Systemen voor het beheren van klantrelaties

Systemen voor het beheren van klantrelaties zijn de software waarmee bedrijven de interactie met huidige en potentiële klanten goed kunnen beheren, tijdens de hele levenscyclus van de klant, van het begin van de verkoopfuik tot alles daarna. Het is een tool waarin alle interactiepunten tussen klanten en alle afdelingen van het bedrijf in één platform worden samengebracht.

Uiteindelijk zijn klanten de hele reden waarom het bedrijf bestaat. Zelfs in de beginfase waarin je je voornamelijk op de eerste financiering richt, zijn slimme technieken voor klantrelaties noodzakelijk om ooit winstgevend te kunnen worden. Het is dus nog belangrijker voor groeiende start-ups, waarvoor winstgevendheid en duurzaamheid nog belangrijkere doelen zijn.

De keuze voor een CRM-aanbieder wordt een van de belangrijkste beslissingen die je tijdens het opbouwen van je start-up moet nemen. Aan CRM-software die alleen basisfunctionaliteit biedt, heb je eigenlijk niet genoeg. Je hebt behoefte aan software die tot het uiterste gaat en je meer dan genoeg functies biedt om je bedrijf uitstekend te laten presteren. Zoals de ongelooflijke flexibiliteit die Efficy CRM biedt.

Een compleet nieuw bedrijfsvoeringsysteem opzetten

Systemen zijn voor elk succesvol bedrijf een structurele ondersteuning. Zie het als een auto: het productontwerp en alle hype eromheen kunnen worden vergeleken met de carrosserie en de lak van de auto.
Maar de mechanische onderdelen – motor, versnellingsbak en wielen – vormen het systeem dat zorgt dat de auto ook kan rijden. Alleen als deze onderdelen perfect werken, kun je je gaan richten op het behalen van de doelen van je organisatie. Hieronder zie je een stappenplan voor het ontwikkelen van een compleet nieuw bedrijfsvoeringsysteem.
Meer leren: bedrijfsvoering voor beginners

Stap 1: bepaal je missie

Zoals altijd moet je beginnen met het bepalen van de missie van je organisatie: je ‘WAAROM’. Voordat je echt aan de slag kunt gaan, moet je bij elkaar gaan zitten of de missie (en visie) afstemmen met de directie en de medewerkers, zodat je kunt bepalen wat de korte- en langetermijndoelen zijn en wat er moet gebeuren om deze doelen te bereiken.

Stap 2: stel procedures op

Zodra iedereen volledig begrijpt wat de doelen en noodzakelijke activiteiten van de organisatie zijn, wil je deze activiteiten toewijzen aan afdelingen, en vervolgens voor deze afdelingen standaardprocedures opstellen.

Je kunt hierbij denken aan activiteiten handleidingen en personeelshandboeken. Een duidelijke beschrijving van wat er van iedereen wordt verwacht is de eerste stap in het opzetten van een goed bedrijfsvoeringsysteem.

Stap 3: leg een uitgebreide hiërarchie en communicatiemethoden vast

Een bedrijfsomgeving is het productiefst als er een duidelijk hiërarchische structuur is. Je hebt ook protocollen voor de communicatie tussen medewerkers op verschillende niveaus nodig, en tussen het bedrijf en externe belanghebbenden, vooral klanten.

Zorg dat je processen zo gestroomlijnd mogelijk zijn, zodat vertragingen in de communicatie en feedback kunnen worden voorkomen en snelle en efficiënte dienstverlening gegarandeerd kan worden. In deze stap introduceer en standaardiseer je HR- en CRM-systemen.

Stap 4: voortdurend brainstormen over mogelijke verbeteringen aan het model

Als de afgelopen twee decennia ons iets over bedrijfscultuur hebben geleerd, is het dat de zakenwereld niets heeft aan silo’s. Houd regelmatig bijeenkomsten met je personeel en andere belangrijke belanghebbenden om feedback en suggesties te verzamelen.
Vervolgens kun je deze bijdragen gebruiken om je systeem te verbeteren, zodat je je activiteiten stukje voor stukje kunt optimaliseren.Vijf manieren om jouw verkoop te boosten

Efficy: de alles-in-één tool voor je bedrijfsvoering

Bedrijfsvoering voelt, vooral voor een beginnend bedrijf in de snel veranderende start-up markt, een beetje als jongleren: zwaar en moeilijk, en je moet op veel dingen tegelijk letten. Maar met de juiste software en systemen, kun je vanuit één bron al deze uitdagingen aanpakken, zodat je bedrijf als een goed geoliede machine kan blijven werken.

We leveren met Efficy een eersteklas CRM-software waar verschillende grote namen in de Europese industrie, van de Belfius Bank tot het Louvre op vertrouwen. Hier vind je een uitgebreide lijst met functies van Efficy CRM.

Benieuwd hoe het werkt? Boek vandaag nog gratis een demo!

Probeer Efficy CRM
De meest complete CRM

PROBEER HET NU GRATIS

Lees meer:

Wat zijn de beste sales tools om meer te verkopen?

Business Management (and its systems) for Dummies
Bedrijfsvoering voor beginners
Business Management (and its systems) for Dummies
Bedrijfsvoering voor beginners