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Este artículo ha sido escrito por Lea

Esta es una pregunta que a menudo surge cuando se trata de administrar el archivo de cliente: Excel o CRM, ¿qué debería elegir? Al principio, Excel puede parecerte útil en la gestión de tus relaciones con tus clientes, clientes potenciales y socios. Pero, con el tiempo, tu negocio crecerá y es probable que Excel ya no sea suficiente para ti. Necesitaras una herramienta más escalable: un CRM.

Ventajas y desventajas de Excel

Excel (o Google Sheet) es probablemente una de las herramientas más utilizadas. Desde empresas muy pequeñas hasta grandes grupos, todas las empresas usan esta hoja de cálculo, que les permite centralizar todos los datos esenciales para una actividad profesional (contactos, ventas, entregas, etc.). Según un estudio de Capterra, el 24% de las PYMES francesas utilizan Excel para hacer un seguimiento de sus contactos. Así que seamos honestos, si Excel se usa tan a menudo es porque ofrece ventajas concretas:

  • Fácil de usar y de usar
  • Funciones básicas dominadas por la mayoría de las personas
  • Información disponible en un solo archivo
  • Sin costes adicionales, ya que las licencias de Office a menudo ya están en vigor

Pero (porque sospechabas que había un «pero»), Excel tiene sus límites. Y si a veces se le llama «la peor herramienta CRM del mundo», es simplemente porque no fue diseñada para ese fin. Aquí hay algunos ejemplos:

  • Un colega ya ha abierto Excel, que está en modo de sólo lectura cuando necesita añadirle datos. Paciencia…. Excel no ofrece trabajar simultáneamente. Y aunque Google Sheets se presta a ello, sus funcionalidades están muy limitadas.
  • Has tenido varias reuniones con tus clientes y te gustaría hacer un seguimiento de tus intercambios. Imposible, excepto creando una multitud de columnas «RDV 1, RDV 2, RDV 3….». Excel no permite seguir la evolución de un contacto.
  • Se ha modificado el fichero Excel y se ha producido un error. ¿Cómo encontrar la historia? Difícil porque Excel no maneja bien el seguimiento de cambios.
  • Tu negocio está creciendo. Tienes más y más líneas, más y más pestañas en tu Excel. Eres un maestro en el arte de la tabulación cruzada dinámica. Pero, considerando el volumen de datos, tus solicitudes son rápidas y requieren mucho tiempo. Esto se debe a que Excel no es escalable.

Por lo tanto, incluso si las hojas de cálculo pueden ser útiles, no tienen el poder del software CRM dedicado a la gestión de las relaciones con los clientes. Si ya has estado en una de las situaciones anteriores, es porque has alcanzado los límites de Excel en la gestión de su base de datos de clientes y es el momento de cambiar a un CRM.

Excel vs CRM: la comparación detallada

  Excel CRM
Entrada de datos manual Manual Puede automatizarse (importar contactos, ScanCard…)
Enlace entre todos los elementos de la base de datos (contactos, oportunidades, reclamaciones…) Con fórmulas y tablas pivotantes Transparente (1 click) con fácil acceso a toda la información
Almacenamiento de archivos adjuntos Imposible Fácil con la posibilidad de vincularlos a contactos, empresas, oportunidades….
Historia de las modificaciones Existente pero no muy preciso Muy detallado y accesible en cada archivo CRM
Informes Manuales y con muchos pasos (gráficos……) Informes actualizados automáticamente con la frecuencia deseada
Colaboración entre trabajadores Muy limitada o inexistente Este es el propósito del CRM, el acceso a la información en tiempo real
Copia de seguridad de datos Inadecuada (a menudo local) Segura (en la nube o en servidores dedicados)

 

Ventajas de un CRM

Entre todas las ventajas que ofrece un buen software CRM, algunas ni siquiera se pueden comparar con Excel, ya que simplemente no existen. Es por ello que estas características útiles (lista no exhaustiva) se incluyen en esta sección.

Integración con IS y mensajería

La solución CRM está en el corazón de tu sistema de información. Y para tener una visión de 360 grados de tu negocio, necesitas un CRM suficientemente abierto que se comunique bien con otros bloques de construcción (aplicaciones de negocio, mensajería, ERP…).

Gestión de proyectos

Calendarios compartidos, progreso de tareas, gestión de recursos… CRM es fuerte en este tema y mejora la productividad de tus equipos.

Gestión y seguimiento de campañas de marketing

El CRM permite a tu departamento de marketing segmentar la base de datos según los criterios deseados para enviar, directamente desde la herramienta, campañas personalizadas por email o SMS. Ni que decir tiene que Excel no sirve para nada en este tema.

Flujos de trabajo y motores de reglas

Mucho más potente que Excel, CRM facilita la automatización de ciertas tareas para que tus equipos puedan centrarse en negocios de alto valor añadido. De este modo, una reclamación del cliente de nivel 2 se envía automáticamente al servicio de expertos.

Ergonomía adaptada a sus necesidades

Este es uno de los criterios utilizados al implementar un proyecto CRM. Elige la solución que mejor se adapte a tus necesidades: diseño sensible, campos de movilidad limitada, gestión de derechos de acceso…. ¿Estamos lejos de las funcionalidades de Excel?

En resumen: Excel y CRM, una batalla desigual

Tenga cuidado con la falsa simplicidad de Excel, que rápidamente encontrará límites en sus ojos y no será capaz de adaptarse a su crecimiento. Por otro lado, un buen software CRM te ayudará en toda simplicidad. Si tu empresa es muy pequeña, una PYME o un grupo grande. Ya sea que esté en la oficina o en movimiento. Tanto si opera en un mercado BtoB, BtoC o BtoBtoC. En resumen, ¡adopta CRM!

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