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Calidad de los datosColaboración

Este artículo ha sido escrito por Laetitia

Como Directora de Marketing de Efficy me preocupo especialmente por la base de datos de nuestro CRM.

  1. Por un lado y, al igual que todos los que nos dedicamos al marketing, los datos son mi materia prima.
  2. Escribo artículos y hago webinars para decirles a nuestros clientes que la calidad de los datos es esencial.

Con estos dos puntos en mente, estaría bueno que no cuidará yo misma la calidad de la base de datos de nuestro CRM.

Decidida a que mis palabras y mis actos dijeran lo mismo, este verano me puse manos a la obra e hice una gran limpieza.

Y esperar a este momento para hacerlo, ocasiona la primera pregunta:

¿Por que hacer una limpieza a fondo de tu base de datos justo en verano?

Es por una mera cuestión operativa:

  1. En verano hay menos trabajo y más tiempo para dedicarnos a tareas de este tipo.
  2. Por el mismo motivo, durante estos meses del año hay menos movimiento en el CRM y es más fácil implementar cambios.

Resuelta esta primera parte, vamos con todos los consejos.

Consejos para mantener en orden la base de datos de tu CRM

Hay 5 grandes consejos que, si los aplicas, es muy probable que mantengan en orden los datos de tu CRM, son estos:

  1. Designa un responsable de la base de datos del CRM.
  2. No tengas miedo a eliminar datos y/o pedir menos.
  3. Persigue los duplicados en la base de datos.
  4. Mantén bajo control el número de campos obligatorios.
  5. Acepta que la base de datos de tu CRM nunca estará ordenada al 100%.

Designa un responsable de la base de datos del CRM

La calidad de los datos debería ser algo que preocupase a todos los que usan la herramienta… desafortunadamente, nunca es así.

La forma más sencilla de atajar este problema es nombrar a un responsable de la calidad de los datos. En mi caso, me autoimpuse esa tarea por que soy la mayor afectada y beneficiada de que todo este en orden.

Tanto si lo hacer tú como si lo hace otra persona, te recomiendo que establezcas algunos KPIs (número de contactos sin dirección de correo electrónico, número de empresas sin sector de actividad, número de contactos cuyo idioma no se proporciona,….) y que hagas una revisión regular, al menos una vez al trimestre para:

  1. Corregir cualquier defecto que haya aparecido desde la última revisión.
  2. Confirmar que estás dentro de las metricas fijadas como KPI.

No tengas miedo a eliminar datos y/o pedir menos

Adopta el método de Marie Kondo no sólo para tu casa y elimina todos los contactos que ya no te sean útiles.

Te será más fácil cumplir con la  AEPD y tendrás más foco en el objetivo principal de tus comunicaciones.

Por mi parte, la herramienta de purga que incluye Efficy CRM me ahorró muchísimo trabajo.

Del mismo modo, para los datos que solo necesito con fines estadísticos, sencillamente, hazlos anónimos.

Persigue los duplicados en la base de datos

Todo el mundo que usa un CRM tiene más pronto que tarde algún duplicado.

Yo no soy la excepción.

A pesar de todas las alertas que había activado a la hora de crear contactos, algunos compañeros lograron crear duplicados.

Así que el verano es el momento ideal para utilizar la función «Destrucción masiva de mis duplicados a posteriori« de Efficy.

Algunos criterios como el número de móvil son infalibles, pero hay más y cada sector tiene los suyos propios. ¡Busca los tuyos!

Mantén bajo control el número de campos obligatorios

Es muy tentador exigir muchísimos datos para crear un nuevo contacto en el CRM en busca de tener mucha calidad de datos.

Sin embargo, confía en mi recomendación: busca el equilibrio entre los datos útiles y los datos que solo vas a necesitar de vez en cuando.

Cuanto más fácil lo pongas, más probable es que los comerciales usen de forma intensiva el CRM y no se apoyen en herramientas externas.

Acepta que la base de datos de tu CRM nunca estará ordenada al 100%

Da igual cuando cariño le pongas a revisar los datos de tu CRM, cuantos responsables nombres o cuantos procesos diseñes, tu base de datos nunca va a estar ordenada de forma perfecta y al 100%.

Aplica estos consejos y relájate con un pequeño margen de error.

Créeme, me estoy acercando al nuevo año escolar con confianza porque sé que mi ROI mejorará. Y eso que, aunque he hecho esta tarea de forma meticulosa, la base de datos del CRM no ha quedado 100% perfecta 🙂

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