Business Management (and its systems) for Dummies
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Este artículo ha sido escrito por David Jiménez

El clima empresarial nunca había sido tan tolerante con la innovación como lo es el actual. Cada año, el número de startups en Europa crece a un ritmo asombroso del 20%. Y con una industria de capital riesgo próspera que recauda miles de millones de euros cada año, no hay escasez de fondos para las startups que se adaptan al mercado de productos o tienen suficiente pasión por la disrupción como para inspirar un gran potencial de crecimiento.

Europa ya tiene unas 150 empresas unicornio (empresas emergentes con una valoración de mil millones de dólares o más) después de la incorporación de 84 más solo el año pasado, un aumento significativo en comparación con las 11 que se incorporaron en 2020.

Sin embargo, el ecosistema de startups no está solo relacionado con la ostentación de la captación de fondos o los anuncios glamurosos. A medida que crecen, las empresas emergentes se enfrentan cada vez más a las realidades desconcertantes de administrar un negocio que incluye a cientos de empleados en varias oficinas.

Solo creando los sistemas adecuados con antelación, puede una empresa esperar una transición sin problemas de solo 2 o 3 cofundadores, a una entidad legal completa con varias oficinas y un sistema de gestión de departamentos completo.

En gran medida, herramientas cómo las soluciones CRM pueden ser un multiplicador de fuerza para este tipo de empresas. Incluso se dice que la productividad de ventas puede aumentar hasta en un 34 % gracias a un CRM. Utilizadas correctamente, herramientas como las soluciones CRM pueden ayudarte a administrar, mantener y controlar tu negocio. En este artículo hablamos del Business Management y algunas de las herramientas que pueden serte útiles en las primeras etapas de creación de un sistema de gestión empresarial.

Entonces, ¿qué es el Business Management o gestión empresarial?

La gestión empresarial es el término general para todas las herramientas, actividades y sistemas involucrados en la administración de una entidad comercial formal.

En cualquier startup tecnológica, el diseño y la ingeniería son solo un aspecto del negocio. Como han demostrado empresas como Airbnb, iniciadas y dirigidas por fundadores no técnicos, la gestión inteligente es igualmente importante para determinar el éxito de una startup.

La gestión empresarial es el mecanismo completo: supervisión de las operaciones y control de los recursos para alcanzar la productividad máxima y los objetivos operativos. También incluye la gestión de Recursos Humanos.

Y después están… los sistemas de gestión empresarial

Casi ningún sistema de business management estándar puede funcionar sin problemas y de manera eficiente sin la ayuda de una pila de tecnología. En la práctica, el alcance de los sistemas de gestión empresarial puede variar según el tamaño de la empresa. Pero en general, hay algunos componentes esenciales. Estos son tres de ellos:

Sistema de información de gestión

Todas las empresas tienen que lidiar con un volumen asombroso de información a diario, desde los datos de operaciones normales del día a día hasta los datos vitales relacionados con los reguladores, proveedores y clientes.

Un sistema de información de gestión recopila todo en una base de datos, brindando a los gerentes una vista panorámica desde la cual pueden hacer un análisis para tomar decisiones que guíen a los objetivos comerciales. Es el núcleo de la gestión empresarial y la base de los demás procedimientos del sistema.

Sistemas de planificación de recursos empresariales

Como ya hemos dicho, los sistemas de las startups no están compuestos únicamente por diseñadores e ingenieros. También hay departamentos de adquisiciones, contabilidad, recursos humanos, gestión de proyectos, gestión de riesgos y cumplimiento normativo, entre otros.

Con los sistemas de planificación de recursos empresariales, las empresas emergentes pueden estandarizar, armonizar y administrar todos estos departamentos desde una sola base de datos, unificando los informes financieros en todos los ámbitos. Sigue siendo una herramienta muy importante para garantizar una asignación eficiente de recursos.

Sistemas de gestión de relaciones con los clientes

Los sistemas de business management con los clientes son el software con el que las empresas pueden gestionar adecuadamente las interacciones con sus clientes actuales y potenciales a lo largo del ciclo de vida de este, desde el inicio del embudo de ventas y durante las etapas siguientes. Es una herramienta que armoniza todos los puntos de interacción con los clientes en todos los departamentos del negocio dentro de una sola plataforma.

En cualquier caso, los clientes son la razón por la que una startup está funcionando. Incluso si todavía está en la etapa donde funciona principalmente con fondos iniciales, las técnicas inteligentes de gestión de clientes son necesarias si se quiere lograr la rentabilidad. Por lo tanto, es aún más imperativo para las startup en crecimiento, para quienes la rentabilidad y la sostenibilidad son objetivos aún más importantes.

Tu elección de un proveedor de CRM será una de las decisiones más importantes que tomes en la creación de tu startup. Un CRM que ofrezca una funcionalidad básica no será suficiente. Necesitas un software que te ofrezca las características necesarias para ayudarte a alcanzar la excelencia empresarial. Como la increíble flexibilidad que ofrece Efficy CRM.

Creación de un sistema de business management desde cero

Los sistemas son el soporte estructural de cualquier negocio exitoso. Es como un vehículo a motor: el diseño del producto y toda la publicidad que lo rodea se puede comparar con la estructura de la carrocería y la pintura del vehículo.

Pero las partes mecánicas (motor, sistemas de transmisión y ruedas) son el sistema que realmente mantiene el automóvil en movimiento. Solo cuando funcionan a la perfección puedes concentrarte en alcanzar los objetivos de la organización. A continuación, te decimos cómo construir un sistema de business management que funcione desde cero.

Creación de un sistema de business management desde cero
Paso 1: Define tu misión

Como siempre, lo primero que debes hacer es definir cuál es la misión de tu organización: tu «POR QUÉ». Antes de poder empezar a montar todo, tiene que haber un acuerdo de las ideas o una armonización de la misión (y la visión) entre la dirección y el personal sobre cuál es la meta a corto y largo plazo y lo que hay que hacer para lograr estos objetivos.

Paso 2: Diseña los procedimientos

Una vez que todos entiendan completamente cuáles son los objetivos y las actividades necesarias para lograrlos, debes asignarlas a los departamentos y luego elaborar procedimientos operativos para ellos.

Aquí debemos pensar en manuales de operaciones y guías para el personal. Una descripción clara de lo que se espera de cada persona es el primer paso para crear un sistema de gestión empresarial adecuado.

Paso 3: Crea líneas y modos de comunicación exhaustivos

Un entorno empresarial es más productivo cuando existe una estructura jerárquica clara. También necesitas protocolos para la comunicación entre empleados de diferentes niveles y entre la empresa y las partes interesadas externas. Sobre todo, los clientes.

Asegúrate de que tus procesos estén optimizados en la medida de lo posible para evitar retrasos en la comunicación y la retroalimentación y para garantizar una prestación de servicios rápida y eficiente. Aquí es donde introducirás y estandarizarás los sistemas de RR. HH. y CRM.

Paso 4: Recopila continuamente ideas sobre posibles mejoras del modelo

Si algo nos han enseñado las dos últimas décadas acerca de la cultura corporativa, es que el clima empresarial no se lleva bien con los silos. Organiza reuniones periódicas con el personal y otras partes interesadas importantes para recopilar comentarios y sugerencias.
Con estas contribuciones, puedes realizar las actualizaciones necesarias en tu sistema.
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Efficy: tu herramienta integral de business management

La gestión empresarial, especialmente para una empresa incipiente en el rápido mercado de las startups, es como hacer malabarismo: difícil, exigente y con muchas cosas de las que estar pendiente. Pero con el software y los sistemas adecuados, puedes atender todos estos aspectos desde una sola fuente, lo que hace que tu negocio sea una máquina bien engrasada.

En Efficy proporcionamos un software de CRM de primer nivel en el que confían varios nombres importantes de la industria europea, desde el Banco Belfius a El Louvre. Puedes consultar una lista completa de funciones de Efficy CRM aquí.

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