crm non-profitorganisaties
Categorieën:
PersonalisatieProspectieSamenwerking

Dit bericht is geschreven door Arno

De laatste maand van het jaar is voor velen een maand van terugkijken op het afgelopen jaar, vooruitkijken naar het komende jaar, maar voor een maand van bezinning. Een maand waar ook u als non-profitorganisatie maximaal van moet profiteren. Enerzijds om uw (financiële) doelstelling van het jaar te halen, of liever: te overtreffen. Anderzijds voor het werven nieuwe donateurs en vrijwilligers voor het nieuwe jaar. En wat beter dan een CRM kan u ondersteunen bij het bereiken van deze doelstellingen als non-profitorganisatie.

Net als in een CRM staan binnen non-profitorganisaties de mensen centraal

Het behoeft geen verdere uitleg, de non-profitsector draait om en op mensen. Zonder vrijwilligers kunt u uw activiteiten niet uitvoeren en uw doelen behalen. Zonder donateurs kunt u ze niet financieren. Juist deze combinatie maakt een CRM noodzakelijk, maar we beseffen dat u hierdoor tegelijkertijd ook iedere euro drie keer omdraait alvorens een dergelijk grote investering te doen.

Vrijwilligers moeten op een zo efficiënt mogelijke wijze ingepland worden

In tegenstelling tot een commercieel bedrijf, gaat een non-profitorganisatie niet uit van een winstoogmerk. De drijvende kracht is ‘vrijwilligheid’. Vrijwilligers die zorgen dat de organisatie draaiende blijft zijn vandaag de dag moeilijk te vinden. Ook al zijn reis- en andere onkosten en zelfs een vergoeding in de meeste landen prima mogelijk (zonder daar belasting over te hoeven betalen), de inspanning die geleverd moet worden, is groter dan de verloning. En laten we duidelijk zijn: daar doen deze vrijwilligers het niet voor natuurlijk. Wél is het zaak deze vrijwilligers te vinden, op te volgen, tevreden te houden en zo efficiënt mogelijk inzetbaar te houden. Immers, op vrijwillige basis betekent dat u afhankelijk bent van hun beschikbaarheid. Een CRM centraliseert hun gegevens, maar ook hun beschikbaarheid, welke expertise zij hebben, waar zij zijn gesitueerd en aan welke campagnes zij reeds hebben meegewerkt. Dankzij de projectmodule in een CRM kunnen zij dan ook op de meest efficiënte manier en rol worden ingepland.

Informeer uw donateurs over wat er met hun bijdrage wordt gedaan

Maar goed, zonder geld, geen werking, dus moet er aan fondsenwerving gedaan worden. Ook nu doet u een beroep op vrijwilligers. Mensen of bedrijven die vrijwillig de portemonnee trekken om uw non-profitorganisatie te steunen. Belangrijk is om te weten te komen is:

  1. Wie uw doelgroep is (wie heeft sympathie voor hetgeen waarvoor u staat).
  2. Wie van die doelgroep voldoende kapitaalkrachtig is om een financiële bijdrage te doen.
  3. Wie van de doelgroep kan groeien naar vrijwilligers of ambassadeur.

U wilt niet als een ‘bedelorganisatie’ overkomen dus is het van groot belang uw donateurs zo goed mogelijk in kaart te brengen. Een donateur die openlijk een donatie doet tijdens een fundraising event, is een totaal andere donateur die maandelijks 10 euro stort. De verwachtingen zijn anders, maar ook de inspanning die u moet doen om de donateur tevreden te houden evenzeer. Een relatief kleine donateur wilt u niet lastigvallen met fundraisingcampagnes waar men verwacht grote bedragen op tafel te leggen. Andersom zit een grote donateur niet te wachten op een maandelijkse nieuwsbrief met nieuws ‘in de marge’, maar willen zij inzicht krijgen in de projecten en de resultaten.

Dankzij de rapportagefunctionaliteit in een CRM, bent u in de mogelijkheid om al uw donateurs een overzicht op maat te geven van alle uitgevoerde projecten en de kosten die dit met zich mee heeft gedragen. Daarnaast kan u door middel van queries de juiste profielen samenstellen zodat u altijd de juiste doelgroep benadert voor iedere fundraisingcampagne. Als non-profitorganisatie is een CRM dan ook onmisbaar!

Breng de processen in kaart

Alles goed en wel, maar we beseffen goed dat een CRM voor een non-profitorganisatie een serieuze investering is die, ondanks het rendement op termijn, wel eerst gefinancierd moet worden met geld van de donateurs. Daarom is het ontzettend belangrijk om eerst de processen in kaart te brengen. Immers, ieder non-profitorganisatie heeft een andere doelstelling en een andere werking, dus er is ook niet een ‘out of the box’ CRM dat hiervoor geschikt is. Om u te helpen de processen in kaart te brengen, zou u de volgende vragen kunnen stellen:

  1. Welke doelen hebben wij als non-profitorganisatie voor ogen? (Lokale projecten? Internationale projecten? Ondersteunen van andere projecten…?)
  2. Op welke manier willen wij die doelen bereiken? (Actieve participatie met vrijwilligers? Enkel geldinzameling? Combinatie van de twee?)
  3. Wie zijn onze stakeholders? (Bedrijven? Particuliere? Vrijwilligers? Andere organisaties?)
  4. Wat zijn de verwachtingen van deze stakeholders? (Frequente rapportage? Planning van projecten? Campagnes kunnen opzetten…?)
  5. Waar ligt onze scope in de toekomst? (Uitbreiden en groeien? Werken met afdelingen? Internationaal gaan…?)

Deze vijf concrete vragen zullen u helpen om een beter inzicht te krijgen in de behoefte van de non-profitorganisatie en het juiste CRM te kiezen. Het ligt eigenlijk voor de hand dat dit een flexibele CRM-oplossing is waarbij u de modules kan kiezen die enkel voor u relevant zijn. Het liefst een CRM-leverancier die al met deze wetenschap hun oplossing hebben ontwikkeld.

Eerst zaaien, dan oogsten

Als non-profitorganisatie weet u als geen ander dat erin hetgeen u doet niet van vandaag op morgen resultaat is. Als u tot als doel heeft kinderen uit oorlogsgebieden d.m.v. muziektherapie van hun trauma af te helpen, weet u dat dit een intens en lang proces is. Of als u doet doel heeft de wederopbouw van een dorp na een natuurramp, weet u ook dat dit niet de volgende dag voltooid is. Hetzelfde geldt voor een CRM. De investering die u vandaag doet, betaalt zich niet morgen uit, maar wel op de lange termijn in meer vrijwilligers die op een efficiënte manier worden ingezet en meer donateurs die dankzij uw transparante rapportage voelen dat ze bijdragen aan hetgeen waar zij aan geschonken hebben. De lange termijn, dat is toch immers waar uw organisatie voor staat?

Personalisatie Prospectie Samenwerking