Business Management (and its systems) for Dummies
Kategorier:

Dette innlegget er skrevet av David Jiménez

For startups er den vigtigste prioritet som regel at opbygge noget nyt. Men uden en solid struktur og den rigtige teknologi til at styre det, der i bund og grund er en hastigt voksende virksomhed, ender lederne med at miste overblikket. Vores seneste Insights-blog diskuterer det grundlæggende i et velfungerende virksomhetsstyringssystem («business management system» på engelsk).

————————

Aldri tidligere har det vært større aksept for innovasjon hos bedrifter. Hvert år vokser antallet oppstartsbedrifter i Europa med imponerende 20%. Og med en blomstrende risikokapitalindustri som tiltrekker seg milliarder av euro hvert år, er det ikke mangel på midler for oppstartsbedrifter som er tilpasset produktmarkedet eller som er så lidenskapelig at de klarer å utnytte et stort vekstpotensial.

Europa har allerede anslagsvis 150 enhjørningsbedrifter (oppstartsbedrifter som er verdsatt til 1 milliard dollar eller mer), etter å ha lagt til 84 bedrifter bare i fjor – en betydelig fremgang sammenlignet med de 11 som ble lagt til i 2020.

Oppstartsøkosystemet handler imidlertid ikke bare om suksessfulle kapitalinnhentinger eller glamorøse kunngjøringer. Etter hvert som oppstartsbedriftene oppskalerer, står de i økende grad ansikt til ansikt med realitetene ved å drive en virksomhet, inkludert hundrevis av ansatte på flere kontorer.

Bare ved å bygge de riktige systemene fra starten av, inklusive et ekte virksomhetsstyringssystem komplett med HR-, insentiv- og pensjonsfunksjoner, kan bedriftene håpe på en sømløs overgang fra å være en bedrift med to–tre gründere som står på døgnet rundt, til å bli en fullverdig juridisk enhet med flere kontorer og avdelinger.

Verktøy som CRM, kan i stor grad være en kraftmultiplikator for slike virksomheter. Det hevdes til og med at salgsproduktiviteten kan økes med opptil 34 % ved hjelp av CRM. Når de brukes riktig, kan verktøy som CRM, hjelpe deg med å administrere, vedlikeholde og kontrollere virksomheten din. Her skal vi se nærmere på business management system og noen av verktøyene som kan være nyttige i de tidlige stadiene av å bygge et virksomhetsstyringssystem.

Så hva er virksomhetsstyring?

Business management er den overordnede betegnelsen på alle verktøyene, aktivitetene og systemene som er involvert i administrasjonen av en formell forretningsenhet.

I enhver teknologisk oppstartsbedrift er design og teknologisk utvikling bare ett av aspektene ved virksomheten. At en kyndig ledelse er like viktig for at en oppstartsbedrift skal oppnå suksess, er demonstrert av selskaper som Airbnb, som ble startet og drevet av grundere uten teknologisk bakgrunn.

Virksomhetsstyring er hele apparatet – overvåking av drift og kontroll av ressurser for å nå topp produktivitet og operasjonelle mål. Det inkluderer også HR.

Og så er det … virksomhetsstyringssystemene

Det finnes knapt noe standard business management system som kan kjøre jevnt og effektivt uten hjelp av en solid datastruktur. I praksis kan omfanget av virksomhetsstyringssystemene variere avhengig av virksomhetens størrelse. Men det er noen essensielle komponenter. Her er tre av dem:

Informasjonsstyringssystem

Enhver virksomhet må håndtere en overraskende stor mengde informasjon på daglig basis. Fra de regulære, daglige driftsdataene til viktige data om forhold til myndigheter, leverandører og kunder.

Et informasjonsstyringssystem samler alt i en database, og gir bedriftsledere et omfattende fugleperspektiv som de deretter kan analysere for å ta beslutninger som styrer forretningsmålene. Det er kjernen i virksomhetsstyringen og grunnlaget for alle andre prosedyrer i systemet.

Ressursplanleggingssystemer

Som tidligere nevnt, består ikke oppstartsbedrifter av designere og ingeniører alene. Det er også avdelinger for innkjøp, regnskap, HR, prosjektledelse, risikostyring, samsvar og andre enheter.

Med ressursplanleggingssystemer kan oppstartsbedrifter standardisere, harmonisere og administrere alle disse avdelingene i én enkelt database, og standardisere den økonomiske rapportering på tvers av dem. Det er fortsatt et svært viktig verktøy for å sikre effektiv fordeling av ressurser.

Kundepleiesystemer

Systemer for styring av kunderelasjoner er et verktøy bedrifter kan bruke til å administrere interaksjoner med nåværende og potensielle kunder på riktig måte, gjennom hele kundelivssyklus, fra starten av salgstrakten til alt som kommer etterpå. Det er et verktøy som harmoniserer alle interaksjonspunkter med kunder på tvers av alle avdelingene i virksomheten, på én plattform.

Kunder er uansett årsaken til etableringen av enhver oppstartsvirksomhet. Selv om du fortsatt er i de tidlige stadiene hvor midlene ofte kommer fra såkornfinansiering, er kunnskapsrike kundebehandlingsteknikker nødvendig hvis det skal være noe håp om å oppnå lønnsomhet. Og enda viktigere er dette for oppstartsbedrifter som allerede har startet å vokse. For dem er lønnsomhet og bærekraft et enda viktigere mål.

Valget ditt av CRM-leverandør kommer til å være en av de viktigste avgjørelsene du tar for oppstartsbedriften din. CRM-programvare som bare tilbyr grunnleggende funksjonalitet, er sjelden nok. Du trenger programvare som inneholder mer enn nok funksjoner til å hjelpe deg med å oppnå resultater for virksomheten din. Som den utrolige fleksibiliteten som Efficy CRM tilbyr.

Å bygge et virksomhetsstyringssystem fra bunnen av

Systemene er den strukturelle støtten til enhver vellykket bedrift. Det er som et motorkjøretøy – produktdesign og all den omkringliggende hypen kan sammenlignes med karosseristrukturen og lakken til kjøretøyet.

Men de mekaniske delene – motoren, girsystemet og hjulene – er systemet som faktisk holder bilen i bevegelse. Det er først når disse elementene fungerer perfekt at du kan sette fokuset ditt på å nå organisatoriske mål. Nedenfor skisserer vi et veikart for å bygge et fungerende virksomhetsstyringssystem fra grunnen av.

Virksomhetsstyring for Dummies

Trinn 1: Definer oppdraget ditt

Som alltid bør du først av alt definere hva som er organisasjonens oppdrag – ditt «HVORFOR». Før du faktisk kan begynne å sette ting sammen, må det være en felles forståelse eller innretning av oppdraget (og visjonen) mellom ledelsen og medarbeiderne – hva som er de kortsiktige og langsiktige målene, og hva som trengs gjøres for å nå disse målene.

Trinn 2: Etabler prosedyrene dine

Når alle fullt ut forstår hva de organisatoriske målene og nødvendige aktivitetene er, tilordner dere aktivitetene til avdelinger og utarbeider standard driftsprosedyrer for dem.

Driftshåndbøker og personalhåndbøker er tips her. En klar beskrivelse av hva som forventes av alle, er det første trinnet i å bygge et skikkelig virksomhetsstyringssystem.

Trinn 3: Etabler tydelige rapporteringslinjer og kommunikasjonsmåter

Et forretningsmiljø er på sitt mest produktive når det er en klar hierarkisk struktur. Du trenger også retningslinjer for kommunikasjon mellom ansatte på ulike nivåer, og mellom virksomheten og eksterne interessenter. Spesielt kundene.

Sørg for at prosessene er strømlinjeformet der det er mulig for å unngå forsinkelser i kommunikasjon og tilbakemeldinger og for å sikre rask og effektiv tjenestelevering. Det er her du introduserer og standardiserer HR- og CRM-systemer.

Trinn 4: Kontinuerlig idemyldring gir mulige forbedringer av modellen

Hvis det er noe de siste to tiårene har lært oss om bedriftskultur, så er det at båstenkning ikke fremmer gode forretningsmiljøer. Hold regelmessige møter med medarbeidere og andre viktige interessenter for å samle inn tilbakemeldinger og forslag.

Med disse bidragene kan du deretter gjøre de nødvendige oppdateringene til systemet ditt som må til for kontinuerlig forbedring og at alt fungerer optimalt.

Efficy: Alt-i-ett-verktøyet for virksomhetsstyring

Business management, spesielt for en ny bedrift i det raskt bevegelige oppstartsmarkedet, er som å sjonglere med baller – tøft, krevende og med mye å holde styr på. Men med riktig programvare og systemer, er du i stand til å foreta disse vurderingene med utgangspunkt i én enkelt kilde, noe som gjør virksomheten din til den velsmurte maskinen den fortjener å være.

Vi i Efficy leverer førsteklasses CRM-programvare som stoles på av europeiske virksomheter, fra Belfius Bank til Louvre. Du finner en omfattende liste over funksjoner i Efficy CRM her.

For å se hvordan det fungerer, bestill en demo i dag helt uten kostnad for deg!

Bestill en gratis demo for å se hvordan vi kan hjelpe deg å nå målene dine!

Bestill en demo

Business Management (and its systems) for Dummies
Virksomhetsstyring for Dummies
Business Management (and its systems) for Dummies
Virksomhetsstyring for Dummies